Entrar en una reunión

Cuando una reunión está a punto de empezar, Meet te la pone delante con Entrar. Antes de pasar a la sala compruebas la cámara y el micrófono, y dentro tienes todo en una barra: compartir pantalla, chat, grabar y transcribir. Si la reunión se graba, la transcripción y la grabación te esperan después en su ficha.

Antes de empezar

Para entrar necesitas el permiso «Unirse a reuniones», que tienen todos los roles de fábrica. Las personas de fuera de tu empresa no necesitan cuenta: entran con el enlace de su invitación.

Tres formas de entrar

• Desde Ahora. En la pantalla de Meet, necesitas entrar con tu cuenta, la reunión aparece en Ahora cuando está en curso, empieza en 15 minutos o menos o va con retraso. Pulsa Entrar. El mismo botón sale en la fila de esa reunión, en su ficha y en el bloque Reuniones de las fichas del CRM.
• Con el enlace de la invitación. El aviso y el correo de la invitación llevan el enlace de la reunión.
• Pegando un enlace. Si alguien te ha pasado el enlace o el código, pulsa Unirse con un enlace y pégalo en Introduce o pega el enlace de la reunión. Vale el enlace completo o solo el código, como abc-defg-hij. En cuanto lo reconoce, comprueba la reunión y, si existe y no ha terminado, entra sola: no hay que pulsar nada más.

Entrar aparece a partir de los 15 minutos antes. Si necesitas entrar antes, abre el enlace de la reunión: también te lleva a la pantalla previa.

Antes de pasar a la sala

Entrar te lleva a la pantalla previa, donde compruebas tus dispositivos: enciendes o apagas la cámara y el micrófono y eliges cuáles usar. Desde ahí:

• Si la reunión tiene sala de espera, esperas a que quien organiza te deje pasar. Se activa sola al invitar a alguien de fuera, salvo que quien organiza la apague, y con ella esperan todos menos quien organiza.
• Si tiene contraseña, la escribes.
• Si ya se está grabando o transcribiendo, o quien organiza dejó puesta la transcripción al programarla, lees el aviso de grabación y eliges Aceptar y continuar o salir sin entrar. Si tu empresa resume las reuniones con IA, el aviso también lo dice.

Las personas de fuera entran desde el navegador con el enlace, sin instalar nada ni crear una cuenta, siempre que la reunión deje entrar a personas sin cuenta.

Durante la reunión

En la barra inferior tienes:

• Micrófono y cámara, con su menú para cambiar de dispositivo.
• Compartir pantalla: la pantalla completa, una ventana o una pestaña. También se comparte su sonido (un vídeo, por ejemplo) siempre que los demás no vayan a oír sus propias voces: el de una pestaña en el navegador y el del ordenador en Windows 11 o macOS 14.2 y posteriores, también en la aplicación de escritorio.
• Efectos de fondo: pestañas Ninguno, Desenfoque (con Intensidad del desenfoque) e Imagen.
• Cancelación de ruido, Levantar la mano y reacciones (aplausos, me gusta, corazón).
• Participantes y Chat.
• Salir de la reunión.

Puedes ajustar el volumen de cada participante por separado. Quien organiza la reunión (o la persona a la que haya promovido a coanfitrión) puede además silenciar, bajar la mano, Promover a co-anfitrión o Expulsar de la reunión, y admitir o rechazar a quien espera en la sala de espera (o Admitir a todos).

Si necesitas consultar otra pantalla de UTILIA OS durante la llamada, la reunión sigue en una ventana flotante mientras navegas. Al volver a Meet, una franja arriba te lo recuerda, «Estás en Revisión semanal», con Volver a la llamada.

Grabar y transcribir

Quien organiza la reunión y sus coanfitriones, con el permiso «Grabar reuniones», pueden Iniciar grabación si la reunión permite grabar. Quien organiza puede además Activar transcripción IA, que convierte en texto todo lo que se diga. Si la dejó puesta al programar la reunión, con Transcribir con IA, empieza sola cuando entra la primera persona: lo explica Transcribir desde el principio.

La transcripción se prepara al terminar la reunión, si llegó a haber dos personas dentro a la vez, y te llega un aviso cuando está lista. Cómo se lee y se busca lo explica Leer y buscar en una transcripción; el resumen que deja la IA, El resumen con IA de una reunión.

Al salir

Si sales como organizador, la reunión sigue para los demás, pero nadie podrá admitir a quien llegue a la sala de espera ni gestionar la grabación. La reunión termina cuando sale la última persona. Para cerrarla para todos, quien la organiza usa Finalizar para todos en su ficha.

Reuniones con el equipo de UTILIA

Cuando reservas quince minutos con el equipo de UTILIA, la sala la crea UTILIA y tú entras como invitado con el enlace del correo, sin iniciar sesión. Esa cita se gestiona desde Mi plan, no desde Meet: lo explica Reservar 15 minutos con UTILIA.

Si algo falla

• «No encontramos ninguna reunión con ese enlace. Comprueba que esté completo». Falta un trozo del enlace o del código. Pídelo de nuevo a quien te lo pasó.
• «Esa reunión ya terminó» o «Esa reunión se canceló». El enlace es de una reunión que ya no está abierta. Pide a quien organiza el enlace de la siguiente.
• Una persona de fuera dice que su enlace no vale. Quien organiza puede reenviarle la invitación desde Personas, en la ficha de la reunión, con Reenviar.
• No te deja entrar aunque tienes el enlace. Quien organiza ha cerrado la sala a los compañeros que no están convocados. Pídele que te añada.
• Al abrir la reunión ves «Todavía no formas parte de esta reunión». Sus detalles solo los ve quien participa o puede ver las reuniones de su equipo. Si tienes el enlace, pulsa Ir a la pantalla de acceso.
• Llevas rato en la sala de espera. Quien organiza tiene que admitirte; si salió de la reunión, nadie puede hacerlo. Escríbele por el chat.
• «La videollamada no está disponible en este momento. Inténtalo de nuevo en unos minutos». El servidor de las videollamadas no responde y no has llegado a entrar. Vuelve a pulsar Unirse a la reunión pasados unos minutos. Si pasa al grabar, el aviso es «No se puede grabar ahora mismo: la videollamada no responde…» y la grabación no llega a empezar.

Siguiente paso

• AvisosElige por qué canal te llegan los recordatorios y los cambios de tus reuniones.
• Reservar 15 minutos con UTILIAUna videollamada corta con el equipo de UTILIA, desde Mi plan.