Usar el gestor de archivos

El gestor de archivos guarda y organiza los documentos de tu organización: contratos, propuestas, imágenes, hojas de cálculo, vídeos o cualquier otro fichero. Funciona con carpetas, como en tu ordenador, pero además decides con quién compartes cada carpeta, conservas el historial de versiones de cada archivo y conectas cualquier documento con un cliente, un proyecto o un presupuesto sin duplicarlo.

Entra desde el menú en Gestor de archivos, necesitas entrar con tu cuenta.

Una idea clave antes de empezar: un mismo archivo puede estar en varias carpetas a la vez y, además, vinculado a fichas del CRM. No son copias, es el mismo documento en distintos sitios; si lo actualizas en uno, queda actualizado en todos.

Carpetas

Al entrar ves las carpetas raíz a las que tienes acceso. Desde cualquiera puedes crear la jerarquía que necesites.

1. Crea una carpeta

   Pulsa el botón de nueva carpeta, escribe el nombre y confirma. Si estás dentro de otra carpeta, la nueva será una subcarpeta.

2. Muévete por la estructura

   Entra en una carpeta para ver su contenido. La ruta de la parte superior te dice dónde estás y te deja volver atrás con un toque.

3. Mueve o renombra

   Desde las opciones de la carpeta. No se permiten movimientos sin sentido, como meter una carpeta dentro de sí misma.

4. Elimina lo que sobre

   Una carpeta vacía se borra directamente. Si tiene contenido, la eliminación en cascada borra la carpeta, sus subcarpetas y los archivos que solo estaban ahí. Los archivos que también están en otras carpetas no se borran.

Crear, editar y eliminar carpetas son permisos distintos. Si no ves una opción, es que tu rol no la tiene; la tabla del final resume cuáles trae cada rol.

Carpetas que se crean solas

Algunas carpetas las crea UTILIA OS al trabajar en otros módulos. Por ejemplo, los clientes y proveedores tienen una carpeta Logotipos dentro de su carpeta, que se cambia desde la ficha de la empresa, y las grabaciones de Meet se guardan en Sistema › Reuniones › Grabaciones.

Las carpetas muestran el logotipo o la foto de su ficha cuando existe. Si cambias la imagen desde la ficha y la subida falla, se conserva la anterior.

Subir y previsualizar archivos

Entra en la carpeta de destino y usa la opción de subir. Puedes subir casi cualquier tipo de fichero, de hasta 2 GB por archivo. Dentro de una carpeta puedes darle a un archivo un nombre visible distinto sin cambiar el nombre real del fichero.

No hace falta descargar para ver el contenido: las imágenes y los vídeos se ven integrados, los PDF y los documentos de ofimática se previsualizan, en las hojas de cálculo puedes recorrer pestañas y filas, y los archivos de texto se muestran tal cual. Esta misma vista previa aparece en otros módulos, por ejemplo en los archivos de un cliente o de un presupuesto.

Compartir carpetas

Se comparte por carpeta, con una persona o con un departamento entero, eligiendo el nivel de acceso:

1. Abre las opciones de compartir

   En la carpeta que quieres compartir, abre su panel de compartir.

2. Elige con quién

   Una persona o un departamento.

3. Define nivel y condiciones

   Elige el nivel, decide si se hereda a las subcarpetas y, si quieres, pon una fecha de caducidad para que el acceso expire solo.

4. Revisa o retira accesos

   Desde la misma carpeta ves quién tiene acceso y puedes retirarlo.

Para compartir necesitas el permiso Compartir. Sin él puedes usar las carpetas que te compartan, pero no dar acceso a otras personas.

Etiquetas y favoritos

• Etiquetas: clasifican archivos (por ejemplo, «Contratos», «Pendiente de firma» o «2026»). Un archivo puede llevar varias y puedes listar todos los que comparten una. Las hay de toda la organización y personales.
• Favoritos: marca las carpetas y los archivos que usas a diario para tenerlos siempre a mano, y ordénalos a tu gusto. Son personales.

Historial de versiones

El historial de versiones forma parte de la capacidad Archivos avanzados, incluida en los planes Profesional y Avanzado. Cuando subes una versión nueva de un archivo, la anterior no se pierde. Desde el archivo abres su historial, con la fecha y el autor de cada versión, y puedes restaurar la que prefieras para que pase a ser la vigente. Ver el historial y restaurar versiones son permisos distintos.

Conectar archivos con el CRM

Cualquier archivo puede vincularse con una o varias fichas del CRM, y así aparece directamente en ellas: clientes y contactos, leads y oportunidades, proyectos, presupuestos e interacciones. El vínculo funciona en los dos sentidos: desde el archivo ves con qué fichas está conectado, y desde la ficha ves sus archivos sin entrar en el gestor. Los vínculos forman parte de la capacidad Archivos avanzados, incluida en los planes Profesional y Avanzado.

Como un archivo puede estar en varias fichas, no necesitas copias. Al quitar un vínculo se comprueba si el archivo se usa en otro sitio: si era su único uso, te avisa de que se eliminará; si no, solo se quita ese vínculo.

El gestor muestra además vistas del CRM que reúnen solas los archivos de cada cliente, contacto, proyecto, presupuesto, oportunidad, lead o interacción, para llegar a ellos sin abrir la ficha.

Bloquear el acceso de la IA

Puedes impedir que la IA use un archivo o una carpeta entera sin cambiar el acceso de las personas. Necesitas el permiso Gestionar el acceso de la IA (de fábrica lo tienen todos los roles) y poder gestionar ese archivo o carpeta; poder verlo no basta.

1. Abre las opciones

   Haz clic derecho sobre el archivo o la carpeta, o abre su menú de tres puntos.

2. Elige «Acceso de la IA»

   Activa Bloquear el acceso de la IA y pulsa Bloquear acceso. En Detalles y alcance ves los motivos y el alcance del bloqueo.

Quitar un bloqueo

Abre de nuevo Acceso de la IA, desactiva el interruptor y confirma. Si el contenido también está bloqueado por otra ubicación, verás Quitar bloqueo propio: retira solo tu bloqueo y el contenido sigue excluido por los demás motivos. Si un origen es privado para ti, se te dice que existe otra restricción sin mostrar su nombre ni su ruta. Con Bloquear también aquí añades tu propio bloqueo aunque ya exista otro.

Mover un archivo, quitarlo de una ubicación, renombrarlo o restaurar una versión no le quita la protección, y una copia hecha dentro de UTILIA OS conserva la exclusión de su origen.

Decidirlo antes de subir

Por defecto, al subir no tienes que elegir nada: el archivo hereda las restricciones de la carpeta de destino. Para bloquear tus próximas subidas, abre el menú de tres puntos del gestor, elige Acceso de la IA en próximas subidas, activa el interruptor y pulsa Guardar. En el chat la opción está en el menú de la conversación y en los ajustes de grupos y canales; se guarda en tu aparato y solo afecta a tus próximas subidas.

Si aparece algo que resolver

• Otra persona ha cambiado el bloqueo: vuelve a cargar el estado y revísalo antes de confirmar. Nunca se desbloquea solo.
• Varios elementos a la vez: puedes cambiar hasta 100. El resultado separa los aplicados de los que no se pudieron cambiar.
• Copias pendientes de retirar: el acceso ya está bloqueado; si la retirada de copias falla y tienes permiso, usa Reintentar la retirada.

Antes de usar un archivo como fuente del copiloto o de un agente, comprueba su estado: un archivo bloqueado puede adjuntarse para personas, pero no sirve como fuente de IA.

Permisos del gestor de archivos

Cada permiso llega con un alcance que acota sobre qué archivos actúa; en el alcance Departamento entran también los subdepartamentos. Esto es lo que permite cada uno y lo que trae cada rol de fábrica:

Eliminar carpetas, compartir y restaurar versiones solo vienen de fábrica con el Super Administrador y el Gerente (este, en su departamento), porque las tres pueden hacer desaparecer trabajo ajeno. Es la asignación por defecto: el Super Administrador puede conceder o retirar cualquiera de estos permisos a una persona concreta, como se explica en Roles y permisos.

Siguiente paso

• Usar el gestor como unidad de red: abre tus carpetas desde el explorador de Windows o el Finder de macOS.
• Visión general del CRM: cómo se reúnen en cada ficha los documentos y la actividad de un cliente.
• Guardar conversaciones del chat en el CRM: para que lo que se habla también quede en la ficha.