Guardar conversaciones del chat en el CRM

Lo que se habla en el chat sobre un cliente suele ser tan importante como una llamada o un correo. Con Guardar en una ficha llevas esa conversación a la ficha del cliente, contacto, lead, oportunidad, proyecto o incidencia que corresponda, y así quien abra la ficha ve toda la actividad en un solo sitio, sin ir módulo a módulo.

Hay dos formas de hacerlo, y las dos empiezan en el panel Guardar en una ficha:

Vincular la conversación entera

1. Abre la conversación

   Entra en Chat, necesitas entrar con tu cuenta y abre la conversación directa, el grupo o el canal que quieras vincular.

2. Pulsa «Guardar en una ficha»

   En escritorio es el botón con forma de marcador de la cabecera de la conversación. En el móvil está en el menú de más opciones de la cabecera. Se abre el panel Guardar en una ficha con el subtítulo «Toda la conversación».

3. Busca la ficha y guarda

   Filtra por tipo (clientes, contactos, leads, oportunidades, proyectos o incidencias), escribe el nombre en Buscar por nombre… y elige la ficha. Pulsa Guardar conversación.

Desde ese momento verás en la cabecera la etiqueta Vinculada a seguida del nombre de la ficha. Al pulsarla puedes Abrir ficha o Desvincular conversación.

Una conversación solo tiene un vínculo a la vez: si la vinculas a otra ficha, el vínculo anterior se sustituye.

Qué ocurre mientras está vinculada

• Cada mensaje que se envía actualiza la interacción del día de esa conversación en la ficha vinculada: una sola interacción por conversación y día, con el número de mensajes y quién ha participado. No se crea una interacción por mensaje, para no llenar el historial.
• El día se cuenta con la zona horaria de tu organización.
• La interacción aparece en la ficha junto al resto de la actividad: reuniones, correos y llamadas.
• En los canales con un cliente, las notas internas del equipo nunca pasan a la interacción.

Guardar solo unos mensajes

Cuando solo te interesa dejar constancia de una parte de la conversación:

1. Entra en el modo de selección

   En el menú de más opciones de la cabecera, pulsa Guardar mensajes en una ficha. En el móvil también puedes mantener pulsado un mensaje.

2. Marca los mensajes

   Selecciona los mensajes que quieres guardar.

3. Elige la ficha

   Se abre el panel Guardar en una ficha con el número de mensajes seleccionados. Elige la ficha y pulsa Guardar 1 mensaje o Guardar N mensajes.

Los mensajes guardados se convierten en una interacción de la ficha y llevan una marca en la propia burbuja del chat. Si vuelves a guardar exactamente los mismos mensajes en la misma ficha, no se duplica.

Quién puede guardar en una ficha

Además de participar en la conversación, necesitas poder ver la ficha de destino:

• El aplicativo de esa ficha tiene que estar incluido en el plan de tu organización: CRM para clientes, contactos, leads, oportunidades y proyectos; Gestión de proyectos para las incidencias.
• Tu usuario necesita el permiso de ver ese tipo de ficha (por ejemplo, ver clientes o ver leads), y el alcance de ese permiso tiene que cubrir la ficha concreta. Si solo ves tus propios leads, no puedes guardar una conversación en el lead de otra persona.

Las interacciones diarias de una conversación vinculada solo se crean mientras el CRM esté incluido en tu plan.

Desvincular

Pulsa la etiqueta Vinculada a de la cabecera y elige Desvincular conversación. A partir de ese momento dejan de crearse interacciones, pero las que ya se crearon siguen en la ficha: el historial del CRM se conserva. Puedes desvincular aunque el aplicativo de la ficha ya no esté en tu plan.

Siguiente paso

• Visión general del CRM: cómo se reúne en cada ficha la actividad con un cliente, incluidas las interacciones.
• Meet: las reuniones también se vinculan con el CRM y dejan su interacción en la ficha.
• Crear un canal: si quieres un espacio propio para hablar de un cliente o un proyecto.