Usar el calendario
Crea eventos con o sin videollamada, invita a tu equipo y a personas de fuera, responde a invitaciones y consulta la disponibilidad del equipo en una sola agenda.
Actualizado el . 8 min de lectura
Incluido en todos los planes. Ver precios
El calendario es tu agenda central. Además de los eventos, reúne en una sola vista lo que tiene fecha en el resto de UTILIA OS: tareas del CRM, videollamadas, reuniones con clientes, vencimientos de facturas, impuestos, ausencias o elementos de trabajo. Así ves tu día completo sin saltar de un módulo a otro, y desde cada elemento llegas a su ficha para seguir trabajando.
La pantalla del calendario
Entra en Calendario, necesitas entrar con tu cuenta desde el menú. En la cabecera tienes:
- Hoy y las flechas para moverte por las fechas.
- El selector de vista: Mes, Semana, Día o Agenda.
- Nuevo evento (en el móvil, el botón flotante).
- El conmutador Yo / Mi equipo, si puedes ver la disponibilidad del equipo (más abajo).
En el panel lateral eliges qué se ve: las Fuentes y las Categorías de los eventos.
Qué puede aparecer en tu agenda
Cada fuente es un tipo de elemento con fecha que viene de otro módulo. Solo ves las fuentes de los aplicativos que incluye tu plan y para las que tienes permiso:
| Fuente | De dónde viene |
|---|---|
| Evento | Calendario |
| Videollamada | Meet |
| Tarea del CRM, Reunión con cliente, Presupuesto que caduca, Hito de proyecto | CRM |
| Factura que vence, Cobro que se emite, Impuesto a presentar, Reunión con proveedor | Finanzas |
| Mis ausencias, Ausencias del equipo | RRHH |
| Elementos de trabajo y ciclos | Gestión de proyectos (con el nombre que use tu perfil de trabajo) |
Puedes activar y desactivar cada fuente desde el panel. Si una fuente no está en tu plan o te falta el permiso, el panel te lo indica en lugar de mostrarla vacía.
Crear un evento
Para crear eventos necesitas el permiso Crear eventos, que de fábrica tienen todos los roles salvo el Visualizador.
Abre el formulario
Pulsa Nuevo evento en la cabecera (en el móvil, el botón flotante).
Escribe lo básico
Pon el Título y elige Fecha inicio, Hora inicio, Fecha fin y Hora fin, o marca Todo el día. Si quieres, añade Ubicación y Descripción.
Invita a quien haga falta
En Invitados, busca a las personas de tu organización. Cada invitado tiene un interruptor Opcional para quien puede faltar sin que la reunión se caiga: verá su invitación marcada como asistencia opcional.
Completa los detalles
Elige una Categoría y un Recordatorio (de 5 minutos a 1 semana antes, o sin recordatorio). Si la cita es con un cliente, rellena Vínculo con el CRM (opcional).
Guarda
Pulsa Crear evento. Aparece en tu agenda y los invitados reciben la invitación.
Con videollamada incluida
Si tienes permiso para crear reuniones de Meet y tu plan incluye Meet, el formulario muestra Añadir videollamada: se crea una sala de Meet vinculada al evento y los invitados también participan en ella. Si vinculas el evento con el CRM, la videollamada se activa sola, porque es la reunión la que deja la interacción en la ficha del cliente; puedes desactivarla si solo quieres apuntar la cita.
Cuando el evento ya tiene sala, el formulario te lo indica y ofrece Ir a la reunión; si cambias la fecha o la hora, la sala se mueve con el evento. Cómo funcionan las videollamadas está en Videollamadas con Meet.
Comprobar la disponibilidad al convocar
Mientras eliges invitados y hora, el formulario muestra la disponibilidad de los participantes y te avisa si alguno tiene ya otra cita, una ausencia o un festivo en esa franja. El aviso es informativo: nunca te impide guardar, decides tú.
Editar o eliminar un evento
Abre el evento y usa Editar (permiso Editar eventos) o Eliminar (permiso Eliminar eventos). Si un evento está cancelado, su ficha lo indica con el aviso «Este evento está cancelado».
Cambiar la fecha, la hora o el lugar reabre las respuestas
Quien había aceptado o respondido «Quizás» vuelve a pendiente y se le pide que conteste de nuevo, porque había dicho que sí a otra convocatoria. No les pasa al organizador ni a quien ya había rechazado.
Responder a una invitación
Responder no exige ningún permiso de calendario: si te han invitado, puedes ver el evento y contestar aunque no tengas acceso al calendario de la organización.
Elige tu respuesta
Tienes siempre tres botones, en este orden: Aceptar, Quizás y Rechazar. La respuesta vigente queda resaltada.
Añade un comentario si lo necesitas
Con Añadir un comentario (hasta 500 caracteres) puedes matizar, por ejemplo «llegaré diez minutos tarde». Viaja junto a tu respuesta.
Cambia de opinión cuando quieras
Puedes cambiar tu respuesta mientras el evento siga vivo. Un evento cancelado o que ya terminó no admite respuesta: verás cómo quedó tu invitación y por qué ya no se puede contestar.
Estados de tu respuesta a una invitación
Sin responder
PENDING
Así llega la invitación.Se llega desde Sin responder cuando: Pulsas Quizás
Quizás
TENTATIVE
Se llega desde Sin responder cuando: Pulsas Rechazar
Rechazada
DECLINED
Se llega desde Sin responder cuando: Pulsas Aceptar
Aceptada
ACCEPTED
Otras transiciones
- Aceptada pasa a Sin responder: Quien organiza cambia la fecha, la hora o el lugar.
- Quizás pasa a Sin responder: Quien organiza cambia la fecha, la hora o el lugar.
Si ya no quieres figurar entre los asistentes, pulsa Salir del evento. Se te pide confirmación porque dejas de recibir avisos del evento y, si cambias de idea, tendrán que volver a invitarte.
Dónde encuentras tus invitaciones
- Pendientes de responder: la bandeja del panel lateral del calendario, con los tres botones en cada fila. Solo aparece si tienes algo sin contestar. En el móvil está plegada sobre la agenda, con el número de invitaciones.
- La ficha del evento: con el bloque de respuesta completo. Es adonde llevan los enlaces del correo.
- El correo de invitación: su botón Ver Evento abre la ficha directamente.
- La aplicación de escritorio: las invitaciones sin responder figuran entre tus pendientes.
En la rejilla, un evento pendiente de tu respuesta se dibuja hueco, con el borde discontinuo, y uno que has rechazado se ve atenuado.
Seguir las respuestas como organizador
En la ficha del evento, el apartado Asistentes resume cuántas personas han aceptado, cuántas responden «Quizás», cuántas han rechazado y cuántas siguen sin responder.
Invitar a personas de fuera
Desde la ficha de un evento puedes convocar por correo a quien no tiene cuenta en UTILIA OS: un cliente, un proveedor o un colaborador. Recibe un correo con el enlace de la videollamada y el archivo para añadir la cita a su calendario.
Qué hace falta
Tu plan tiene que incluir Calendario y Meet, y necesitas el permiso Invitar asistentes (de fábrica, todos los roles salvo el Visualizador) y ser quien creó el evento o administrador. Si el evento aún no tenía sala de videollamada, se crea sola al invitar a la primera persona de fuera.
Abre los invitados externos
En la ficha del evento, en Invitados externos, pulsa Invitar por correo.
Escribe las direcciones
Puedes pegar varias a la vez, separadas por comas, puntos y coma, espacios o saltos de línea, hasta 50 por envío. Si invitas a una sola persona, puedes añadir su nombre.
Envía
Escribe un mensaje si quieres y pulsa Enviar invitación.
Cada persona aparece en la lista con el estado de su invitación:
Estados de una invitación externa
Por enviar
PENDING
La invitación está creada y el correo aún no ha salido.Se llega desde Por enviar cuando: Sale el correo
Enviada
SENT
La persona todavía no ha contestado.Se llega desde Enviada cuando: La persona declina
Rechazada
DECLINED
Se llega desde Enviada cuando: El enlace llega a su fecha límite
Caducada
EXPIRED
Se llega desde Enviada cuando: La persona acepta
Aceptada
ACCEPTED
Otras transiciones
- Aceptada pasa a Enviada: Le reenvías la invitación: tiene que volver a aceptar.
Desde el menú de cada persona puedes Reenviar invitación (el mismo enlace, con los datos actuales del evento; si ya había aceptado, se te avisa antes) o Retirar invitación: esa persona recibe un correo de anulación y su enlace deja de funcionar.
Cuando el correo de la persona coincide con un contacto del CRM, su nombre enlaza con la ficha de ese contacto.
El archivo de calendario del correo
Los correos de invitación, de actualización y de cancelación llevan el archivo de calendario (.ics) del evento. Con él, quien lo recibe añade la cita a Outlook, Google Calendar o el calendario de su móvil, y la cita se actualiza sola si el evento cambia o desaparece si se cancela. Los recordatorios y los avisos de respuesta no lo llevan.
Ver la disponibilidad del equipo
Con el conmutador Mi equipo la pantalla cambia de pregunta: en vez de «qué tengo yo» responde «quién está disponible». En escritorio ves una tabla de personas por días, con las citas de cada persona y sus ausencias, y arriba cuánta gente falta cada día.
Para verlo necesitas el permiso Ver disponibilidad, que de fábrica tienen todos los roles (cada uno con su alcance), o el de ver las ausencias del equipo.
Cuando una cita choca con otra, su ficha muestra un aviso de conflicto. Desde él, el organizador puede moverla unos minutos o silenciar el aviso para esa cita.
Festivos
El calendario muestra los festivos que tu organización tiene configurados en RRHH, para que los tengas en cuenta al planificar. Cómo se configuran está en Fichaje y registro de jornada.
Reuniones con el equipo de UTILIA
La cita que reservas con el equipo de UTILIA no aparece en tu calendario de UTILIA OS: se ocupa la agenda del equipo de UTILIA. Recibes el correo de confirmación con el archivo de calendario y la gestionas desde Mi plan.
Siguiente paso
- Videollamadas con Meet: prepara la sala, graba, transcribe y deja la reunión en el CRM.
- Ausencias y vacaciones: las ausencias aprobadas aparecen en el calendario del equipo.
- Avisos y No molestar: elige cómo te llegan las invitaciones y los recordatorios.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Calendario. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.