Grabar y transcribir una reunión

Desde una sola hoja eliges qué guardar de la reunión: el vídeo, el texto de lo que se dice o las dos cosas. Quienes están dentro ven el aviso de grabación antes de que se les grabe nada. Al terminar, lo guardado queda en la ficha de la reunión y, si la reunión está vinculada con el CRM, su transcripción llega también a la ficha del cliente.

Antes de empezar

• El permiso «Grabar reuniones», que gobierna grabar y transcribir. De fábrica lo tienen el Super Administrador, el Gerente y el Vendedor.
• Organizar la reunión o ser su anfitrión o coanfitrión. Un Super Administrador que está dentro cuenta como anfitrión.
• Que la reunión lo permita, para el vídeo: Se puede grabar el vídeo viene encendida al programarla. Apagada, nadie puede grabar el vídeo de esa reunión; transcribir no depende de esto.
• IA disponible, para transcribir. La transcripción gasta de la bolsa de IA de tu plan, y la IA externa tiene que estar activada en tu organización. Grabar no gasta IA: con la bolsa agotada, sigue disponible.
• Almacenamiento libre. Lo que grabas gasta el almacenamiento de tu empresa. Lleno, no se puede empezar.

Si no se puede una de las opciones, la hoja no la ofrece y una línea debajo dice por qué, con su salida si la tiene. Si solo tienes una, el botón se llama como ella.

Empezar dentro de la reunión

1. Pulsa «Grabar o transcribir»

   Está en la barra de la sala, junto al micrófono y la cámara. En el teléfono, es la primera fila de Más opciones.

2. Elige qué guardar

   Se abre ¿Grabar o transcribir la reunión? con Grabar y transcribir ya marcado, así que lo normal es abrir y confirmar. Cada vez parte de lo mismo: no recuerda lo que elegiste la última vez.

3. Confirma

   El botón cambia con lo que elijas: Empezar a grabar, Empezar a transcribir o Grabar y transcribir. Al pulsarlo aceptas tú el aviso de grabación, que puedes desplegar y leer en la misma hoja, y queda constancia con la fecha y la hora.

Arriba de la sala aparece un indicador con lo que se está haciendo: Grabando, Transcribiendo con IA o Grabando y transcribiendo con IA. Es rojo solo si se graba vídeo y, plegado, sigue a la vista: no se puede quitar mientras dure.

Empezar sin tener que acordarte

• Al entrar. Si organizas la reunión o eres coanfitrión, la pantalla previa tiene Grabar o transcribir. Elige una opción en lugar de Ahora no y empezará sola al entrar: «Empieza sola al entrar. Todos verán antes el aviso.». Aceptas el aviso en esa misma fila.
• Desde que se programa. Déjalo puesto en el formulario, en Más opciones: lo explica Grabar o transcribir desde el principio.

Qué ven quienes están dentro

Nadie queda grabado sin saberlo. El aviso salta en la sala y también en la ventana flotante, para quien está trabajando en otra pantalla de UTILIA OS con la reunión abierta. Las personas de fuera lo ven igual en el navegador.

• Con vídeo, quien no ha aceptado no sale en él. Su micrófono y su cámara siguen cerrados, sin cuenta atrás, hasta que elija Aceptar y continuar o Salir de la reunión. Al aceptar vuelven a estar como los tenía, sin tocar nada.
• Si solo se transcribe, ve «Esta reunión se está transcribiendo con IA» y elige igual: aceptar o salir.
• Si aceptó solo la transcripción y después se empieza a grabar, se le pregunta otra vez: «Ahora esta reunión también se está grabando».
• Quien entra cuando ya se graba lee el aviso en la pantalla previa y elige entre aceptar y no entrar.

Con la cámara apagada no sale la imagen de esa persona, y lo que se comparte en pantalla queda en el vídeo tal como se ve.

Detener

Pulsa el indicador o el mismo botón con el que empezaste, y se abre lo que se está guardando:

• Con una sola cosa en marcha, Detener la grabación o Detener la transcripción.
• Con las dos, Detener todo y, debajo, Detener solo el vídeo y Detener solo la transcripción: lo otro sigue.

Detiene quien puede empezar, sin confirmar, porque se puede volver a empezar: cada vídeo queda como una grabación aparte en la ficha. Si detienes solo el vídeo y la transcripción sigue, para volver a grabar tienes que detener también la transcripción. Quien no está de acuerdo y no puede detenerlo, puede salir de la reunión.

Un vídeo dura como mucho cuatro horas. Al llegar se detiene y se guarda lo grabado: «La grabación se detuvo al llegar a su duración máxima: se ha guardado lo grabado hasta ese momento.».

Dónde queda

Todo aparece en Después de la reunión, en su ficha, cuando está listo.

• El vídeo se ve, se descarga y se borra desde la ficha, cada cosa con su permiso. Además, se guarda en el Gestor de archivos, en la carpeta Meet, dentro de una carpeta con el título de la reunión.
• Un vídeo de más de 2 GB no aparece en Archivos: se ve y se descarga solo desde la ficha, y ocupa almacenamiento igual. Como una hora de vídeo son unos 1,4 GB, pasa más o menos a partir de hora y media.
• La transcripción se lee y se busca en su pantalla y, si tu empresa resume las reuniones, trae su resumen con IA. Solo se prepara si la reunión se celebró, con dos personas dentro a la vez.

A quien empezó a grabar le llega Grabación lista cuando el vídeo ya se puede ver, o No se pudo guardar la grabación si falló. Los ajustas en Mi perfil › Avisos, necesitas entrar con tu cuenta, en la fila Meet, aviso Grabaciones.

Transcribir después

Si grabaste sin transcribir, la ficha lo dice («Se grabó sin la transcripción encendida.») y ofrece Transcribir la grabación. Necesita que la reunión haya terminado y se haya celebrado, que la gestiones con «Grabar reuniones», saldo en la bolsa de IA y almacenamiento libre, porque saca un audio del vídeo y lo guarda.

Sin almacenamiento

Lo que ya se está grabando nunca se corta por falta de espacio: termina y se guarda.

• Desde el 80 %, la hoja avisa: «Queda poco almacenamiento en tu empresa.». Se puede empezar igual. Si puedes comprar, tienes Comprar almacenamiento en la misma línea.
• Con el 100 %, no se puede empezar y sale «No se puede grabar esta reunión» o «No se puede transcribir esta reunión».

Si tienes «Editar organización», Comprar almacenamiento abre la compra encima de la sala, sin que salgas de la reunión, y al terminar lo que habías elegido empieza solo. Si no, Pedir más almacenamiento se lo pide a quien puede. En la aplicación del móvil no se compra. El precio y las reglas están en Almacenamiento de tu empresa.

Si algo falla

No puedes empezar

• No ves «Grabar o transcribir». Te falta «Grabar reuniones» o no gestionas esta reunión. Si solo ves «Transcribir», la reunión tiene apagado Se puede grabar el vídeo.
• «Ahora mismo no se puede grabar el vídeo. Inténtalo en unos minutos.» Pulsa Volver a intentarlo pasado un rato. Transcribir sigue disponible.
• «La transcripción no está disponible ahora mismo.» Puedes grabar y transcribirla después.
• La hoja dice que la IA de tu organización está en pausa. Se ha agotado el saldo de IA. Grabar sigue disponible, y quien no puede añadir saldo tiene Pedir saldo de IA.
• «Tu organización tiene desactivada la IA externa.» La reactiva un Super Administrador desde Ajustes › Organización. Grabar sigue disponible.
• «No se puede grabar ahora mismo: la videollamada no responde…» No ha empezado nada. Inténtalo pasados unos minutos.

Una parte no ha empezado

Cada parte va por su cuenta: si falla una, la otra sigue. A quien pulsó le sale el motivo («Se está transcribiendo, pero no se pudo grabar el vídeo.» o «Se está grabando, pero no se pudo empezar a transcribir.») con Volver a intentarlo. Los demás solo ven el indicador con lo que está en marcha de verdad.

No puedes ver el vídeo

• «Preparando la grabación». Se está guardando. Te avisamos cuando esté lista.
• «No se ha podido guardar la grabación». Lo grabado no se ha guardado. Si la reunión se estaba transcribiendo, la transcripción no se ve afectada.
• «Se detuvo porque alguien salió en ella sin aceptar el aviso. No se puede ver ni descargar.» Queda guardada sin poder abrirse, y quien organiza puede eliminarla con «Eliminar grabaciones».

Tu micrófono o tu cámara no responden

• «Micrófono cerrado hasta que aceptes el aviso». Contesta al aviso de grabación: mientras no lo hagas, no sales en el vídeo.
• «No se han podido abrir tu micrófono y tu cámara.» Pulsa Volver a intentarlo en el aviso. Si sigue igual, sal y vuelve a entrar.

Siguiente paso

• Almacenamiento de tu empresaCuánto ocupan tus grabaciones y cómo comprar o pedir más.
• Vincular una reunión con el CRMCómo llegan la transcripción y el resumen a la ficha del cliente.