VeriFactu: registros y envíos a la AEAT
Qué es VeriFactu, si tu organización está obligada y desde cuándo, cómo activarlo con tu certificado digital y cómo seguir el envío de cada registro a la AEAT.
Actualizado el . 6 min de lectura
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VeriFactu es el sistema de la Agencia Tributaria (Real Decreto 1007/2023) para que los registros de facturación sean verificables. Con VeriFactu activado, UTILIA OS crea un registro de cada factura que emites, lo encadena con el anterior y lo envía a la AEAT. Esta guía te explica si te afecta, cómo activarlo y cómo comprobar que tus envíos llegan.
Ten presente que el envío depende de tu configuración, de tu certificado, del entorno elegido y de que el servicio de la AEAT esté disponible. Emitir una factura o que su registro esté en cola no significa que la AEAT lo haya aceptado: lo que cuenta es el estado del registro.
Cuatro conceptos
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| VeriFactu | El sistema de la AEAT para registros de facturación verificables. Aplica en territorio común, Canarias, Ceuta y Melilla. |
| Huella | Una especie de sello digital de cada registro, calculado con sus datos y enlazado con el del anterior. Si alguien alterara una factura, la cadena dejaría de cuadrar. |
| Código QR | El código impreso en la factura que permite a cualquiera comprobarla en la web de la AEAT. |
| Certificado digital | El fichero (.pfx o .p12) con el que tu organización firma sus envíos a la AEAT. Sin él no se puede enviar nada. |
¿Te afecta y desde cuándo?
No todas las organizaciones están obligadas, y las que lo están tienen fechas distintas. En Finanzas › Facturas, necesitas entrar con tu cuenta verás un aviso que te orienta a partir de los datos fiscales de tu organización. Confírmalo con tu asesor antes de activar nada.
Según el Real Decreto-ley 15/2025, tu sistema de facturación tiene que estar adaptado antes de estas fechas:
Fechas límite de VeriFactu
- Si tributas por el Impuesto sobre Sociedades
- 1de enero de 2027
- Autónomos y demás obligados
- 1de julio de 2027
- Incluye las entidades en atribución de rentas.
Que el aviso diga que VeriFactu te aplica no significa que tengas que activarlo ya: te dice qué te corresponderá y cuándo.
| Tu situación | Qué te corresponde |
|---|---|
| Territorio común, Canarias, Ceuta o Melilla, sin SII | VeriFactu, con la fecha que corresponda a tu tipo de contribuyente. |
| Acogido al SII | VeriFactu no aplica: son sistemas excluyentes. |
| País Vasco | Excluido de VeriFactu. Te corresponde TicketBAI, con el calendario de cada Diputación Foral. |
| Navarra | Excluida de VeriFactu. Consulta en la Hacienda Foral de Navarra el sistema y la fecha. |
| Fuera de España | VeriFactu no aplica. |
La orientación se basa en la región fiscal, el régimen y la dirección legal configurados en Ajustes. Si esos datos están incompletos, la orientación no acredita que estés obligado ni excluido.
Activar VeriFactu
Para configurar VeriFactu necesitas el permiso «Configurar VeriFactu». Para subir o quitar el certificado digital necesitas además «Gestionar certificado VeriFactu», porque el certificado da capacidad de firma legal ante la Administración. De partida, los dos los tienen el Super Administrador y el Gerente.
En el aviso de la pantalla de facturas, pulsa Configurar VeriFactu. El asistente tiene cinco pasos:
Estado legal
Te recuerda si te aplica VeriFactu y desde cuándo.
Datos fiscales
Comprueba el NIF y la razón social con los que se emitirán los registros. Viajan en cada envío a la AEAT, así que revísalos con calma.
Certificado digital
Sube el fichero del certificado de tu organización (.pfx o .p12) y escribe su contraseña. UTILIA OS comprueba que no esté caducado y guarda su número de serie y su fecha de caducidad.
Prueba de conexión
Pulsa Probar conexión para comprobar que UTILIA OS puede comunicarse con la AEAT en el entorno elegido. Si algo falla (el certificado, los datos o la red), es mejor saberlo aquí.
Activación
Cuando la prueba sea correcta, pulsa Activar VeriFactu. Desde ese momento, cada factura que emitas generará su registro y se enviará a la AEAT.
VeriFactu tiene dos entornos: Pruebas, que sirve para comprobar que todo funciona sin que los envíos cuenten como remisión real, y Producción, en el que los envíos tienen efecto legal. Lo habitual es empezar en pruebas. Después puedes cambiar el entorno, el certificado y la conexión en la pantalla Configuración de VeriFactu.
El certificado caduca
Un certificado caducado no puede firmar envíos. UTILIA OS te avisa cuando el tuyo está a punto de caducar y cuando ya ha caducado: renuévalo y súbelo con Reemplazar certificado antes de que se interrumpan los envíos.
Qué pasa al emitir una factura
Con VeriFactu activado sigues facturando igual. Al emitir una factura:
- Se calcula su huella y se encadena con la de la factura anterior.
- Se genera el código QR de verificación y se incluye en la factura.
- Se crea el registro de facturación, que queda Pendiente.
- El registro se pone En cola y se envía a la AEAT; cuando la AEAT responde, su estado se actualiza solo.
Una factura que ya ha entrado en la cadena no se puede modificar ni borrar: es justo la garantía que pide la norma. Para corregirla, emite una rectificativa.
Seguir los envíos
En Finanzas › VeriFactu, necesitas entrar con tu cuenta ves de un vistazo cómo van tus envíos. Basta con poder ver facturas.
| Indicador | Qué cuenta |
|---|---|
| Registros enviados | Los aceptados, incluidos los aceptados con avisos. |
| Pendientes de envío | Los que están en cola o enviándose. Es normal verlos justo después de emitir. |
| Rechazados | Los que la AEAT no ha aceptado. Requieren atención. |
| Errores de comunicación | Los envíos que no se completaron por un problema de comunicación. |
Con el permiso «Ver todas las facturas» ves además la Cola de envíos, filtrable por estado, con los intentos y el último error de cada registro, y el estado de la cadena con Verificar cadena completa. Son comprobaciones distintas: la cola informa de los envíos y la verificación revisa las huellas. Un error de red no significa que una factura se haya alterado.
Cada registro pasa por estos estados:
Estados de un registro de VeriFactu
Pendiente
PENDIENTE
Creado al emitir la factura.Se llega desde Pendiente cuando: Se prepara su envío
En cola
ENCOLADO
Todavía no está aceptado.Se llega desde En cola cuando: Sale hacia la AEAT
Enviando
ENVIANDO
Se llega desde Enviando cuando: La AEAT lo acepta con avisos
Aceptado con errores
ENVIADO_CON_ERRORES
Revisa sus avisos.Se llega desde Enviando cuando: La AEAT no lo acepta
Rechazado
RECHAZADO
Requiere atención.Se llega desde Enviando cuando: El envío no se completa
Error de comunicación
ERROR_COMUNICACION
No implica que la factura se haya alterado.
Se llega desde Enviando cuando: La AEAT lo acepta
Enviado
ENVIADO
Estado final
Aceptado.
Otras transiciones
- Rechazado pasa a En cola: Reintentar, tras corregir la causa.
- Error de comunicación pasa a En cola: Reintentar.
Si un envío falla
Los envíos dependen de la red, de la disponibilidad de la AEAT y de la validez del certificado, así que de vez en cuando un registro puede quedar con error de comunicación o ser rechazado. En la cola, pulsa Reintentar en ese registro: vuelve a ponerse en cola. Necesitas el permiso «Emitir facturas»; quien solo puede consultar no ve el botón.
No dejes rechazos acumulados
Un rechazo de la AEAT suele deberse a un dato incorrecto o a un problema con el certificado. Revisa el detalle del registro, corrige lo que haga falta en la configuración o con una rectificativa, y vuelve a intentarlo.
La declaración responsable
La norma exige que el programa de facturación tenga una declaración responsable del fabricante (artículo 13 del Real Decreto 1007/2023). En Finanzas › VeriFactu, necesitas entrar con tu cuenta, Declaración responsable te muestra el texto publicado y te deja descargarlo en PDF. Necesitas el permiso «Configurar VeriFactu». Comprueba su versión y su estado: descargar el PDF no equivale a que haya una declaración firmada y vigente.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en VeriFactu. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.