Los datos de tu empresa y sus domicilios

En Ajustes, Organización, Empresa está quién es tu empresa ante la ley y dónde está. Es lo que llevan tus facturas como emisor, lo que sale en tus presupuestos y en el pie de tus campañas de correo, y la zona horaria decide las fechas y las horas de todo UTILIA OS. Cada factura copia estos datos al emitirla, así que cambiarlos después no toca las que ya emitiste.

Antes de empezar

• El permiso «Editar organización». Sin él, ves los datos sin poder cambiarlos.
• Tus datos de facturación, si los tienes a mano. Si al contratar UTILIA OS escribiste los de tu empresa y aquí siguen vacíos, arriba sale el aviso «Tenemos tus datos de facturación» con Usar estos datos: copia la razón social, la forma jurídica, el NIF y el domicilio, solo en los campos vacíos, y queda anotado en la auditoría.

Todo lo de esta subpágina se guarda solo al salir de cada campo, salvo el domicilio fiscal cuando lo separas del social, que tiene su botón.

Nombre y datos legales

• Nombre comercial: como te conocen tus clientes.
• Razón social: tu nombre legal completo, tal como está inscrito. Debajo, la pantalla te dice dónde sale, por ejemplo «Así sale en tus facturas.».
• NIF: si tu empresa es de España y el número no supera la comprobación, sale el aviso «Este NIF no parece válido. Revísalo antes de facturar.». Es un aviso: se guarda igual.
• Forma jurídica: con un NIF español, debajo sale una sugerencia por su letra, que solo se guarda si pulsas Usar. La A es de sociedad anónima; la B, de sociedad limitada; la F, de cooperativa; la J, de sociedad civil; la U, de unión temporal de empresas, y un DNI o un NIE, de autónomo. Con la G no se sugiere nada, porque puede ser una asociación o una fundación.

Si la letra del NIF y la forma jurídica no casan, un aviso te lo dice sin impedirte guardar: «Tu NIF empieza por B, que es de sociedad limitada, y aquí pone «Cooperativa». Revisa cuál es la correcta.».

Inscripción registral

En Datos de la inscripción escribe la línea de tu inscripción tal como figura en tu registro, mercantil o de cooperativas: por ejemplo, «Registro Mercantil de Madrid, tomo 1234, folio 56, hoja M-7890». Si tu empresa no está inscrita, déjalo vacío.

Esa línea sale sola al pie de tus presupuestos y de las facturas que emitas desde ahora, sin escribirla en el pie legal. Si no has escrito otra dirección postal para tus campañas de correo, entra también en la de su pie. Las facturas emitidas antes se siguen viendo igual.

Tres direcciones distintas

En el bloque Domicilios hay tres direcciones, y cada una sirve para algo:

Cada una se escribe con Dirección, Código postal, Ciudad y País. Si dejas vacío el país de un domicilio, se usa el de tu empresa. La sede lleva además Nombre del edificio u oficina y, si coincide con el domicilio social, Usar el domicilio social lo copia de una vez.

En la mayoría de las empresas el domicilio fiscal es el social. Por eso Es el mismo que el social viene encendido y tus facturas usan el domicilio social sin que hagas nada.

Separar el domicilio fiscal

Hazlo solo si en Hacienda tienes declarado otro domicilio, por ejemplo porque la sociedad está registrada en una ciudad y tributa desde otra.

1. Apaga Es el mismo que el social

   Aparecen los campos del domicilio fiscal, vacíos o con lo que escribiste la última vez. Todavía no se guarda nada: mientras no lo guardes, tus facturas siguen usando el domicilio social.

2. Escribe el domicilio fiscal

   Rellena Dirección, Código postal y Ciudad. El País solo hace falta si no es el de tu empresa.

3. Pulsa Guardar domicilio fiscal

   El botón se activa con la dirección, el código postal y la ciudad.

4. Confirma el domicilio

   La confirmación Confirma el domicilio fiscal te enseña la dirección completa y lo que cambia. Revísala y pulsa Confirmar el domicilio.

Desde ese momento, el domicilio fiscal se edita como los demás y se guarda solo.

Qué cambia al separarlo

• Tus facturas nuevas llevan el domicilio fiscal como emisor. Las ya emitidas no cambian.
• Tus presupuestos siguen llevando el domicilio social, y el pie de tus facturas nombra el social junto a la inscripción registral.
• Si cambia tu territorio fiscal, por ejemplo a Canarias, la confirmación te lo dice. Tu configuración fiscal no cambia sola: revísala en Ajustes, Finanzas, Configuración fiscal. Mientras no cuadren, Documentos te lo recuerda en «Por completar».
• Utilia también lo usa en las facturas que te envía por tu plan.

Para volver atrás, enciende otra vez Es el mismo que el social. La pregunta ¿Volver al domicilio social? te dice qué domicilio llevarán tus facturas nuevas; con Usar el domicilio social vuelven a él, y el domicilio fiscal que escribiste se guarda por si lo necesitas otra vez.

País, moneda y zona horaria

Se usan en todo UTILIA OS: en los importes, las fechas y las horas.

• País: al elegirlo, si la moneda o la zona horaria están vacías, debajo sale la sugerencia de las del país, por ejemplo «Sugerencia: euro y hora de Madrid, por tu país.». Si ya tenías otras, te pregunta ¿Cambiar también la moneda y la zona horaria?, con Cambiar también y Solo el país. El país nunca cambia tu configuración fiscal.
• Moneda: la que se propone en tus documentos.
• Zona horaria: la de toda la empresa. Decide cómo se muestran y se calculan las fechas, los vencimientos, los avisos y la agenda de todo el equipo.

Si el código postal de tu domicilio fiscal es de Canarias, Ceuta o Melilla y el país dice otra cosa, sale la sugerencia del país que le corresponde, «por el código postal de tu domicilio fiscal».

Festivos del calendario

Si tu empresa tiene el Calendario y no RRHH, al final está el bloque Festivos del calendario, donde eliges la comunidad (y en Canarias, la isla) de los festivos que ve tu equipo. Lo explica Ausencias y festivos en el calendario. Con RRHH en el plan, el bloque solo te lleva a Ajustes, RRHH, Festivos, donde se eligen.

Si algo falla

• «Este NIF no parece válido. Revísalo antes de facturar.» Comprueba los dígitos y la letra. Si está bien escrito y el aviso sigue, revisa que el país de tu empresa sea el correcto.
• Guardar domicilio fiscal no se activa. Falta la dirección, el código postal o la ciudad.
• Al salir te avisa de un domicilio fiscal sin guardar. Lo escribiste y no lo confirmaste. Si sales, tus facturas siguen usando el domicilio social.
• «Durante una sesión de soporte no se puede cambiar el domicilio fiscal de la empresa…». Si el equipo de soporte de Utilia está dentro de tu cuenta para ayudarte, no puede cambiarlo: lo hace un administrador de tu empresa.
• Una factura antigua sigue con el domicilio de antes. Es lo correcto: una factura emitida no cambia. Las nuevas ya llevan el domicilio actual.
• No ves Festivos del calendario. Tu empresa tiene RRHH, y se eligen en Ajustes › RRHH › Festivos, o no tiene el Calendario.

Siguiente paso

• Tu situación fiscalEl régimen, el IVA o el IGIC y las retenciones de tus facturas.
• Cuenta bancaria y pie legalLo que llevan tus facturas y presupuestos para que te paguen.