Leer y buscar en una transcripción

Si la reunión se celebró con la transcripción activada, al terminar Meet convierte en texto todo lo que se dijo, con quién lo dijo y cuándo, y te avisa cuando está lista. La lees en su propia pantalla, donde puedes buscar, quedarte con lo que dijo una persona y escucharlo desde cualquier frase; encima, la IA deja un resumen y el siguiente paso. Si la reunión está vinculada con una ficha del CRM, la transcripción se añade también a su interacción.

Antes de empezar

• Para leerla, el permiso «Ver reuniones» y poder abrir su reunión: solo la ven quienes pueden abrir la reunión.
• Para escucharla, «Ver grabaciones».
• Para cambiar el nombre de quien habla, ser quien organiza, anfitrión o coanfitrión, con «Editar reuniones».
• Para eliminarla, ser quien organiza, con «Eliminar reuniones».

La transcripción se deja puesta al programar la reunión, con Transcribir con IA, o se activa dentro de la sala, con Activar transcripción IA. Lo explican Programar una reunión y Entrar en una reunión.

Dónde está

En Meet, Anteriores, la reunión que tiene transcripción lleva el botón Transcripción, que la abre directamente. Con Con transcripción te quedas solo con esas. También la abres desde Después de la reunión, en la ficha de la reunión, y desde el aviso que te llega cuando está lista.

Eliminar una reunión no borra su transcripción ni su resumen. En Mías, al final de Con transcripción, el grupo Reuniones eliminadas las reúne, y cada fila abre su transcripción, porque la ficha de la reunión ya no existe.

Estados de una transcripción

Solo se transcribe una reunión que se celebró, en la que llegó a haber dos personas dentro a la vez. Mientras se prepara, la pantalla enseña en qué paso va («Esperando la grabación», «Preparando el audio», «Transcribiendo» y «Ordenando el texto») y se actualiza sola cuando termina. Una transcripción en pausa no es una avería: la grabación está intacta y podrás transcribirla en el próximo ciclo, o antes si tu empresa añade saldo adicional, como explica La bolsa de IA de tu plan. Reintentar lo tienen quien organiza, sus anfitriones y coanfitriones, con el permiso «Grabar reuniones».

Leer la transcripción

Arriba, el título de la reunión y una línea con lo esencial, por ejemplo «Transcripción · 30 oct, 11:00 · 42 min · Con Óptica Vista Mar». Debajo, el Resumen con IA, entero y por apartados, con Copiar el resumen y su siguiente paso (lo explica Dónde lo ves), y después lo que dijo cada persona, agrupado y con su hora. Al lado (debajo en el teléfono) tienes Quién habló y Detalles.

Si la reunión se eliminó, la línea de arriba lo dice, «Reunión eliminada», y la transcripción queda para leer, copiar y descargar: no se cambian nombres, no se reintenta ni se rehace el resumen, y el siguiente paso se lee sin botones.

Una barra se queda arriba mientras lees, con las tres cosas que se hacen a la vez:

• Buscar en el texto. Resalta cada aparición y la cuenta, «3 de 12». Saltas a la siguiente con Intro o con las flechas, y a la anterior con Mayúsculas + Intro; Escape borra la búsqueda. En el navegador, con teclado físico, ⌘ + F en el Mac o Ctrl + F en Windows lleva a este campo. En la aplicación de escritorio esa tecla abre la búsqueda de la ventana, que también encuentra el texto.
• Ver solo a una persona. Un botón por persona, con su cara y su nombre; Todos vuelve a la conversación entera.
• Escuchar. Con «Ver grabaciones» y si la reunión tiene audio, el reproductor. Pulsa una frase para escucharla desde ese momento, y cambia la velocidad desde el propio reproductor.

Quién habló enseña cuánto habló cada persona, en porcentaje. Si los nombres se han deducido por el orden en que habló cada uno, lo dice: «pueden estar cruzados». Quien puede corregirlos lo hace con Cambiar junto a cada nombre. Detalles dice el idioma, las palabras, la duración, cuándo se completó y para qué ficha del CRM es la reunión.

Copiar, descargar o eliminar

• Copiar copia el texto entero y lo confirma con cuántas intervenciones y personas lleva. Su menú tiene Copiar con marcas de tiempo.
• En el menú …, Descargar (.txt) y Descargar para otro programa (.json). En la aplicación del teléfono, Compartir, que abre la hoja del sistema.
• Rehacer el resumen, en el mismo menú, cuando ya hay uno: lo explica Rehacer el resumen.
• Eliminar la transcripción, en el mismo menú, pide confirmación y no se puede deshacer.

En la cabecera tienes también los pasos que siguen a una reunión: Enviar a los contactos (abajo) y, si el resumen no propone un siguiente paso, Crear tarea, que abre el alta de una tarea de Gestión de proyectos con la reunión como origen. Si lo propone, la tarea, la tarea del CRM o el presupuesto se crean desde él.

Si la transcripción se rehízo, Ver versiones anteriores las enseña, y una que se quedó corta lo dice: «Hay una versión más completa de esta transcripción», con Ver la versión más completa.

Enviar la transcripción a los contactos

Cuando la reunión vinculada ya tiene su interacción y la transcripción está lista, Enviar a los contactos aparece en Después de la reunión, en la cabecera de la transcripción y en la ficha de la interacción en el CRM. Manda por correo, a los contactos del CRM que estuvieron en la reunión (no a tus compañeros), un mensaje tuyo y, si marcas Incluir la transcripción completa, la transcripción en PDF. La casilla llega desmarcada: la transcripción solo va si la eliges. Sin mensaje ni transcripción no hay nada que enviar, y la hoja te lo dice.

Necesitas el CRM y Meet en el plan, los permisos «Ver interacciones», «Crear interacciones» y «Ver grabaciones», y poder abrir esa transcripción. En Se enviará a solo salen contactos del CRM que puedes ver: no se pueden escribir direcciones a mano. Van marcados los que se pueden elegir; el resto dice por qué no:

• Sin correo o No recibe correos: su ficha no tiene correo, no admite correos o su dirección se dio de baja o rebotó.
• Sin verificar: entró con un correo que no estaba entre los invitados de la reunión.
• No estuvo en toda la reunión: llegó tarde o se fue antes, y la transcripción lleva también lo que se dijo sin esa persona.
• Ya se le envió hace un momento: a la misma persona no se le repite el envío hasta pasados 10 minutos.

Pulsa Enviar. Con la transcripción, cada persona recibe un correo con el asunto «Transcripción de la reunión «Arranque» del 27 de octubre» y el PDF adjunto; sin ella, «Sobre la reunión «Arranque» del 27 de octubre» con tu mensaje. El envío queda apuntado en la actividad de la interacción. Una reunión cuya grabación está en Eliminados recientemente o apartada de la IA no se envía, y si no hay nadie a quien enviársela, el botón no aparece. Los avisos de error y los topes son los de las llamadas: los explica Enviar el resumen y la transcripción.

Si algo falla

• La reunión no tiene el botón Transcripción. No se activó la transcripción, la reunión no se celebró (la fila dice «No se celebró») o aún se está preparando: la fila dice «Transcribiendo».
• No hay resumen encima de la transcripción. El bloque Resumen dice por qué: lo explica El resumen con IA de una reunión.
• «Está tardando más de lo normal» o «Lleva más de un día sin avanzar». Quien organiza puede pulsar Reintentar.
• «No se pudo transcribir». Lo mismo: Reintentar vuelve a ponerla en espera.
• «La transcripción está en pausa». Tu empresa ha gastado la bolsa de IA de este ciclo. Espera al ciclo siguiente o pide a quien administra tu empresa que añada saldo adicional.
• «No quedó voz que transcribir». La reunión fue muy corta o nadie habló.
• «No tienes acceso a esta transcripción». Solo la ven quienes pueden abrir su reunión.
• «Esta transcripción es de una llamada del chat». Se abre desde la grabación de la llamada, en su conversación, con Ir al chat.
• «Esta transcripción ya no existe». Se eliminó. Eliminar una reunión no borra su transcripción, pero eliminar la transcripción sí.

Siguiente paso

• Visión general del CRMLa interacción de la reunión, con su transcripción, en la ficha del cliente.
• La bolsa de IA de tu planLo que gasta transcribir y qué pasa al llegar al límite.