Organización y equipos
Qué es tu organización en UTILIA OS, cómo se mantienen tus datos separados de los de otras empresas y cómo estructurar el equipo en departamentos.
Actualizado el . 4 min de lectura
En UTILIA OS todo lo que haces (clientes, presupuestos, facturas, conversaciones, proyectos, archivos) pertenece a una organización: el espacio de trabajo de tu empresa, al que solo accede tu equipo. Esta página explica tres ideas que conviene tener claras antes de empezar: qué guarda la organización, cómo se separan tus datos de los de otras empresas y cómo se organizan las personas en departamentos.
Qué es tu organización
Cuando tu empresa empieza a usar UTILIA OS se crea su organización. Desde ese momento, cada persona que invitas, cada cliente que das de alta y cada documento que generas quedan dentro de ella.
La organización guarda también la identidad de tu empresa: nombre comercial, razón social, NIF, direcciones, datos bancarios, logo, colores y los valores por defecto de moneda e impuestos. Se escriben una vez y se reutilizan solos en presupuestos, facturas, correos y documentos.
Todo esto se configura en Ajustes › Organización, necesitas entrar con tu cuenta. Para consultarlo hace falta el permiso «Ver organización» y para cambiarlo, «Editar organización». La explicación campo a campo está en Ajustes de la organización.
La fiscalidad (régimen, actividad y retenciones) se edita en un único sitio, Finanzas › Ajustes › Configuración fiscal, y Organización muestra un resumen. Detalle en Configuración fiscal básica.
Tus datos, separados de los de otras empresas
Muchas empresas usan UTILIA OS a la vez, pero cada una trabaja en su propio espacio: los datos de tu organización nunca son visibles para otra organización. Dos empresas pueden tener cada una un cliente llamado «Acme» y serán dos fichas completamente distintas.
Cada vez que alguien de tu equipo abre una pantalla o hace una búsqueda, su petición pasa por dos filtros, uno detrás de otro:
Cómo se mantienen separados tus datos
Tu navegador o tu aplicación
Tu petición
Abrir una ficha, buscar, exportar.Servidor
Filtro de la aplicación
Cada consulta se acota a tu organización en el servidor, no en tu pantalla.Si no es de tu empresa: queda fuera de la consulta.
Base de datos
Filtro de la base de datos
La propia base de datos rechaza las filas de otra organización.Si no es de tu empresa: responde como si no existiera.
Tu organización
Tus datos
Solo lo de tu empresa, y dentro de ella lo que permiten tus permisos.
No tienes que activar nada: viene de serie. Si quieres la versión técnica, está en Arquitectura de la plataforma.
Departamentos
Dentro de tu organización agrupas a las personas en departamentos, por ejemplo «Comercial», «Soporte» o «Administración». Sirven para dos cosas:
- Reflejar la estructura de tu empresa, para saber quién pertenece a cada área.
- Repartir la visibilidad del trabajo: cuando un permiso tiene alcance «Departamento», la persona ve los registros de los departamentos a los que pertenece (en Formación y en el Gestor de archivos, también los de sus subdepartamentos).
Los departamentos se organizan en árbol: uno puede tener un departamento padre y varios subdepartamentos («Ventas» puede contener «Ventas nacional» y «Ventas internacional»).
Crear y gestionar departamentos
Se gestionan en Ajustes › Departamentos, necesitas entrar con tu cuenta. Ver, crear, editar y eliminar departamentos son permisos distintos. La guía completa está en Departamentos.
Crea el departamento
Ponle un nombre de entre 2 y 100 caracteres y, si quieres, una descripción. Si forma parte de un área mayor, elige su departamento padre. No puede haber dos departamentos con el mismo nombre en tu organización.
Asigna a las personas
Desde Ajustes › Usuarios, necesitas entrar con tu cuenta, en la ficha de cada persona. Alguien puede pertenecer a varios departamentos, y uno de ellos se marca como principal.
Reorganiza cuando haga falta
Puedes cambiar el nombre, la descripción o el padre en cualquier momento. El sistema impide las jerarquías imposibles: un departamento no puede ser su propio padre ni colgar de uno de sus subdepartamentos.
Elimina solo los que estén vacíos
Un departamento con personas o con subdepartamentos no se puede borrar: primero tienes que reasignarlos.
Con qué se conectan
Los departamentos no son una etiqueta decorativa. Se usan, entre otros sitios, en:
- CRM: clientes, oportunidades, leads y proyectos pueden tener un departamento responsable, y eso decide quién los ve con alcance «Departamento».
- Gestor de archivos: las carpetas y sus permisos pueden asignarse a departamentos.
- Formación y Marketing: contenidos y campañas dirigidos a departamentos concretos.
- Anuncios: puedes dirigir un anuncio interno solo a uno o varios departamentos.
Plantilla de permisos sugerida
Un departamento puede llevar una plantilla de permisos sugerida. Al dar de alta a alguien en ese departamento, el sistema te propone aplicarle esa plantilla para no configurar sus permisos desde cero.
Es solo una sugerencia
La plantilla sugerida no cambia por sí sola lo que una persona puede hacer ni lo que ve. Tú decides si la aplicas. Cómo funcionan las plantillas está en Plantillas de permisos por puesto.
Siguiente paso
Con la organización y los departamentos claros, el paso natural es decidir quién puede hacer qué. Sigue con Roles y permisos.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Departamentos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.