Convocar una reunión y buscar un hueco

Al convocar a varias personas, el formulario te dice quién tiene ya otra cita, quién está ausente y a quién le cae la reunión fuera de su horario, y te busca el primer hueco en que todos estáis libres. La comprobación funciona igual en un evento del Calendario, en una videollamada de Meet y en las reuniones y tareas del CRM. Y no termina al guardar: si alguien se ausenta después, quien organizó se entera.

Antes de empezar

• Para ver la disponibilidad de otras personas y buscar un hueco: el permiso «Ver disponibilidad», que de fábrica tienen todos los roles, cada uno con su alcance. De quien no alcanza tu permiso solo ves si está ocupado, sin el detalle, y si miras más de un día, tampoco las fechas de su ausencia.
• Para que cuenten las ausencias y el horario de cada uno: RRHH en el plan de tu empresa. Sin RRHH, cuentan las citas y los festivos.

Lo que te dice el formulario

Mientras eliges invitados y hora, debajo de los invitados se comprueba la franja:

• «Todos los participantes están disponibles en esta franja.», con cuántos sois.
• «1 persona tiene otra cita a esta hora», con quién y qué tiene: otra cita, una Ausencia o un festivo. Debajo, «Puedes continuar; se les avisará cuando guardes.».
• Fuera de su horario, junto al nombre de quien tiene la reunión fuera de su jornada.

Nada de esto te impide guardar: decides tú. Después de guardar, si una cita choca con otra, su ficha lo recuerda con un aviso desde el que quien organiza puede moverla unos minutos o silenciarlo para esa cita.

Fuera de su horario

Marca a una persona cuando la reunión cae, entera o en parte, fuera de su horario de RRHH ese día, o en su día libre o un festivo de tu empresa. Es un aviso suave, no un conflicto: no cuenta como cita y nunca dice qué horario tiene ni qué parte falla. Si eres tú, dice Fuera de tu horario.

Solo sale con RRHH en el plan, de las personas cuya disponibilidad ya ves y que tienen un horario asignado. No marca un día de jornada flexible sin horas fijas, ni un evento de todo el día en un día laborable, ni a quien está exento del registro de jornada.

Buscar un hueco

Cuando has añadido invitados, Buscar un hueco propone los primeros momentos en que todos estáis libres a la vez, de lo más cercano a lo más lejano. Está en el formulario de un evento del Calendario y en el de una videollamada de Meet, al crearlos y al editarlos: al mover una reunión, su propia hora no cuenta como ocupada.

1. Elige invitados y duración

   Añade a las personas y deja la reunión con la duración que necesitas: la búsqueda usa esa duración. En un evento de todo el día no se ofrece.

2. Pulsa Buscar un hueco

   Busca desde el día que tienes elegido y durante una semana, y te propone hasta cinco huecos: «Hoy, 16:30», «Mañana, 9:00» o «Jueves 30, 11:15». En el ordenador salen debajo del aviso de disponibilidad, y Ocultar huecos los pliega; en el teléfono, en una hoja, Elige un hueco.

3. Elige uno

   Al pulsarlo se rellenan la fecha y la hora. En el teléfono, la hoja se cierra sola. Elegir un hueco no mueve la búsqueda; si después cambias la fecha o la hora a mano, la marca del hueco elegido desaparece.

Si esa semana no hay ninguno, lo dice («No hay ningún hueco libre para todos en estos días.») y ofrece Buscar la semana siguiente.

La búsqueda nunca dice por qué una hora no vale ni quién la ocupa: solo propone las que valen para todos. Se pueden hacer hasta 20 búsquedas por minuto y buscar para 50 personas como mucho.

Si alguien se ausenta después

Convocar no es una foto fija. Si una persona invitada registra una ausencia que coincide con una reunión que ya estaba en tu agenda, te avisamos aunque la convocaras hace semanas. Si es una ausencia que se comunica, como una baja, el aviso llega para las reuniones de los siete días siguientes y se va ampliando cada día. Si la persona rechaza tu invitación o la quitas de la reunión, el aviso desaparece.

El aviso dice «Puedes cambiar la fecha o seguir sin esa persona.». Si Ana cancela o acorta su ausencia, el aviso desaparece solo. Una solicitud pendiente no avisa: solo una ausencia aprobada o comunicada.

Y mientras Ana está fuera todo el día, no le llegan los recordatorios de esa reunión. Cómo responde Ana a todas sus invitaciones de una vez desde RRHH lo explica Pedir vacaciones y otras ausencias.

Si algo falla

• No aparece Buscar un hueco. Hacen falta invitados, una reunión que no sea de todo el día y una duración de entre 5 minutos y 8 horas, y el permiso «Ver disponibilidad».
• «Has buscado muchas veces seguidas; prueba en un momento.» Has llegado a las 20 búsquedas del minuto. Espera un poco.
• «Son demasiadas personas para buscar un hueco a la vez: como mucho, 50.» Busca con un grupo más pequeño.
• «No hay ningún hueco libre para todos en estos días.» Prueba la semana siguiente, acorta la reunión o convoca a menos personas.
• «No se ha podido buscar en esos días. Elige otra fecha.» La fecha del formulario ya ha pasado: pon un día de hoy en adelante y vuelve a buscar.
• No ves «Fuera de su horario» de nadie. Tu empresa no tiene RRHH en el plan, no ves la disponibilidad de esas personas o no tienen un horario asignado.
• No te avisan de que alguien se ha ausentado. La ausencia todavía está pendiente, o la reunión no la organizas tú.

Siguiente paso

• Ver quién está disponible en tu equipoLa vista Mi equipo, con quién falta cada día y quién está libre.
• Videollamadas con MeetLa sala de la reunión, la grabación y su paso al CRM.