La ficha de una reunión
Cada reunión tiene su ficha, que cambia con el momento: antes, cuánto falta y el enlace; después, la transcripción, las grabaciones y el siguiente paso.
Actualizado el . 12 min de lectura
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Al pulsar una reunión, en la lista de Meet, en tu agenda o en una ficha del CRM, se abre su ficha. No enseña siempre lo mismo: sigue la vida de la reunión. Antes te dice cuánto falta y te da el enlace; durante, quién está dentro; después, lo que dejó la reunión y qué toca ahora. Cambia sola con el reloj y cuando llega la transcripción, sin recargar la página.
La ficha de un vistazo
- El título y una línea con el día, la franja, «Se repite» y quién organiza, si no eres tú.
- Solo lo que se sale de lo normal: «En curso», «Cancelada» o «No se celebró».
- La acción principal del momento y el menú con Editar, Invitar, Finalizar para todos, Cancelar la reunión y Eliminar.
- El bloque del momento: la cuenta atrás y el enlace antes; «Después de la reunión» cuando ha terminado.
- Personas: tus compañeros y las personas de fuera en una sola lista, cada una con su estado.
- Detalles: para qué ficha es, su proyecto, el calendario, la duración, las opciones y las notas.
La ficha tiene como mucho una acción principal, la que toca en cada momento. Todo lo demás está en el menú …, y solo con lo que tú puedes hacer.
La acción principal de la ficha
Más adelante
Sin botón principal: lo que se hace es pasar el enlace.En su franja
Entrar, desde 15 minutos antes y mientras dura.Si no coinciden dos personas dentro: «No se celebró» y Programar de nuevo.
Terminada
Leer la transcripción si está lista; si no, Programar seguimiento.
Antes de la reunión
Arriba, la cuenta atrás en grande: «Es mañana», «Faltan 3 días», «Empieza en 8 min» o, si su hora ya pasó y nadie ha entrado, «Debía empezar a las 10:00». Debajo, el enlace de la reunión con Copiar, que pasa a «Copiado» en el sitio, y Compartir donde haya hoja de compartir, como en el teléfono. Es el único sitio de la ficha donde se copia el enlace. Durante la reunión, en lugar de la cuenta atrás ves quién está ya dentro: «Ya están dentro: Ana Pérez y Luis Gil».
Si alguien convocado tiene otra cita a esa hora o va a estar ausente, un aviso arriba de la ficha lo dice y, si organizas tú, te deja moverla o silenciar el aviso. Lo explica Convocar una reunión y buscar un hueco.
Celebrada o no celebrada
Una reunión terminada solo cuenta como celebrada si llegó a haber dos personas dentro a la vez, compañeros o personas de fuera. Si quien organiza abre la sala, espera solo y se va, la reunión terminó, pero no se celebró. Tampoco se celebra la que pasa su hora sin que nadie entre.
Lo que cambia según se celebre o no
Dos personas dentro a la vez
Celebrada
Nadie coincidió con nadie
No se celebró
La misma regla cuenta en Análisis, en el bloque Reuniones de las fichas del CRM y en la lista de Anteriores.
Después de la reunión
Cuando una reunión se ha celebrado, arriba de la ficha aparece Después de la reunión, con lo que dejó en el orden en que se usa. Una que no se celebró también lo enseña si dejó una grabación o una transcripción.
- Resumen. Si la IA lo ha preparado, lo esencial, con la marca de contenido generado con IA: En resumen y los tres primeros acuerdos, con quién y para cuándo si se dijeron. Ver el resumen completo lleva a la transcripción y dice lo que queda, por ejemplo «4 temas, 3 decisiones y 2 cuestiones pendientes»; si ya se ve todo, Leer la transcripción, con los minutos de conversación. Lo explica El resumen con IA de una reunión.
- Transcripción, si aún no hay resumen. Su estado en palabras: «Lista», con los minutos de conversación, «En espera para transcribir», «Transcribiendo», «Está tardando más de lo normal», «En pausa: bolsa de IA agotada» o «No se pudo transcribir»; debajo, «Preparando el resumen…» mientras la IA lo escribe. La fila abre la transcripción: Leer y buscar en una transcripción.
- Grabaciones, con lo que puedes hacer con cada una (más abajo).
- Interacción en el CRM de Acme, si la reunión está vinculada: «Se registró sola al terminar la reunión», con el enlace Ver la interacción. Lo explica Vincular una reunión con el CRM.
- Siguiente paso: lo que propone la IA, si lo hay, con los botones para convertirlo en trabajo, y Programar seguimiento (si no es ya la acción principal) y Enviar a los contactos, cada uno solo si puedes usarlo.
Grabaciones
Cada grabación es una fila («Grabación» o, si hay varias, «Grabación de las 10:05»), y cada acción tiene su permiso:
- Ver, con «Ver grabaciones»: la reproduce en la propia ficha, en una hoja en el teléfono. De fábrica lo tienen todos los roles salvo el Comercial Externo.
- Descargar, con «Descargar grabaciones». En la aplicación del teléfono se llama Compartir y abre la hoja del sistema. De fábrica, el Super Administrador, el Gerente, el Vendedor y el Asistente.
- Eliminar la grabación, en el menú de la fila, con «Eliminar grabaciones» y siendo quien organiza la reunión. Pide confirmación: «Se borrará para todas las personas de la reunión. No se puede deshacer».
Una grabación que aún se prepara dice «Preparando la grabación», y una que falló, «No se pudo guardar la grabación». Además de en la ficha, el archivo se guarda en el Gestor de archivos, en la carpeta Meet, dentro de una carpeta con el título de la reunión.
El siguiente paso
El siguiente paso es el primer acuerdo del resumen. Si lo hay, la frase sale aquí con la marca de la IA y se convierte en trabajo con un toque: una tarea de Gestión de proyectos, una tarea del CRM o, si la reunión es de una oportunidad o de un cliente, Preparar presupuesto. Lo explica Del siguiente paso al trabajo.
Sin siguiente paso de la IA, Crear tarea abre el alta de una tarea de Gestión de proyectos con la reunión como origen. El botón usa el nombre de tu perfil de trabajo («Crear entregable» en Agencia) y, después de crearla, la tarea queda enlazada en el bloque y el botón pasa a «Crear otra tarea». Necesita Gestión de proyectos en el plan y el permiso «Crear tareas de proyecto».
Programar seguimiento abre el formulario de Nueva reunión con «Seguimiento: Revisión semanal», el mismo día de la semana siguiente a la misma hora, las mismas personas y la misma ficha del CRM y proyecto. No copia las notas: lo que se habló es otra cosa. Las personas de fuera solo se copian si puedes invitarlas.
Una reunión que no se celebró o que se canceló ofrece Programar de nuevo: el mismo título y las mismas notas, a la misma hora del primer día que aún está por delante.
Enviar a los contactos lo explica Enviar la transcripción a los contactos.
Personas
Tus compañeros y las personas de fuera invitadas por correo, en una sola lista, quien organiza primero. Arriba, la cifra que importa: cuántas personas sois antes, cuántas hay dentro durante y «Vinieron 4 de 6» después. Cada persona lleva una sola frase según el momento:
- Quien organiza: «Organiza», siempre.
- Antes: a una persona de fuera, «Invitación enviada», o «Invitación sin enviar» si el correo no salió. A un compañero, nada.
- Durante: «Está dentro» o «Esperando para entrar».
- Después: «Entró a las 10:02» o «No vino». Una persona de fuera que entró con su enlace dice «Entró con el enlace».
En una reunión cancelada o que no se celebró, la lista no dice nada de asistencia.
Las invitaciones ya no dicen «Aceptada» ni «Rechazada»
Si usabas Meet antes, las invitaciones por correo llevaban «Aceptada», «Rechazada» o «Expirada». No significaban eso: «Aceptada» solo quería decir que esa persona había entrado con su enlace, y las otras dos no se daban nunca. Ahora cada persona dice lo que de verdad se sabe de ella.
Desde la lista, mientras la reunión no ha terminado:
- Invitar abre una hoja con el campo Con quién: compañeros y personas de fuera en un solo paso. Los compañeros que añades, aquí o al editar la reunión, reciben el mismo aviso y el mismo correo con la cita que al programarla.
- Reenviar, en la fila de una invitación, le manda de nuevo el correo a esa persona.
- Cancelar la invitación y Quitar de la reunión, en el menú de la fila, piden confirmación: el enlace que recibió deja de servirle, o deja de ver la reunión entre las suyas.
Las invitaciones por correo solo las ve quien organiza. Si no eres tú, una línea te dice cuántas hay sin nombrarlas: «Y 2 personas de fuera invitadas por correo».
Detalles
En la columna de la derecha (abajo en el teléfono), los datos que se consultan a propósito:
- Para: la ficha del CRM de la reunión, con su logotipo o su cara y el enlace. Si no puedes verla, dice «Vinculada a una ficha a la que no tienes acceso». Se cambia y se quita aquí: lo explica Vincular una reunión con el CRM.
- El proyecto, con el nombre que le da tu perfil de trabajo («Cuenta» en Agencia). Si no tiene, lo eliges en el sitio («Elegir cuenta» en Agencia), y lo cambias o lo quitas con Cambiar y Quitar, también después de celebrada, nunca en una reunión cancelada. Necesita Gestión de proyectos en el plan y poder ver ese proyecto.
- Calendario: Ver en el calendario, si la reunión tiene su evento, el Calendario está en tu plan y tienes permiso para verlo.
- Se repite: la regla en una frase, como «Cada semana, los martes, hasta el 15 de diciembre de 2026» y, si la serie está en pausa, por qué: «En pausa mientras el cliente siga inactivo». Se cambia al editar la reunión, como explica Reuniones que se repiten.
- Duración (o Duró, cuando ya terminó), Opciones y Notas. Opciones solo sale si algo se aparta de lo normal, por ejemplo «Con contraseña · Sin chat».
Quién puede hacer cada cosa
Además del permiso, muchas acciones dependen de tu papel en la reunión:
Quién puede qué en una reunión
| Acción | Organiza | Anfitrión o coanfitrión | Resto de personas |
|---|---|---|---|
| EntrarCon «Unirse a reuniones». | Sí | Sí | Sí |
| Editar y cancelarCon «Editar reuniones», mientras no haya terminado. | Sí | No | No |
| Eliminar la reuniónCon «Eliminar reuniones». | Sí | No | No |
| Finalizar para todosCon «Administrar reuniones», con la reunión en curso. | Sí | No | No |
| Convocar y quitar compañerosCon «Gestionar participantes». | Sí | Sí | No |
| Invitar a personas de fueraCon «Invitar externos». | Sí | Sí | No |
| Ver, reenviar y cancelar invitacionesVerlas, con «Ver reuniones»; reenviarlas y cancelarlas, con «Invitar externos». | Sí | No | No |
| Cambiar Para y el proyectoCon «Editar reuniones», también después de celebrada. | Sí | Sí | No |
| Dejar puesta la transcripciónCon «Grabar reuniones», al programar o editar la reunión. | Sí | No | No |
| Rehacer el resumen con IACon «Grabar reuniones», si tu empresa resume las reuniones. | Sí | Sí | No |
| Eliminar una grabaciónCon «Eliminar grabaciones». | Sí | No | No |
- EntrarCon «Unirse a reuniones».Sí
- Editar y cancelarCon «Editar reuniones», mientras no haya terminado.Sí
- Eliminar la reuniónCon «Eliminar reuniones».Sí
- Finalizar para todosCon «Administrar reuniones», con la reunión en curso.Sí
- Convocar y quitar compañerosCon «Gestionar participantes».Sí
- Invitar a personas de fueraCon «Invitar externos».Sí
- Ver, reenviar y cancelar invitacionesVerlas, con «Ver reuniones»; reenviarlas y cancelarlas, con «Invitar externos».Sí
- Cambiar Para y el proyectoCon «Editar reuniones», también después de celebrada.Sí
- Dejar puesta la transcripciónCon «Grabar reuniones», al programar o editar la reunión.Sí
- Rehacer el resumen con IACon «Grabar reuniones», si tu empresa resume las reuniones.Sí
- Eliminar una grabaciónCon «Eliminar grabaciones».Sí
- EntrarCon «Unirse a reuniones».Sí
- Editar y cancelarCon «Editar reuniones», mientras no haya terminado.No
- Eliminar la reuniónCon «Eliminar reuniones».No
- Finalizar para todosCon «Administrar reuniones», con la reunión en curso.No
- Convocar y quitar compañerosCon «Gestionar participantes».Sí
- Invitar a personas de fueraCon «Invitar externos».Sí
- Ver, reenviar y cancelar invitacionesVerlas, con «Ver reuniones»; reenviarlas y cancelarlas, con «Invitar externos».No
- Cambiar Para y el proyectoCon «Editar reuniones», también después de celebrada.Sí
- Dejar puesta la transcripciónCon «Grabar reuniones», al programar o editar la reunión.No
- Rehacer el resumen con IACon «Grabar reuniones», si tu empresa resume las reuniones.Sí
- Eliminar una grabaciónCon «Eliminar grabaciones».No
- EntrarCon «Unirse a reuniones».Sí
- Editar y cancelarCon «Editar reuniones», mientras no haya terminado.No
- Eliminar la reuniónCon «Eliminar reuniones».No
- Finalizar para todosCon «Administrar reuniones», con la reunión en curso.No
- Convocar y quitar compañerosCon «Gestionar participantes».No
- Invitar a personas de fueraCon «Invitar externos».No
- Ver, reenviar y cancelar invitacionesVerlas, con «Ver reuniones»; reenviarlas y cancelarlas, con «Invitar externos».No
- Cambiar Para y el proyectoCon «Editar reuniones», también después de celebrada.No
- Dejar puesta la transcripciónCon «Grabar reuniones», al programar o editar la reunión.No
- Rehacer el resumen con IACon «Grabar reuniones», si tu empresa resume las reuniones.No
- Eliminar una grabaciónCon «Eliminar grabaciones».No
Quien puede ver las reuniones de su equipo abre también sus fichas, aunque no esté convocado, y ve sus grabaciones con «Ver grabaciones».
Cambiar, cancelar o eliminar
Desde el menú …, cada acción pide confirmación y dice lo que va a pasar:
- Cancelar la reunión: «Avisaremos a las personas convocadas de que se cancela». Si se repite, eliges Solo esta o Esta y las siguientes.
- Eliminar: la quita de las listas de reuniones, pero no borra lo que dejó. Su transcripción y su resumen siguen en Meet, Anteriores, Con transcripción, en el grupo Reuniones eliminadas, y sus grabaciones, en el Gestor de archivos. Si aún no se ha celebrado, es como cancelarla, con el mismo aviso; eliminar una reunión pasada no avisa a nadie. Si se repite, eliges Solo esta o Esta y las siguientes, que termina la serie.
- Finalizar para todos: cierra la sala y saca a todas las personas que estén dentro.
Cancelar no se deshace
Una reunión cancelada no se vuelve a programar. Su ficha ofrece Programar de nuevo, que crea otra igual.
Quien está convocado se entera sin que escribas a nadie. Si cambias la hora o la duración, tus compañeros reciben un aviso y las personas de fuera un correo con la cita actualizada, que su calendario mueve en lugar de duplicar; los recordatorios pasan a la hora nueva. Si cancelas, todos reciben el aviso y a las personas de fuera la cita se les quita del calendario. Si la reunión está en un evento del Calendario, los dos van a la par y cada persona recibe un solo aviso.
Por qué canal te llegan estos avisos lo eliges en Mi perfil › Avisos, necesitas entrar con tu cuenta, en la fila Meet. Si la reunión está en un evento del calendario y estás entre sus asistentes, los cambios te llegan como avisos del calendario, en la fila Calendario.
Si algo falla
- «Todavía no formas parte de esta reunión». Sus detalles solo los ve quien participa o puede ver las reuniones de su equipo. Si tienes el enlace, entra con Ir a la pantalla de acceso.
- «No hemos encontrado esta reunión». Se ha eliminado o el enlace no es correcto.
- «Es una llamada del chat». Las llamadas del chat se consultan desde su conversación, con Ir al chat.
- La ficha dice «No se celebró» aunque entraste. Nadie más llegó a estar dentro contigo a la vez. Pulsa Programar de nuevo para convocarla otra vez.
- No ves Editar ni Cancelar la reunión. No organizas tú la reunión, o ya terminó o se canceló.
- No ves las grabaciones. Te falta «Ver grabaciones», o la reunión no se grabó.
- No ves a las personas de fuera. Las invitaciones solo las ve quien organiza.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Meet. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.