Gestionar el equipo: usuarios, roles y permisos
Da de alta a tu equipo, asigna roles, ajusta el acceso de cada persona y desactiva o archiva cuentas sin perder el trabajo pendiente.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 7 min de lectura
Aquí decides quién forma parte de tu organización y qué puede hacer cada persona. Todo lo demás (el CRM, las finanzas, el chat, los proyectos, los archivos) respeta lo que configures en esta pantalla, siempre dentro de lo que incluye el plan de tu organización.
El acceso de cada persona se construye en dos capas:
- El rol es el punto de partida: un conjunto de permisos pensado para una forma de trabajar.
- Los ajustes individuales van encima del rol: concedes a una persona algo que su rol no trae, o le quitas algo que sí trae, sin tocar a nadie más.
Si todavía no tienes claros los roles, los permisos y su alcance, lee antes Roles y permisos.
Quién puede gestionar el equipo
Cada acción tiene su permiso, y estos son los que trae cada rol de fábrica:
Gestión del equipo por rol
| Acción | Super Administrador | Gerente | Resto de roles |
|---|---|---|---|
| Ver usuariosLa lista del equipo y la ficha de cada persona. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Crear usuarios | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Editar usuariosDatos, rol, contraseña y reinicio de la verificación en dos pasos. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Activar usuarios | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Desactivar usuarios | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Archivar usuariosLa baja definitiva, con el traspaso de su trabajo. | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
| Editar permisos de usuariosAjustar el acceso, aplicar una plantilla o copiar el de otra persona. | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
- Ver usuariosLa lista del equipo y la ficha de cada persona.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Crear usuariosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Editar usuariosDatos, rol, contraseña y reinicio de la verificación en dos pasos.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Activar usuariosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Desactivar usuariosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Archivar usuariosLa baja definitiva, con el traspaso de su trabajo.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Editar permisos de usuariosAjustar el acceso, aplicar una plantilla o copiar el de otra persona.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Ver usuariosLa lista del equipo y la ficha de cada persona.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Crear usuariosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Editar usuariosDatos, rol, contraseña y reinicio de la verificación en dos pasos.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Activar usuariosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Desactivar usuariosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Archivar usuariosLa baja definitiva, con el traspaso de su trabajo.No
- Editar permisos de usuariosAjustar el acceso, aplicar una plantilla o copiar el de otra persona.No
- Ver usuariosLa lista del equipo y la ficha de cada persona.No
- Crear usuariosNo
- Editar usuariosDatos, rol, contraseña y reinicio de la verificación en dos pasos.No
- Activar usuariosNo
- Desactivar usuariosNo
- Archivar usuariosLa baja definitiva, con el traspaso de su trabajo.No
- Editar permisos de usuariosAjustar el acceso, aplicar una plantilla o copiar el de otra persona.No
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
- Departamento:
- Solo recursos de tu departamento
El Super Administrador lo puede todo sobre toda la organización. El Gerente ve, crea, edita, activa y desactiva solo a las personas de sus departamentos, y no puede archivar ni editar permisos.
Editar permisos es cosa del Super Administrador
«Editar permisos de usuarios» solo lo trae el Super Administrador. Es la acción con más alcance del sistema: resérvala a quien deba administrar la seguridad de la organización, y nombra al menos a dos personas con ese rol para no quedarte nunca sin nadie que pueda hacerlo.
Dar de alta a una persona
Abre Ajustes › Usuarios
En Ajustes › Usuarios, necesitas entrar con tu cuenta ves a todo el equipo con su estado y cuántas personas te quedan en el plan.
Pulsa «Nuevo usuario»
Rellena el correo, el nombre, el apellido y el rol. Si quieres, añade su supervisor y su departamento.
Decide cómo entrará
Puedes escribirle una contraseña o dejar el campo vacío y marcar Enviar email de configuración: le llegará un enlace para crear la suya.
Revisa el resultado
La pantalla te confirma si la cuenta está creada y si el correo ha salido. Si el envío falla, reintenta desde su ficha con Reenviar email. Si su departamento tiene una plantilla de permisos sugerida, se te ofrecerá aplicarla en ese momento.
El resto de los datos (teléfonos, puesto, fecha de nacimiento, varios departamentos y cuál es el principal…) se completan después editando su ficha.
El número de personas depende de tu plan
Si ya has ocupado todas las personas que incluye tu plan, el alta no se completa y verás el mensaje «Has ocupado las N personas de tu plan». Libera un sitio archivando a quien ya no use el sistema o amplía el plan. Si no administras la cuenta, el propio aviso te dice a quién pedírselo.
La ficha de una persona
Al abrir a alguien desde la lista ves su ficha, con tres pestañas: Información, Acceso (solo si puedes editar permisos) y Actividad. Arriba tienes las acciones: cambiar su contraseña, reenviarle el correo de configuración, desactivar o activar su cuenta y archivarla.
- Cambiar el rol: en Información, editando sus datos. El rol nuevo cambia su punto de partida; los ajustes individuales que tuviera se mantienen encima.
- Restablecer la contraseña de alguien que ha perdido el acceso: queda registrado quién lo hizo.
- Reiniciar su verificación en dos pasos, cuando ha perdido a la vez el teléfono y los códigos de recuperación. Retira su aplicación de autenticación, sus teléfonos de confianza y sus códigos, y cierra todas sus sesiones. Solo puede hacerlo un Super Administrador, que tendrá que confirmar con su propio código. Todo el procedimiento está en He perdido el móvil.
Ajustar el acceso de una persona
En la pestaña Acceso de su ficha (con el permiso «Editar permisos de usuarios»):
- Arriba ves qué perfil tiene y si lleva ajustes. Volver al perfil sin ajustes retira todos los ajustes individuales y deja que mande el rol.
- Acceso por área te deja dar acceso completo o quitarlo a un área entera de un toque.
- Configuración avanzada por permiso te deja ir permiso a permiso: buscarlo, filtrar por área, concederlo o quitarlo y elegir su alcance. Cada fila indica si el permiso viene del perfil, si lo has añadido o si lo has quitado, y solo ofrece los alcances que valen para ese permiso.
Los alcances son Todo, Departamento, Asignados y Propios. Con alcance «Departamento», la persona necesita tener su departamento asignado: sin él, ese permiso no le da acceso al trabajo de los demás.
Aplicar una plantilla o copiar el acceso de otra persona
El botón Cambiar perfil de la pestaña Acceso ofrece dos caminos:
- Usar una plantilla por puesto, como «Comercial» o «Soporte». Lo explicamos en Plantillas de permisos por puesto.
- Copiar de otro empleado que ya trabaja igual: se trasladan su rol y sus ajustes de acceso de una vez, pero no sus datos personales ni sus departamentos.
Antes de confirmar ves cómo quedará su acceso. La operación queda registrada en la auditoría.
Desactivar, archivar y reactivar
En ningún caso se borran los datos de la persona: se conservan por trazabilidad y por las obligaciones legales de conservación.
Estados de una cuenta
Activo
ACTIVE
Entra y trabaja con normalidad.Se llega desde Activo cuando: Archivar
Archivado
ARCHIVED
La baja definitiva: no entra y deja libre su sitio en tu plan.
Se llega desde Activo cuando: Desactivar
Inactivo
INACTIVE
Sin acceso y con sus sesiones cerradas, pero sigue ocupando sitio en tu plan.
Otras transiciones
- Inactivo pasa a Activo: Activar devuelve el acceso.
- Inactivo pasa a Archivado: Archivar también se puede hacer desde Inactivo.
- Archivado pasa a Activo: Reactivar, si queda sitio en tu plan.
Desactivar sirve para una baja temporal; archivar, para cuando la persona deja la empresa. Una cuenta archivada no se puede desactivar: se reactiva.
Al desactivar o archivar a alguien, se te ofrece primero el traspaso de trabajo: decides quién se queda con lo que tenía pendiente y ves exactamente qué va a pasar antes de confirmar. También puedes hacerlo sin traspasar nada y reasignar más tarde desde cada área.
Nunca te quedas sin administrador
El sistema no te deja desactivar, archivar ni quitar el rol a la última persona con rol de Super Administrador activa en tu organización. Antes, asigna ese rol a otra persona.
Cada persona puede además pedir la baja de su propia cuenta desde Mi perfil, porque es un derecho de protección de datos. Se tramita como una solicitud con confirmación expresa; si esa persona es la única que administra la organización, la baja tiene que coordinarse con soporte.
Cómo encaja con el resto del producto
- El alcance decide, por ejemplo, que un comercial vea solo sus clientes y oportunidades en el CRM.
- Al asignar trabajo (una tarea, un cliente, una oportunidad), el sistema solo te ofrece a las personas que podrían verlo.
- Las aplicaciones conectadas y los asistentes de IA actúan siempre con los permisos de la persona que los autorizó, nunca por encima. Las acciones de administración del equipo (dar de alta usuarios, conceder permisos) no van incluidas en ningún paquete de acceso: hay que autorizarlas una a una. Cada persona revisa y revoca sus aplicaciones en la pestaña Aplicaciones de Mi perfil.
Siguiente paso
Con el equipo dado de alta, asegúrate de que todos entran de forma segura: repasa el inicio de sesión y la verificación en dos pasos.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Usuarios. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.