Ajustes de la organización

Ajustes › Organización, necesitas entrar con tu cuenta es donde defines quién es tu empresa dentro de UTILIA OS: cómo se llama, qué datos fiscales y bancarios usa, cómo se ven sus documentos y en qué zona horaria trabaja. Casi todo el producto bebe de aquí: los presupuestos, las facturas, los correos y el cálculo de fechas. Merece la pena dejarlo completo al empezar.

Quién puede verlo y cambiarlo

Un Gerente entra y consulta, pero no puede guardar cambios. Si a alguien no le deja guardar, lo más probable es que le falte «Editar organización».

Las ocho pestañas

La pantalla se organiza en General, Direcciones, Contacto, Fiscal y bancario, Presupuestos, Facturas, Funciones opcionales y Perfil de trabajo. No hace falta rellenarlas todas de golpe: lo que no tocas conserva su valor.

General

• Logo de la empresa: sale en facturas, presupuestos y correos.
• Datos fiscales y denominación: nombre comercial, razón social, NIF o CIF y tipo jurídico. Si tu empresa está inscrita en el Registro Mercantil, puedes añadir los datos de la inscripción (tomo, libro, folio, hoja…), que se usan en el fichero de legalización de los libros contables.
• Localización: país, moneda y zona horaria. La zona horaria es la de toda la organización y decide cómo se muestran y calculan las fechas, los vencimientos y la agenda.
• Valores iniciales de documentos: el nombre del impuesto (IVA, IGIC o IPSI, según el régimen fiscal) y su tipo habitual (%), que se propone en presupuestos, gastos, catálogo y pedidos. En las facturas, el impuesto se elige en cada línea. Cambiar el país no cambia el impuesto ni el porcentaje, y estos valores no reescriben los documentos ya guardados.
• Fiscalidad: un resumen del régimen fiscal de tu empresa, si tienes Finanzas. Lo explicamos más abajo.
• Colores corporativos: el primario y el secundario.

Direcciones

El domicilio social (la dirección legal que figura en los documentos) y la sede operativa (donde trabaja tu equipo), con calle, ciudad, código postal y país.

Contacto

El correo general, el teléfono, la web y las redes sociales de la empresa. En Canales adicionales puedes añadir otros correos o teléfonos con su propia etiqueta, como «Ventas» o «Atención al cliente».

Fiscal y bancario

Lo que necesitan tus documentos para cobrar:

• Configuración de pagos: el plazo de pago por defecto, en días (de 0 a 365). Se puede cambiar en cada factura.
• Prefijo de factura: hasta 9 caracteres (letras mayúsculas, números y guiones). La numeración queda como PREFIJO-AAAA00001.
• Pie legal: las menciones que aparecen al pie de las facturas.
• Firma y representación legal: el representante legal, el firmante de presupuestos y facturas (si es otra persona) con su cargo, y la imagen de la firma.
• Datos bancarios: titular, banco, IBAN y SWIFT/BIC, para que tus clientes sepan dónde pagarte.

Si tienes VeriFactu configurado, aquí ves además su estado de un vistazo, con el acceso a su pantalla.

Los datos de la empresa que salen en una factura quedan fijados al emitirla: cambiar después la dirección o el NIF aquí no modifica las facturas ya emitidas.

Presupuestos y Facturas

Cada una tiene su propio editor de plantilla y marca, para ajustar cómo se ven los PDF que envías. En Presupuestos decides también los plazos de los enlaces de firma: cuánto tiempo puede el cliente ver el presupuesto y cuánto tiene para firmarlo. Lo explicamos en Ajustes de firma.

Funciones opcionales

Interruptores que tu organización enciende o apaga por su cuenta, sin cambiar de plan. Hoy:

• Marketplace del AI Studio: permite publicar y usar prompts, habilidades y agentes en el catálogo interno de tu organización. Al desactivarlo, deja de estar accesible para todo el mundo al momento.
• Stickers en el portal del cliente: qué stickers pueden usar tus clientes al escribirte desde su portal. Solo aparece si tienes el portal del cliente y el chat.

Perfil de trabajo

Cómo trabaja tu equipo en Gestión de proyectos: el perfil cambia los nombres de las cosas (tareas, entregables, encargos…) y las funciones disponibles. Lo explicamos en Gestión de proyectos.

Completar los datos con tu perfil de facturación

Al contratar UTILIA OS escribiste la razón social, el identificador fiscal y el domicilio de tu empresa. Si esos datos siguen vacíos en Organización, verás un aviso que te ofrece copiarlos con Usar estos datos: la razón social, la forma jurídica, el identificador fiscal y el domicilio social.

Solo rellena los campos vacíos, nunca sobrescribe lo que ya hubieras escrito, y queda anotado en el registro de auditoría.

Configuración fiscal básica

Los datos fiscales están repartidos entre dos pantallas, y cada uno se edita solo en una:

Organización muestra el resumen y un enlace que depende de tus permisos: Editar en Finanzas si puedes cambiarla, Ver en Finanzas si solo puedes consultarla y Configurar en Finanzas si todavía no existe y puedes crearla. El permiso de editar la organización no da por sí solo permiso para cambiar la fiscalidad.

Con Finanzas y los permisos fiscales configuras el régimen, la actividad, la periodicidad, el inicio del ejercicio, las opciones de facturación y las retenciones, y todo ello se aplica a tus facturas y presupuestos aunque tu plan no incluya el apartado de Impuestos. Preparar modelos, su agenda, los saldos a compensar y los ajustes del modelo 347 y del SII requiere además el apartado de Impuestos, y los ajustes de subcuentas, el de Contabilidad.

Para preparar declaraciones, sigue con Impuestos.

Lo que no está en esta pantalla

El idioma y el tema de la interfaz no se configuran a nivel de organización: el tema claro u oscuro es una preferencia de cada persona.

Siguiente paso

Con la identidad de tu empresa completa, deja lista la parte fiscal para empezar a facturar: sigue con Facturas e Impuestos.