Departamentos
Organiza a tu equipo en departamentos y subdepartamentos, propón una plantilla de permisos para cada uno y úsalos para acotar quién ve qué en el resto de UTILIA OS.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 3 min de lectura
Los departamentos reflejan cómo está organizado tu equipo, y no son una simple etiqueta: forman un árbol (un departamento puede tener subdepartamentos) y deciden qué ve cada persona en buena parte del producto. Cuando un permiso tiene alcance Departamento, la persona ve lo de los departamentos a los que pertenece, ya sean clientes, archivos, formaciones o el fichaje del equipo.
Se gestionan en Ajustes › Departamentos, necesitas entrar con tu cuenta.
Permisos
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Ver departamentos | Ver el árbol y la ficha de cada departamento. |
| Crear departamentos | Dar de alta departamentos. |
| Editar departamentos | Cambiar nombre, descripción, departamento padre y plantilla sugerida. |
| Eliminar departamentos | Borrar departamentos vacíos. |
Estos permisos controlan la gestión de la estructura. Elegir un departamento en un formulario de otro módulo (al crear una formación o asignar un cliente, por ejemplo) no los necesita.
Crear un departamento
Abre los departamentos
En Ajustes › Departamentos, necesitas entrar con tu cuenta ves las cifras de la estructura (departamentos, departamentos raíz, personas asignadas y niveles) y el árbol.
Pulsa «Nuevo departamento»
Escribe el Nombre (de 2 a 100 caracteres, único en tu organización sin distinguir mayúsculas) y, si quieres, una Descripción de hasta 500 caracteres.
Colócalo en el árbol
En Departamento padre elige de cuál cuelga. Si no eliges ninguno, será un departamento raíz.
Propón una plantilla de permisos
En Plantilla de permisos sugerida puedes elegir una de tus plantillas de permisos. No cambia nada por sí sola: cuando más adelante asignes a alguien a este departamento, se te ofrecerá aplicarla.
Guarda
El departamento queda listo para asignarle personas y usarlo en el resto de módulos.
Organizar la jerarquía
Puedes encadenar departamentos para reflejar tu organización. Por ejemplo:
- Comercial
- Ventas nacionales
- Ventas internacionales
- Administración
El árbol muestra cada departamento dentro de su padre, con su número de personas. No se permiten bucles: un departamento no puede ser su propio padre ni colgar de uno de sus descendientes.
Hasta dónde llega el alcance «Departamento»
La jerarquía no cuenta igual en todas partes. Con el ejemplo anterior, una persona de «Comercial» con alcance «Departamento»:
El alcance «Departamento» según el área
Formación y Gestor de archivos
Incluye los subdepartamentos
CRM, RRHH y el resto
Solo sus departamentos
Una persona sin ningún departamento no alcanza con este alcance el trabajo de los demás, así que conviene asignar a cada persona su departamento antes de repartir permisos.
Editar y eliminar
Desde el menú de cada departamento puedes editar sus datos, con las mismas comprobaciones que al crearlo, o eliminarlo.
Solo se elimina un departamento vacío
No se puede eliminar un departamento con personas asignadas o con subdepartamentos. Se te dice cuántas personas o subdepartamentos lo impiden: reasígnalos primero.
Dónde se usan los departamentos
- Usuarios: cada persona se asigna a uno o varios departamentos.
- RRHH: los horarios se asignan por departamento y los responsables supervisan el fichaje y aprueban las ausencias de su departamento.
- Formación: una formación puede dirigirse a uno o varios departamentos.
- CRM: clientes, leads, oportunidades y proyectos pueden vincularse a departamentos para acotar quién los ve.
- Gestor de archivos: las carpetas se comparten con departamentos enteros.
- Gestión de proyectos: los proyectos se asignan a departamentos.
- Marketing: las campañas pueden delimitarse por departamento.
Como tantos módulos se apoyan en ellos, conviene pensar la estructura antes de empezar a asignar personas, clientes o archivos.
Siguiente paso
- Gestionar el equipo: asigna personas a sus departamentos.
- Fichaje y registro de jornada: configura los horarios de cada departamento.
- Formación interna: crea cursos dirigidos a un departamento.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Departamentos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.