Programar una reunión

Un solo formulario sirve para todo: programar una reunión, empezarla ya con tus opciones y editarla después. Al programarla, la reunión tiene su sala, tus compañeros reciben un aviso, las personas de fuera una invitación por correo y tú el enlace listo para copiar. Si la vinculas con una ficha del CRM, al terminar queda en ella como interacción.

Antes de empezar

• Crear reuniones. Es el permiso para programar e iniciar. De fábrica lo tienen todos los roles salvo el Visualizador. Con él convocas a cualquier compañero de tu empresa, sea de tu departamento o de otro.
• Invitar externos. Para invitar por correo a personas de fuera, también a contactos y leads del CRM. De fábrica lo tienen el Super Administrador, el Gerente, el Vendedor, el Asistente y el Comercial Externo. Sin él, el campo Con quién solo busca compañeros.
• Grabar reuniones, para dejar puesta la transcripción con Transcribir con IA. De fábrica, el Super Administrador, el Gerente y el Vendedor.
• El CRM en el plan, para buscar personas del CRM y para el campo Para, que solo ofrece los tipos de ficha que puedes ver.
• El Calendario en el plan, para que la reunión se añada a tu agenda (con el permiso «Crear eventos») y para que el formulario te proponga tu primer hueco libre (con «Ver cuándo están ocupadas otras personas»). Sin él, la hora propuesta es la siguiente en punto.

Iniciar ahora o programar

Programar una reunión

1. Pulsa Nueva reunión

   Está en la cabecera de Meet, necesitas entrar con tu cuenta. En el teléfono, en Crear, en la barra inferior. Con teclado, la tecla N también lo abre. El formulario se abre como hoja lateral en el ordenador y desde abajo en el teléfono.

2. Ponle un título, si quieres

   El campo Título enseña el que se pondrá si no escribes otro: «Reunión con Acme» si nace desde una ficha, «Reunión del 3 de noviembre» si no. Debajo lo dice: «Si lo dejas así, se llamará como ves».

3. Elige cuándo

   En Cuándo, elige Elegir día y hora y revisa Día, Hora y Duración (de 15 minutos a 4 horas). Llegan con lo que suelen durar tus reuniones y, con el Calendario, con tu primer hueco libre de la semana a partir de la siguiente media hora: debajo pone «Es tu primer hueco libre». La zona horaria se dice en palabras, por ejemplo «Hora de la Península», y la cambias con Cambiar. Si la reunión se repite, elígelo justo debajo, en Se repite.

4. Añade con quién

   En Con quién escribe un nombre o un correo: en el mismo campo salen tus Compañeros, las personas Del CRM y Añadir seguido del correo que has escrito. Con el campo vacío te sugiere con quién te reúnes a menudo. Puedes pegar varios correos de una vez. Un compañero que ya tiene otra cita a esa hora lo dice: «Tiene otra cita a esa hora».

5. Elige para quién es

   En Para, busca el cliente, contacto, lead, oportunidad o proyecto comercial de la reunión. Si entre las personas hay un contacto o un lead del CRM, el formulario te lo propone con un toque: «¿Es para Ana Ruiz · Acme? Vincular».

6. Revisa Más opciones, si hace falta

   Más opciones está plegado y dice en una línea solo lo que se aparta de lo normal, por ejemplo «Con sala de espera · Con contraseña». Dentro tienes Notas, Añadir a mi calendario, Transcribir con IA y las opciones de la sala.

7. Pulsa Programar

   Con teclado físico también vale ⌘ + Intro en el Mac o Ctrl + Intro en Windows.

Mientras eliges la hora con compañeros convocados, debajo ves su día y si alguien tiene otra cita, está ausente o le cae fuera de su horario, y Buscar un hueco te propone cuándo estáis libres todos. Lo explica Convocar una reunión y buscar un hueco.

Qué pasa al programar

El formulario no se cierra: se convierte en Reunión programada, con el día y la franja, a quién se ha avisado («Hemos avisado a Ana, Luis y 1 persona de fuera») y el enlace con Copiar y, en el teléfono y donde haya hoja de compartir, Compartir. Si no has convocado a nadie, lo dice: «Solo tú, por ahora. Comparte el enlace con quien quieras». Termina con Ver la reunión o Listo.

• Tus compañeros reciben un aviso y un correo con la cita para su calendario, y la reunión aparece entre las suyas.
• Las personas de fuera reciben la invitación por correo con el enlace para entrar sin cuenta.
• Los recordatorios salen siempre, a los minutos que tengas puestos para tus recordatorios del Calendario o, si no, 15 minutos antes.
• Tu agenda recoge la reunión con su enlace si dejaste activado Añadir a mi calendario, que viene activado.

Las opciones de la sala

Lo normal es no tocarlas. Están en Más opciones:

• Sala de espera: quien entra espera a que le dejes pasar. Viene apagada y se activa sola en cuanto invitas a alguien de fuera. Con ella activada esperan todos menos quien organiza, también tus compañeros. Si la tocas, manda tu elección.
• Pueden entrar personas sin cuenta: con el enlace y sin iniciar sesión. Si la apagas y has invitado a alguien de fuera, te avisa: «Las personas de fuera que invitas no podrán entrar».
• Pueden entrar compañeros no convocados: cualquiera de tu empresa que tenga el enlace.
• Entrar con el micrófono silenciado, Entrar con la cámara apagada, Pueden compartir pantalla, Chat en la reunión y Se puede grabar.
• Contraseña: sin contraseña si lo dejas vacío. Al editar, la quitas con Quitar contraseña.

Transcribir desde el principio

Si quieres la transcripción de una reunión, déjala puesta al programarla: activa Transcribir con IA en Más opciones. Debajo lo explica: «Empieza sola cuando entra la primera persona. Todos verán antes el aviso». Nadie tiene que acordarse de activarla en la sala, y la línea de Más opciones lo recuerda con «Con transcripción con IA».

• Necesitas «Grabar reuniones», el mismo permiso que para transcribir dentro de la sala. Sin él, la opción no aparece.
• Todos aceptan antes el aviso. Quien entra lee el aviso de grabación en la pantalla previa y elige Aceptar y continuar o no entrar, como explica Entrar en una reunión.
• Se cambia al editar mientras la reunión no ha empezado. Con la reunión en curso, la transcripción se activa o se detiene desde la sala.
• En una serie, cada reunión la hereda.

Al terminar, si la reunión se celebró, tendrás su transcripción y, si tu empresa resume las reuniones, su resumen con IA.

Editar una reunión

En la ficha de la reunión, abre el menú … y elige Editar: es el mismo formulario con los datos puestos. Puedes cambiar el título, el día, la hora, la duración, las notas, las opciones y las personas, quitando o añadiendo. Si mueves la hora, el pie te dice a cuántas personas se avisará: «Avisaremos del cambio a 3 personas». Los compañeros que añades reciben el mismo aviso y el mismo correo que al programarla.

• Solo quien organiza la reunión edita, con el permiso «Editar reuniones», y nunca una reunión que ya terminó o se canceló.
• El vínculo con la ficha del CRM, si ya lo tiene, se cambia desde la ficha de la reunión.
• En una serie, el formulario avisa de que la reunión se repite y, al guardar, te pregunta si el cambio vale solo para esta o también para las siguientes. Cómo se repite se cambia aquí también (lo explica el apartado siguiente).

Reuniones que se repiten

Con Se repite programas de una vez la reunión semanal con un cliente o la revisión de cada mes: Cada día, Cada semana con los días que elijas o Cada mes, sin fecha de fin, hasta una fecha o un número de veces. Debajo ves las próximas fechas antes de guardar. Meet crea cada reunión con su sala un mes antes, y en Próximas llevan la marca «Se repite». En la ficha de cada una, Se repite dice la regla en una frase, como «Cada semana, los martes, hasta el 15 de diciembre de 2026».

Meet es quien lleva estas series, también las que nacen de un evento del Calendario con videollamada:

• Cambiar cómo se repite. Edita una reunión de la serie y cambia Se repite. Debajo lo avisa: «Al cambiarlo cambian esta reunión y las siguientes. Las anteriores no se tocan». La hora de la serie se mantiene, y un número de veces cuenta desde esta reunión. Las siguientes que ya estaban creadas y dejan de tocar se cancelan con su aviso, y se crean las que tocan.
• Dejar de repetir. Elige No se repite al editar: la serie termina después de esta reunión y las siguientes se cancelan con su aviso. También vale Cancelar la reunión o Eliminar, en el menú … de la ficha, con Esta y las siguientes.
• Si el cliente se va. Si el cliente de la serie se da de baja, o su lead o su oportunidad se pierden, la serie queda en pausa y quien organiza recibe un aviso. Lo explica Si el cliente se da de baja.

Cómo se ven estas series desde tu agenda lo explica Reuniones de Meet que se repiten.

Reuniones de un proyecto

Si tu plan incluye Gestión de proyectos, la ficha de cada proyecto tiene la pestaña Reuniones, con las reuniones del proyecto y las de sus proyectos comerciales. Su Nueva reunión abre este formulario ya preparado:

• el título «Reunión con Acme» como propuesta, y en Para una fila fija con el proyecto («Cuenta · Acme» en el perfil Agencia);
• el equipo del proyecto ya convocado, con su responsable marcado como «Responsable de Acme»;
• como ficha del CRM, el proyecto comercial del proyecto o, si no lo ves, su cliente;
• el contacto principal del cliente como sugerencia de un toque: nunca va invitado de entrada.

Desde una ficha del CRM pasa lo mismo con su bloque Reuniones: lo cuenta Vincular una reunión con el CRM.

Si algo falla

• No ves Nueva reunión ni Iniciar ahora. Te falta el permiso «Crear reuniones», o Meet no está en el plan de tu empresa.
• Iniciar ahora dice «La videollamada no está disponible en este momento. Inténtalo de nuevo en unos minutos». El servidor de las videollamadas no responde. No se ha creado la reunión ni ha salido ningún correo: vuelve a intentarlo pasados unos minutos. Pasa lo mismo con Nueva reunión › Ahora; programar para otro momento no se ve afectado.
• Con quién no deja añadir correos. Te falta «Invitar externos». Si el formulario venía con personas de fuera (al programar un seguimiento), lo dice: «No puedes invitar a personas de fuera, así que 1 persona de fuera no se ha añadido».
• No aparece Para. El CRM no está en el plan o no puedes ver ningún tipo de ficha.
• No aparece Añadir a mi calendario. Hace falta el Calendario en el plan y el permiso «Crear eventos», y la reunión tiene que llevar día y hora: con Ahora no se ofrece.
• No aparece Transcribir con IA. Te falta «Grabar reuniones» o, al editar, la reunión ya ha empezado: actívala desde la sala.
• «Esa hora ya ha pasado. Elige otra». O, el día del cambio de hora, «Esa hora no existe ese día por el cambio de hora. Elige otra».
• «Esa persona ya está en la lista» o «Ese correo no es válido», junto al campo.
• «Se puede convocar como mucho a 100 compañeros a la vez». Con las personas de fuera, el tope es de 50 por invitación. Quita algunas y vuelve a intentarlo.
• Cierras sin querer. Si habías escrito algo, el formulario te pregunta antes: Programar y cerrar o Cerrar sin guardar.

Siguiente paso

• Convocar una reunión y buscar un huecoQuién tiene otra cita y el primer momento en que todos estáis libres.
• Eventos y reuniones que se repitenLa reunión de cada semana, en el Calendario o en Meet.