Revisar solicitudes, correcciones e incidencias

Por revisar es la bandeja de quien lleva un equipo: reúne lo que espera tu decisión, con lo urgente arriba. Cuando apruebas una ausencia, la persona recibe el aviso y el Calendario de ausencias se actualiza al momento; cuando aplicas una corrección, el registro de jornada gana un fichaje nuevo con tu nombre y tu motivo, y el original se conserva.

Antes de empezar

Cada grupo de la pantalla tiene su permiso, y solo ves las personas que alcanza:

• Solicitudes: el permiso «Aprobar ausencias».
• Correcciones: el permiso «Corregir fichajes».
• Incidencias: el permiso «Ver incidencias»; para darlas por buenas, «Resolver incidencias».

Lo normal es recibirlos con un paquete de permisos que da quien administra tu empresa en Ajustes › Usuarios:

Nadie revisa lo suyo: tus propias peticiones de corrección las revisa otra persona con permiso para corregir fichajes.

Dónde está

Entra en RRHH, Por revisar. A su lado, en el menú, la cifra suma lo que te espera en los grupos que puedes ver. Si solo puedes ver uno, la entrada se llama como él: Solicitudes, Correcciones o Incidencias.

Decidir una solicitud

En Solicitudes tienes dos listas: Por aprobar y Justificantes por revisar. Cada solicitud dice las fechas y los días, cuántos días le quedarán a la persona si la apruebas y si coincide con alguien más del equipo esos días; si nadie más falta, lo dice también.

1. Abre la solicitud

   Pulsa la fila para ver el detalle: fechas, duración, días, el equipo esas fechas y el motivo, si la persona lo escribió.

2. Aprueba o rechaza

   Pulsa Aprobar, o Rechazar y escribe el motivo, de al menos 10 caracteres. La persona verá el motivo en su solicitud.

3. Deshaz si te equivocas

   Al aprobar, durante 5 segundos aparece Deshacer: la decisión no se envía hasta que pasa ese tiempo, sales de la pantalla o la aplicación pasa a segundo plano. Lo mismo al aplicar una corrección sin cambios.

En el teléfono puedes deslizar la fila: a la derecha la apruebas y a la izquierda se abre el motivo del rechazo. En escritorio, con más de una pendiente, Aprobar las N las aprueba todas a la vez, y cada persona recibe su aviso.

Las bajas y los permisos que da la ley no se aprueban: se comunican y quedan registrados en el momento. Si alguien pidió uno de esos permisos antes de que funcionara así, su fila dice «Se comunica, no se aprueba» y solo ofrece Registrar, para que conste. Las ausencias que propone la empresa a nombre de una persona tampoco pasan por aquí: las acepta la propia persona.

Justificantes

Cuando una persona envía el documento que acredita una ausencia, aparece en Justificantes por revisar. Ábrelo con Ver el justificante y pulsa Aceptar si vale. Los de una baja o un permiso que se comunica, y los de una ausencia relacionada con la salud, solo le llegan a quien puede ver el tipo de esa ausencia.

Revisar una corrección

En Correcciones están las Peticiones de corrección y las Discrepancias. Una petición enseña lo que Pide la persona frente a lo que Consta en el registro, con lo que cuenta en su motivo.

• Aplicar: el registro queda como pide la persona. Puedes cambiar las horas antes de aplicarla; si lo haces, escribe una nota para la persona de al menos 10 caracteres.
• Rechazar: escribe el motivo, que la persona verá junto a su petición.

Las peticiones de un día de hace más de 60 días llevan Fuera de plazo: las revisa quien gestiona RRHH en toda la empresa, no su responsable. Cada persona puede tener una sola petición pendiente por día.

Una discrepancia es la respuesta de alguien que no está de acuerdo con una corrección que le hicieron: «No está de acuerdo con la salida de las 18:00». Pulsa Revisar el día para ver Su versión junto a La corrección y, si tiene razón, corrígelo otra vez.

La conversación completa entre la persona y quien revisa, de un vistazo:

Resolver una incidencia

En Incidencias salen primero las Urgentes y después las Otras. Al abrir una ves Ese día de la persona y, en las de ubicación, Dónde fichó, con la distancia a la zona permitida. Tienes dos salidas, en el mismo sitio:

• Corregir el fichaje, con el permiso «Corregir fichajes», si el registro está mal. Si además puedes resolver incidencias, la corrección la deja resuelta en el mismo paso.
• Dar por buena, con el permiso «Resolver incidencias», si lo registrado es correcto. Escribe una nota: la persona y RRHH podrán verla.

Cuando varias incidencias salen del mismo horario, se agrupan bajo Las provoca el horario: se repetirán hasta que se cambie, así que el enlace Revisar el horario (o Revisar los horarios, si son varios) lleva a corregirlo en Ajustes › RRHH › Horarios. Qué mide cada incidencia y con qué umbral está en Incidencias de jornada.

Qué recibe la persona

• Solicitud aprobada o rechazada: un aviso con tu decisión y, si la rechazas, tu motivo. Las fechas aprobadas pasan al calendario del equipo.
• Corrección aplicada: «Tu petición se aplicó», con tu nota si cambiaste algo. Como el fichaje nuevo lo hiciste tú, se le pide que responda Estoy conforme o No estoy de acuerdo; hasta entonces, el registro dice que no ha respondido.
• Corrección rechazada: «Tu petición no se aplicó», con tu motivo.
• Incidencia dada por buena: queda resuelta con tu nota, visible para la persona en Mi jornada.

Si necesitas hablarlo antes, el botón Escribir a, con el nombre de la persona, abre una conversación directa con ella desde el detalle. Sale si el Chat está en el plan de tu empresa y puedes iniciar conversaciones.

Si algo falla

• No ves una solicitud que sabes que existe. Solo ves a las personas que alcanza tu permiso; con el paquete «Responsable de equipo», las de quienes te tienen como responsable directo. Si falta alguien, revisa su responsable directo en Ajustes › Usuarios.
• «Esta solicitud ya no está pendiente». Otra persona la decidió antes que tú, o la persona la canceló.
• No puedes aplicar una petición «Fuera de plazo». Las de más de 60 días las revisa quien gestiona RRHH en toda la empresa.
• La misma incidencia vuelve cada día. Si sale bajo Las provoca el horario, el problema está en el horario, no en los fichajes: cámbialo y dejará de aparecer.
• «Aprobar» no aparece y sí «Registrar». Es un permiso que se comunica: se registra tal como lo comunicó la persona.

Siguiente paso

• Gestionar el equipoEl responsable directo de cada persona y sus paquetes de permisos, en Ajustes › Usuarios.
• Usar el calendarioLas ausencias que apruebas aparecen en la agenda del equipo.