Autorización e instrucción de migración de datos desde otra aplicación

Última actualización: 22 de octubre de 2026

1. Quién autoriza y a quién

La organización cliente identificada en el anexo de esta operación, con su razón social y NIF y representada por la persona identificada en dicho anexo con el rol de Super Administrador, autoriza e instruye a UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN., con NIF F75452102 y domicilio en C/ Teniente Coronel Castillo Olivares, 26, piso 16, letra A-2, 35011 Las Palmas de Gran Canaria («UTILIA»), para realizar la migración descrita en ese anexo.

Esta autorización se integra en los Términos de uso y en el Contrato de encargo de tratamiento (DPA) aceptados por la organización cliente, que siguen aplicándose. En caso de contradicción, este documento prevalece únicamente respecto de la operación que describe.

2. Qué se autoriza

La organización cliente encarga trasladar a su organización en Utilia OS los datos de la aplicación de origen identificada en el anexo. La modalidad elegida puede ser conexión directa a la API con una clave facilitada por la organización o entrega de archivos exportados por ella. UTILIA analiza su estructura, transforma los datos al formato de destino y carga únicamente las categorías seleccionadas.

La autorización inicial permite recibir, almacenar temporalmente y leer los archivos entregados o consultar el origen para preparar la importación. Antes de incorporar registros, la persona revisa y acepta el alcance definitivo en «Último repaso». Ambas instrucciones quedan vinculadas al mismo expediente. La autorización de lectura no permite por sí sola incorporar registros.

Se exige este documento cuando la carga procede de otra aplicación identificada o corresponde a una migración de los datos de un módulo completo, tanto por API como por archivo. Las cargas parciales ordinarias de archivos propios se rigen por los Términos y el DPA y no requieren esta autorización específica. Elegir una carga global no ordena borrar los datos existentes: se aplican las opciones de duplicados que se confirman en el alcance.

3. Alcance y destino

El anexo identifica la organización de destino, el origen, la modalidad, las categorías elegidas, las opciones de correspondencia y de duplicados y, en archivos, sus nombres, tamaños y huellas SHA-256. El periodo es el contenido de los archivos entregados o todo el histórico disponible por la conexión ofrecida: esta función no ofrece un filtro de fechas.

Solo se incorporan las categorías que la plataforma ofrece y que se seleccionan expresamente. Lo no seleccionado no se incorpora aunque figure en el archivo; lo que no pueda representarse se indica en la revisión o en el informe. Cambiar los archivos o las decisiones de importación exige revisar y confirmar de nuevo el alcance antes de empezar.

No deben entregarse datos de salud, afiliación sindical, ideología, origen étnico, orientación sexual, datos biométricos o genéticos ni datos sobre condenas e infracciones penales. El importador actual no ofrece un destino para esas categorías. La admisión de datos de salud en otras funciones conforme al DPA no autoriza a introducirlos en este importador.

4. Medio de entrega

4.A. Conexión directa — solo para la modalidad API

La organización facilita una clave de su propia cuenta obtenida legítimamente y declara que puede acceder por API y autorizar a UTILIA a hacerlo en su nombre conforme a su contrato con el proveedor, sin perjuicio de sus derechos legales de portabilidad y cambio de proveedor. Debe usar permisos limitados a lectura cuando el origen los ofrezca. El conector actual utiliza una clave de API; no solicita la contraseña de acceso a la cuenta.

UTILIA solo utiliza la clave para leer y extraer datos de esta operación. No modifica, elimina ni crea datos en el origen ni cambia la configuración de la cuenta. La clave se guarda cifrada, ligada a la organización y a la importación, con caducidad máxima de 24 horas. Se elimina al terminar, fallar o cancelar la importación. La organización puede detenerla desde la plataforma y debe revocar o cambiar la clave en el origen al acabar. Si caduca antes, será necesario conectar de nuevo.

4.B. Archivos — solo para la modalidad por archivo

La organización obtiene la exportación de su propia cuenta usando las herramientas del origen. Declara que contiene únicamente datos de los que puede disponer y que no ha alterado su contenido salvo para excluir datos que no desea migrar. UTILIA no recibe ni necesita credenciales de la otra aplicación.

Los originales se conservan cifrados durante 30 días desde que termina la operación, para atender incidencias, y después se eliminan mediante el proceso automático de conservación. Los expedientes sin terminar se cancelan y limpian al vencer su plazo de 72 horas; si se descartan antes de incorporar datos, los archivos se eliminan al descartarlos. La organización debe conservar su propia copia. Las huellas SHA-256 de los archivos seleccionados quedan vinculadas a la aceptación definitiva aunque se eliminen los originales.

Si el formato no puede leerse, la plataforma lo indica y no inicia su incorporación. La lectura previa de estructura y muestras sirve para preparar el alcance; solo las categorías elegidas se cargan como datos de la organización.

5. Declaraciones y garantías de la organización cliente

La organización declara que:

• Es titular de los datos o tiene derecho a disponer de ellos, y puede extraerlos del origen y encargar su traslado a UTILIA conforme a su contrato y a la normativa aplicable.
• En la modalidad API, la clave facilitada pertenece a su cuenta, está vigente y se ha obtenido legítimamente. Esta declaración no se aplica a la entrega por archivo.
• Es responsable del tratamiento de los datos personales, dispone de base jurídica para tratarlos y ha informado a las personas afectadas de las categorías de destinatarios de acuerdo con los artículos 13 y 14 del RGPD.
• No entrega las categorías de datos excluidas en el apartado 3.
• Quien acepta tiene el rol de Super Administrador y poder suficiente para obligar a la organización. La sesión de soporte de UTILIA no puede aceptar en su nombre.
• Conservará acceso al origen o una exportación completa hasta revisar el informe y, en todo caso, durante los plazos mercantiles y tributarios que le correspondan. Esta migración no sustituye sus obligaciones de conservación.

6. Ejecución, informe e incidencias

UTILIA ejecuta la operación con los medios y medidas del DPA y los subencargados de su lista pública. Cualquier nuevo subencargado se comunicará conforme a la cláusula 9 del DPA antes de utilizarlo.

UTILIA no verifica la exactitud contable o fiscal ni la integridad de los datos del origen. Aplica las correspondencias, transformaciones y opciones que se muestran y confirman en la plataforma. La revisión puede requerir decisiones de la organización; no garantiza que pueda trasladarse todo lo existente en el otro sistema.

Al terminar, se ofrece un informe con fecha, recuentos por categoría de registros creados, completados, conservados y rechazados, y los motivos disponibles. Las filas rechazadas se pueden descargar mientras dure su conservación. Si una incidencia impide guardar ese detalle, la plataforma debe advertirlo; el informe no acredita una completitud que el origen o la operación no permitan verificar.

La organización debe revisar el resultado y conservar el informe. UTILIA atiende las incidencias comunicadas a info@utilia.ai en los 30 días siguientes a su entrega. Ese plazo de atención no excluye los derechos ni las responsabilidades que resulten de los Términos o de normas imperativas. El inicio, el cierre y las actuaciones de la importación quedan en el registro de auditoría.

7. Facturas y documentación contable

El importador actual no incorpora facturas ni asientos contables. No deben entregarse esperando que se incorporen como tales. Los documentos emitidos o contabilizados en el origen conservan su naturaleza histórica: esta autorización no permite reemitirlos, renumerarlos ni comunicarlos como registros de facturación nuevos. La organización sigue siendo responsable de su validez, conservación y obligaciones fiscales. La incorporación futura de esas categorías requerirá que estén expresamente disponibles y seleccionadas en una nueva operación.

8. Datos personales y confidencialidad

La organización es responsable del tratamiento y UTILIA, encargado, conforme al DPA. La aceptación constituye una instrucción documentada del responsable a los efectos del artículo 28.3.a del RGPD para recoger los datos por su cuenta, transformarlos e incorporarlos a la plataforma dentro del alcance aceptado. No es un consentimiento prestado en nombre de las personas cuyos datos se importan y no subsana la falta de base jurídica del tratamiento en origen.

Corresponde a la organización instruir al proveedor de origen sobre la devolución o supresión de las copias que queden en él, conforme al artículo 28.3.g del RGPD y al artículo 33.3 de la Ley Orgánica 3/2018. Los datos no personales siguen siendo de la organización: UTILIA los trata con confidencialidad y secreto y solo para la operación y la prestación del servicio.

9. Responsabilidad

UTILIA responde de ejecutar la operación conforme a esta instrucción, al DPA y a los Términos, y de la seguridad de los datos y las claves que custodia. No responde de la disponibilidad, las cuotas o los cambios de la API del origen, ni de la exactitud o integridad de sus datos o exportaciones, ni de las consecuencias de restricciones contractuales del origen que la organización no haya comunicado. Se aplican las limitaciones de los Términos, sin excluir responsabilidad por dolo, culpa grave ni otras responsabilidades legalmente indisponibles.

10. Duración, cancelación y revocación

La instrucción de traslado termina al entregarse el informe y eliminarse las credenciales; la conservación temporal de archivos y la prueba de la instrucción siguen sus propios plazos. La organización puede detener la operación desde la plataforma. La detención se aplica entre lotes, por lo que el lote que ya está ejecutándose puede terminar. Se eliminan las credenciales y se conservan los registros ya incorporados como datos de la organización, salvo que esta ordene su supresión conforme al DPA. La función «Deshacer» está sujeta a los plazos, permisos y límites que se muestran; detener no equivale a deshacer.

Una nueva operación necesita una nueva autorización. Cancelar no elimina las evidencias de las instrucciones ya dadas.

11. Forma, prueba y copia

La aceptación es electrónica. Utilia OS conserva de forma inmutable la versión del texto, fecha y hora, identidad y rol del aceptante, organización, dirección IP y programa utilizado cuando están disponibles, junto con el anexo de alcance. La aceptación definitiva vincula las huellas de los archivos y las decisiones confirmadas al expediente y a su informe. No se guardan claves del origen dentro de esa prueba.

La organización puede descargar su copia desde Ajustes, en Importar datos, y conservarla junto al informe. La prueba se mantiene conforme a los plazos de los Términos y del DPA; el borrado de los originales temporales no borra la autorización. Se trata de prueba documental electrónica a los efectos de los artículos 23 y 24 de la Ley 34/2002 y del artículo 25 del Reglamento (UE) 910/2014, sin presentarla como firma electrónica cualificada.

12. Reglamento de Datos

Cuando la operación sea un cambio de servicio de tratamiento de datos dentro del ámbito del Reglamento (UE) 2023/2854, la organización conserva frente al proveedor de origen los derechos de sus artículos 23, 25, 29 y 30, con los límites y fechas de aplicación del propio Reglamento. UTILIA, como proveedor de destino, coopera de buena fe para facilitar el cambio conforme al artículo 27. Esta autorización no limita esos derechos ni permite eludir las medidas legítimas de acceso del origen.