Eliminar y recuperar archivos

Cuando eliminas un archivo o una carpeta del gestor de archivos, no desaparece al momento: pasa 30 días en Eliminados recientemente. Desde ahí vuelve a su carpeta o a su ficha con Restaurar. Pasado el plazo se borra para siempre, con su contenido, sus miniaturas y todas sus versiones.

Mientras está en Eliminados recientemente, el archivo no aparece en el gestor ni en el buscador, su contenido no se puede abrir hasta que lo restaures y no cuenta en el almacenamiento de tu plan.

Quitar o eliminar

Un mismo archivo puede estar en varias carpetas y vinculado a varias fichas a la vez. Por eso, dentro de una carpeta, el menú de un archivo que está en más de un sitio ofrece dos cosas distintas:

Si el archivo solo está en esa carpeta, el menú ofrece solo Eliminar, igual que en Inicio, donde están los archivos sin carpeta. En la pestaña de documentos de una ficha, Quitar de la ficha te avisa antes si el archivo se va a eliminar por no estar en ningún otro sitio.

En el gestor, eliminar archivos no pide confirmación, porque se puede deshacer: el aviso que aparece después ofrece Deshacer durante unos segundos. Si el archivo sigue en uso en un sitio que no puedes tocar, como la carpeta de otra persona o un presupuesto, no se elimina: verás No se ha eliminado: sigue en uso con los sitios donde está.

Eliminar una carpeta

Una carpeta va a Eliminados recientemente con todo lo que tiene dentro: sus subcarpetas y los archivos que solo estaban en ella. Los archivos que también están en otros sitios se quedan allí. Si la carpeta está vacía, se elimina sin preguntar; si tiene contenido, te dice antes cuántos archivos y subcarpetas lleva.

Las carpetas que gestiona UTILIA OS, como Sistema o las que crea para un cliente, un presupuesto, una factura o una conversación del chat, no se pueden eliminar. Sí puedes eliminar los archivos que contienen.

Adjuntos de otros módulos

Lo mismo vale fuera del gestor. Si quitas un documento de una ficha del CRM, un adjunto de un presupuesto, de una factura o de una interacción, o eliminas un mensaje del chat con archivos, y ese archivo no se usa en ningún otro sitio, también pasa 30 días por Eliminados recientemente.

Al restaurar un documento de una ficha, vuelve a la ficha. Un adjunto de un presupuesto, de una factura, de una interacción o de un mensaje vuelve al gestor de archivos, pero no se vuelve a adjuntar solo: si lo necesitas allí, adjúntalo de nuevo.

Recuperar lo que eliminaste

Entra en Gestor de archivos, Eliminados recientemente. Es la última entrada de la barra lateral, debajo de las carpetas; en el teléfono, la última del panel del gestor.

1. Encuentra lo que buscas

   Las filas se agrupan por el día en que se eliminaron: Hoy, Ayer, Esta semana y Antes. Cada una dice de dónde venía y cuántos días le quedan; en los tres últimos días el plazo se marca como aviso («Se elimina mañana»). Con 20 elementos o más aparece un buscador por nombre.

2. Ábrelo y pulsa Restaurar

   La ficha dice dónde estaba, cuándo se eliminó y cuándo se borrará para siempre. Pulsa Restaurar. Para recuperar varios, márcalos y pulsa Restaurar en la franja de la selección; en el teléfono, toca antes Seleccionar.

3. Ve a mirarlo

   El aviso dice dónde ha quedado («Restaurado en Contratos»). Si ha vuelto a una carpeta o a Inicio, su botón Abrir te lleva hasta allí, con el archivo resaltado.

Cada archivo vuelve a las carpetas y fichas en las que estaba, siempre que sigan existiendo y puedas editarlas. Si no queda ninguna, vuelve a Inicio. Una carpeta vuelve entera a la carpeta que la contenía; si esa ya no existe o no puedes editarla, va a Inicio. Si donde vuelve ya hay otra carpeta con el mismo nombre, se restaura como «Proyectos (2)».

Dentro de Eliminados recientemente no se entra en una carpeta: se restaura entera, con todo lo que se eliminó con ella.

Si abres un enlace antiguo a algo que está aquí, verás Este archivo está en Eliminados recientemente con la fecha límite y, si puedes recuperarlo, el botón Restaurar en la misma pantalla.

Eliminar definitivamente

Si no quieres esperar a que pasen los 30 días, abre la fila y pulsa Eliminar definitivamente, o marca varias y usa la misma opción de la franja de la selección. Eliminar todo, arriba a la derecha (en el teléfono, en Seleccionar sin nada marcado), borra de una vez todo lo que puedes eliminar; lo que no puedes eliminar tú se queda hasta que caduque.

Quién ve y recupera cada cosa

Para entrar necesitas el permiso Ver archivos. Ves lo que eliminaste tú y lo que es tuyo, aunque lo eliminara otra persona. Lo demás que eliminan otras personas solo lo ves con el permiso Gestionar lo que eliminan otros, que de fábrica tienen el Super Administrador, sobre toda la organización, y el Gerente, sobre su departamento. Con ese permiso aparece el filtro Todo / Solo lo mío.

Ese permiso se concede o se retira a cada persona como cualquier otro: lo explica Roles y permisos.

Lo que no pasa por aquí

Algunas cosas se borran al momento, sin la espera de 30 días:

• Lo que genera UTILIA OS y se puede volver a crear, como el PDF de un presupuesto o una exportación.
• Los justificantes de ausencia que ya no usa ninguna solicitud, porque son datos de salud.
• Lo que se borra al cumplirse un plazo de conservación de datos o al atender una solicitud de supresión de datos personales.
• En la unidad de red, los archivos auxiliares que crean los programas al guardar y lo que subiste tú hace menos de 15 minutos, si no está en ningún otro sitio.

Si conectas un asistente de IA, puede listar lo que hay aquí, restaurarlo y eliminarlo definitivamente con tus mismos permisos. Eliminar todo solo se hace desde la aplicación. Lo que necesita quien integra está en la referencia MCP.

Si algo falla

• No se ha eliminado: sigue en uso. El archivo está en un sitio que no puedes editar. El aviso dice dónde: quítalo desde allí o pídeselo a quien lo gestiona.
• Este archivo no se puede eliminar. Es un documento que hay que conservar por ley, como la copia de lo que recibió un cliente, el original de una factura emitida o la prueba de un NIF-IVA. El aviso explica el motivo.
• Esta carpeta la gestiona el sistema y no se puede eliminar. Elimina los archivos que contiene, no la carpeta.
• No encuentro un archivo que estaba en una carpeta eliminada. No aparece suelto: busca la carpeta y restáurala entera. Si intentas recuperarlo por otra vía, verás «Este archivo se eliminó con su carpeta».
• Ha vuelto a Inicio y no a su carpeta. Su carpeta ya no existe o no puedes editarla. Muévelo desde Inicio a la carpeta que corresponda.
• No me deja restaurar una carpeta. Su carpeta ya no existe o no puedes editarla, y no tienes el permiso Crear carpetas para dejarla en Inicio. Pídeselo a quien administra tu organización o a quien pueda editar esa carpeta.
• No veo «Eliminar definitivamente». Solo pueden adelantar el borrado quien lo subió, el Super Administrador y quien tiene el permiso para gestionar lo que eliminan otros. Si lo eliminaste tú sin ser tuyo, se borrará solo al cumplirse el plazo.
• No veo lo que eliminó un compañero. Necesitas el permiso Gestionar lo que eliminan otros.