El buscador: encuentra cualquier cosa desde cualquier pantalla
Abre el buscador desde cualquier pantalla y encuentra clientes, facturas, archivos, tickets, tareas o páginas de ayuda en un momento, siempre dentro de tus permisos.
Actualizado el . 4 min de lectura
El buscador es la forma más rápida de moverte por UTILIA OS. En lugar de entrar en cada módulo para encontrar un cliente, una factura o un proyecto, abres una sola caja, escribes y ves a la vez lo que hay en el CRM, Finanzas, Gestión de proyectos, el gestor de archivos, los tickets de soporte y la documentación. Pulsas un resultado y llegas directamente a su ficha, donde sigues trabajando.
Ábrelo desde cualquier pantalla con el atajo (Cmd+K en Mac, Ctrl+K en Windows y Linux) o con el botón de búsqueda de la cabecera. Se cierra con la tecla Escape .
Cómo se usa
Ábrelo
Pulsa el atajo o el botón de búsqueda. Se abre con el cursor listo en la caja Buscar archivos, clientes, proyectos...
Escribe al menos dos caracteres
Los resultados aparecen solos mientras escribes. No importan las tildes ni las mayúsculas: «lopez» encuentra «López».
Revisa los resultados por tipo
Se agrupan en bloques (clientes, contactos, facturas…). Cada resultado tiene un subtítulo útil (el correo del contacto, el importe de la factura, la fecha de una tarea) y una etiqueta con su tipo.
Abre el que buscas
Muévete con las flechas y pulsa Intro , o pulsa el resultado. El buscador te lleva a la ficha y se cierra.
No hace falta el nombre exacto: basta un fragmento, y los resultados que empiezan por lo que has escrito salen primero. Si un tipo reúne cuatro resultados o más, al final del bloque aparece Ver todos los resultados de…, que abre el listado completo del módulo con tu búsqueda ya aplicada para filtrar y ordenar con calma.
Con la caja vacía
Antes de escribir, el buscador muestra Abierto recientemente, con lo último que has consultado, y Acciones rápidas para saltar a los módulos principales: Gestor de archivos, Leads, Contactos, Clientes, Oportunidades, Proyectos, Tareas, Tickets de soporte, Facturas, Proveedores, Calendario, Reuniones y Chat. Solo ves las acciones de los módulos que tienes disponibles.
Qué encuentra
| Área | Qué busca |
|---|---|
| CRM | Clientes, contactos, leads activos, oportunidades, proyectos de cliente, tareas comerciales, presupuestos e interacciones |
| Finanzas | Facturas (por número, nombre o NIF del destinatario, notas o motivo de rectificación), facturas recurrentes, cobros, gastos y proveedores con sus contactos y su actividad |
| Gestión de proyectos | Proyectos, ciclos y elementos de trabajo, con los nombres de tu perfil de trabajo |
| Gestor de archivos | Archivos y carpetas, por su nombre |
| Tickets de soporte | Tickets por título o identificador |
| Ajustes | Formularios de captación y las personas de tu organización |
| Documentación | Las páginas de esta ayuda que hablan de lo que buscas |
Las fichas que han terminado su ciclo también aparecen, atenuadas y con su estado: oportunidades ganadas o perdidas, proyectos completados, clientes y contactos inactivos. Así el buscador nunca te dice que no existe algo que sí existe. Los leads convertidos o descartados no salen, porque su historia continúa en el cliente o la oportunidad, que sí aparecen.
Las personas de tu organización son fichas distintas de los contactos de tus clientes y de los contactos de tus proveedores, y el buscador las distingue con una etiqueta. Aparecen si tienes el permiso Ver usuarios y dentro de su alcance; las personas desactivadas salen marcadas y las archivadas no.
Solo ves lo que puedes ver
El buscador no es una puerta trasera: cada resultado pasa por las mismas comprobaciones que la pantalla de su módulo.
Qué tiene que cumplir un resultado para aparecer
Plan
¿Está en tu plan?
Si no: sus fichas no aparecen, igual que el módulo en el menú.
Permiso
¿Puedes ver ese tipo de ficha?
Por ejemplo, ver facturas.Si no: no sale aunque coincida con lo que escribes.
Alcance
¿Entra en tu alcance?
Todo, tu departamento, lo asignado o lo tuyo.Si no: queda fuera.
Buscador
Aparece en la lista
El importe de leads y oportunidades solo se ve si además puedes ver esos importes.
Antes de dar por perdido un dato, comprueba si es cuestión de plan o de permisos.
Cuando una búsqueda toca datos personales (clientes, contactos o leads), queda constancia agregada en el registro de auditoría, como exige la normativa de protección de datos. El texto que escribes no se guarda nunca, porque podría ser un dato personal.
Siguiente paso
- Usar el gestor de archivos: si buscas documentos a menudo, organízalos en carpetas y etiquetas.
- Visión general del CRM: desde un cliente encontrado llegas a sus contactos, oportunidades y presupuestos.
- Gestión de proyectos: los elementos de trabajo también se encuentran desde aquí.