Plantillas de permisos por puesto
Define una vez cómo debe quedar el acceso de un puesto (rol base más ajustes) y aplícalo a cualquier persona del equipo en un paso.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 4 min de lectura
Cuando tienes varias personas que trabajan igual (varios comerciales, varias personas en administración, varios perfiles de solo lectura), configurar su acceso una a una es lento y propenso a errores. Una plantilla de permisos por puesto guarda con nombre propio cómo debe quedar ese puesto, y la aplicas a cada persona nueva en un paso.
Una plantilla reúne:
- Un rol base, el punto de partida.
- Los ajustes que, sobre ese rol, conceden accesos de más o quitan accesos que el rol traería.
Aplicarla deja a la persona exactamente igual que si la hubieras configurado a mano. No es una capa más de permisos: es un atajo para fijar el rol y los ajustes de golpe, así que después puedes seguir afinando a esa persona como a cualquier otra. Si aún no conoces los roles y el alcance, empieza por Gestionar el equipo.
Quién puede usarlas
Crear, editar, eliminar y aplicar plantillas exige el permiso «Editar permisos de usuarios», el mismo que ajustar el acceso de una persona. De fábrica solo lo tiene el Super Administrador. Sin ese permiso, la pestaña Plantillas ni siquiera aparece.
El recorrido de una plantilla
De la plantilla a la persona
Ajustes › Permisos
Crear la plantilla
Un rol base y los accesos que añade o quita, área por área.Ajustes › Departamentos · Opcional
Sugerirla en un departamento
Se ofrecerá al dar de alta a alguien en él.Ajustes › Usuarios
Aplicarla a una persona
Desde su pestaña Acceso, con «Cambiar perfil», o al terminar su alta.La persona
Acceso fijado
Su rol pasa a ser el rol base y sus ajustes, los de la plantilla.
Crear una plantilla
Abre la pestaña «Plantillas»
En Ajustes › Permisos, necesitas entrar con tu cuenta, pestaña Plantillas, ves las que ya existen en tu organización.
Pulsa «Nueva plantilla»
Escribe el Nombre del puesto en lenguaje de negocio, como «Comercial junior», entre 2 y 100 caracteres y distinto del de las demás plantillas. Añade una descripción si quieres (hasta 500 caracteres).
Elige el rol base
El rol que mejor describe el punto de partida del puesto. Los ajustes que añadas después se aplican sobre él.
Ajusta el acceso por área
En Acceso por área decides, área a área, qué incluye la plantilla. Si necesitas ir permiso a permiso, pulsa Personalizar en esa área y elige qué permisos concede o quita y con qué alcance.
Guarda
La plantilla queda lista para aplicarse. Puedes editarla cuando lo necesites.
Los alcances son los mismos de siempre: Todo, Departamento, Asignados y Propios. Para cada permiso solo se ofrecen los que tienen sentido. No tiene sentido usar el Super Administrador como rol base: ya tiene acceso completo, así que los ajustes no aportarían nada.
Aplicar una plantilla a una persona
Se aplica desde la ficha de la persona, en Ajustes › Usuarios, necesitas entrar con tu cuenta:
Abre su pestaña «Acceso»
Y pulsa Cambiar perfil.
Elige «Usar una plantilla por puesto»
Selecciona la plantilla. Antes de confirmar ves cómo quedará su acceso, y confirmas con Aplicar plantilla.
Confirma
Su rol pasa a ser el rol base de la plantilla y sus ajustes, los de la plantilla. Si la persona está usando UTILIA OS en ese momento, su acceso se actualiza al instante, sin volver a entrar.
También se aplica al dar de alta a alguien: si su departamento tiene una plantilla sugerida, se te ofrece aplicarla al terminar el alta.
Aplicar una plantilla reemplaza, no suma
Los ajustes individuales que la persona tuviera antes se sustituyen por completo por los de la plantilla, y su rol cambia al rol base. Si tenía ajustes a medida que quieres conservar, apúntalos antes.
El alcance «Departamento» exige departamento
Si la plantilla concede algún acceso con alcance «Departamento», solo puedes aplicarla a personas que tengan al menos un departamento. Si no lo tiene, el sistema te avisa y no la aplica: asígnale primero su departamento.
Cada aplicación queda registrada en el registro de auditoría: el cambio de rol, los permisos concedidos y quitados, y qué plantilla se aplicó a quién.
Editar y eliminar plantillas
- Editar cambia el nombre, la descripción, el rol base o los accesos. No se vuelve a aplicar sola a quien ya la tenía: si quieres que el cambio llegue a alguien, aplícasela de nuevo.
- Eliminar borra la plantilla. Las personas a las que se aplicó no cambian, porque su acceso ya estaba fijado. Si algún departamento la sugería, se queda sin sugerencia.
Plantilla sugerida por departamento
En la ficha de un departamento, en Ajustes › Departamentos, necesitas entrar con tu cuenta, puedes elegir una plantilla de permisos sugerida. Es solo una recomendación para el momento del alta: no cambia por sí sola el acceso de nadie.
Lo que una plantilla no puede contener
Las plantillas son de tu organización: nadie de otra empresa las ve ni las aplica. Y no pueden incluir permisos internos de la plataforma: si lo intentas, el sistema lo rechaza.
Siguiente paso
Con tus plantillas creadas, vuelve a Gestionar el equipo para aplicarlas al dar de alta o reconfigurar a las personas.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Permisos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.