Marketing conectado al CRM

Marketing es el aplicativo de campañas de correo de UTILIA OS, y no va por libre: escribe a contactos y leads del CRM, anota en su ficha lo que hacen con cada correo y te deja convertir a quien muestra interés en una oportunidad o un lead. Así una campaña entra en el hilo del negocio: campaña → lead u oportunidad → presupuesto → factura → cobro. Esta guía recorre el aplicativo de punta a punta; los temas largos tienen su propio artículo.

Cómo está organizado

El menú de Marketing tiene seis entradas: Resumen, Campañas, Automatizaciones, Listas, Plantillas y Entregabilidad.

• Resumen es el centro de mando: el bloque «Necesita tu atención» (salud de tus envíos, dominios, rebotes recientes), los próximos envíos programados, las cifras principales y la analítica avanzada (mapa por hora y día, tendencias y campañas con mejor resultado). La analítica avanzada necesita el permiso «Ver analíticas».
• Entregabilidad tiene las pestañas Resumen, Quejas, Rebotes, Bajas y exclusiones, Reactivaciones y Comprobar una dirección.
• Desde qué dirección y por qué servidor salen tus correos, y la verificación de tus dominios, se configuran en Ajustes › Envío de correo, necesitas entrar con tu cuenta. Lo explica Entregabilidad.

Las pruebas A/B no tienen pantalla propia: se configuran dentro de la campaña.

Cuánto puedes enviar

Cada plan fija dos topes: destinatarios por campaña y correos de marketing por ciclo de facturación (el contador se reinicia en la fecha en que se contrató el plan, no a principio de mes). En el plan más básico son 1.000 destinatarios por campaña y 2.500 correos por ciclo; en periodo de prueba, 500 y 1.000. Tu consumo está en Ajustes › Uso, necesitas entrar con tu cuenta.

Llegar al tope no cancela nada: la campaña se pausa y conserva los envíos pendientes, para reanudarla sin perder a nadie.

Crear una campaña

En Marketing › Campañas, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Nueva campaña. El asistente tiene tres pasos:

1. Destinatarios

   Eliges a quién va dirigida combinando personas del CRM, un segmento por características, listas guardadas, departamentos o correos pegados. Puedes guardar la audiencia como lista para reutilizarla.

2. Correo

   Remitente, asunto y diseño. Aquí también activas una prueba A/B.

3. Envío

   Revisas, mandas una prueba y envías ya o programas el envío.

Estados de una campaña

Enviar, pausar y reanudar exigen el permiso «Enviar campañas»; programar, «Programar campañas»; y cancelar el envío, «Eliminar campañas».

El envío de prueba

En el paso de envío puedes mandarte el correo a hasta tres direcciones. El asunto lleva delante [PRUEBA], no cuenta en las estadísticas y no gasta tus correos de campaña. Sí tiene límites, comunes a toda tu organización, porque sale por la misma dirección que el envío real y afecta a la misma reputación: 6 pruebas cada 10 minutos y 60 correos de prueba al día.

Que el servidor acepte la prueba no significa que llegue a la bandeja de entrada. Aceptar un correo es que el servidor de salida se hizo cargo de él; dónde acaba (bandeja de entrada, promociones o no deseado) solo lo sabes abriendo el buzón.

Después de mandarla verás Lo que hemos podido comprobar, lo que llevaba de verdad el correo al salir:

• Si algún hueco de personalización se quedará vacío, y cuál.
• Si lleva el enlace de baja: sin él, Gmail y Yahoo pueden rechazar el envío.
• Si lleva la baja de un clic que exigen Gmail y Yahoo.
• Si tu dominio está firmado y publicado, o qué le falta.

Debajo, una lista de seis casillas con lo que solo puedes comprobar tú abriendo la prueba: que llegó a la bandeja de entrada, que se lee bien en el móvil, que se entiende con las imágenes bloqueadas, que el enlace de baja funciona, que las respuestas llegan a quien deben y que el remitente se ve como quieres. Marcarlas es una nota para ti: nadie lo comprueba ni bloquea el envío por ello. Te sugerimos probar al menos en un Gmail, un Outlook y un Apple Mail.

Con Mándala a varios buzones a la vez indicas hasta tres direcciones con su proveedor (Gmail, Outlook, Apple Mail u otro) y la prueba sale por el camino real de la campaña. Después contestas tú, buzón por buzón, dónde apareció: en la bandeja de entrada, en promociones, en no deseado o no llegó. Cada comprobación caduca a los 90 días, porque las reglas de los buzones cambian.

La comprobación final

La misma lista aparece en el paso de envío y, si la campaña ya está programada, en su ficha bajo Antes de que salga, donde se recalcula al abrirla. Revisa por dónde sale el correo, el remitente, la baja, los huecos, quién no va a recibirlo, las quejas, el cupo, el aviso de exclusión publicitaria, la dirección postal del pie, los enlaces, qué se podrá medir, el asunto y el contenido, la segunda versión de una prueba A/B y el límite de frecuencia.

Cada fila tiene uno de cuatro niveles:

• Impide enviar: el botón queda apagado y la fila dice por qué y adónde ir (sin remitente válido, envío bloqueado por quejas, sin cupo...).
• Pide confirmar: puedes enviar, pero confirmando en el diálogo de envío (por ejemplo, huecos que quedarán vacíos).
• Avisa: no impide nada, es información que te conviene leer.
• Sin comprobar: «No hemos podido comprobarlo». No se pinta en verde porque nadie lo ha comprobado.

La fila Quién no va a recibirlo dice cuántas personas quedan fuera y por qué: bajas, rebotes definitivos, apartados por inactividad y quienes superan el límite de frecuencia.

Control de frecuencia

En Marketing › Entregabilidad, necesitas entrar con tu cuenta, pestaña Quejas, puedes limitar cuántos correos de campaña recibe una misma persona en unos días. Viene apagado; al activarlo se proponen 4 correos en 7 días, y puedes elegir de 1 a 10 correos en 1, 3, 7, 14 o 30 días. Quien supera el límite queda fuera de la campaña con el motivo a la vista. Saltarse el límite en una campaña concreta exige el permiso «Enviar campañas» y un motivo escrito que queda registrado, y hoy solo se hace desde la API o desde tu asistente de IA.

Listas y audiencias

En Marketing › Listas, necesitas entrar con tu cuenta creas dos tipos de lista:

• Lista manual: añades suscriptores uno a uno o importando un CSV. Importar necesita el permiso propio «Importar suscriptores», que de partida solo tiene el Super Administrador, porque quien importa declara de dónde salen esas direcciones.
• Segmento del CRM: defines un filtro (etiquetas, cliente, estado del lead, temperatura, puntuación...) y la lista se recalcula sola justo antes de cada envío. Puede incluir contactos, leads o ambos; si un mismo correo está como contacto y como lead, cuenta una sola vez, como contacto.

Mientras construyes el filtro ves cuántas personas lo cumplen y una muestra, sin guardar la lista. El segmento respeta tu alcance de departamento.

La prueba de consentimiento

Cada lista dice en su cabecera cuántos suscriptores tienen prueba de consentimiento sellada. Los que no la tienen se dieron de alta antes de que el producto empezara a sellarla: no es falta de consentimiento, es que no hay prueba guardada, y su rastro es el origen y la fecha.

La prueba de un suscriptor guarda el origen del alta, las fechas, la base jurídica, la versión de la política, el texto exacto de la casilla que marcó y el historial completo de cambios (confirmación, baja, queja, rebote, apartado por inactividad, reactivación...). Con el permiso «Exportar datos», Exportar la evidencia descarga la de toda la lista y Descargar esta prueba, la de una persona. Ver el historial de alguien exige «Gestionar listas». El historial sobrevive a la baja y solo desaparece si se borran los datos de esa persona.

Interés de los suscriptores

Cada lista reparte a su gente en cuatro grupos según su interés reciente: Activo, Enfriándose, Inactivo y Sin datos. Se calcula una vez al día sobre los últimos 180 días, y la pantalla dice de cuándo es la cifra. «Sin datos» no es un cero: a quien aún no ha recibido nada no se le puede atribuir falta de interés.

Puedes apartar a quien lleva mucho tiempo sin abrir ni pulsar. Siguen en la lista y conservan su suscripción, pero dejan de recibir campañas, y puedes volver a incluirlos cuando quieras. Apartar no toca su consentimiento. Antes de hacerlo ves a cuántas personas afecta; el mínimo es 90 días sin actividad y 2 correos recibidos, y el diálogo propone 180 días.

Comprobar una dirección

En Entregabilidad, pestaña Comprobar una dirección, consultas una dirección suelta o hasta 500 a la vez. Obtienes lo que sabemos de ella (si está en tus rebotes o en tus bajas, en qué listas está y cuándo le escribiste por última vez), si está bien escrita y su dominio puede recibir correo, y su prueba de suscripción (esto último solo si puedes gestionar listas).

No comprueba que el buzón exista ni que tengas permiso para escribirle: el mejor resultado posible, Sin bloqueos por tu parte, significa solo que tú no tienes motivos registrados para no hacerlo. Desde el resultado puedes quitar una dirección de tus rebotes o ir a Bajas y exclusiones para reactivarla.

Lo que pasa en el CRM

• Aperturas, clics y rebotes de cada campaña se anotan como interacciones de correo en la ficha del contacto, agrupadas para no saturarla.
• La ficha del contacto tiene una pestaña Campañas con las campañas en las que ha estado: fecha, si se le envió, si rebotó o se dio de baja, y si lo abrió y pulsó algún enlace.
• Las respuestas a una campaña también llegan a su ficha, como se explica abajo.

Resultados de una campaña

Qué hizo tu audiencia

Debajo de las cifras de una campaña enviada, la audiencia se reparte en siete grupos: abrieron, de ellos pulsaron, abrieron y no pulsaron, no abrieron, rebotaron, se dieron de baja y se quejaron. Cada cifra lleva a la lista de esas personas. No son porciones de una tarta: «abrieron» incluye a quienes pulsaron, así que sumar los siete no da nada útil. Quien pulsó un enlace nunca aparece en «no abrieron», aunque su apertura no se registrara: abrir es un indicio y pulsar es un hecho.

Volver a escribir a quien no lo abrió

Desde una campaña enviada puedes lanzar un segundo intento a quienes no lo abrieron o a quienes lo abrieron sin pulsar. Antes de crear nada ves a cuántas personas, a quién se descuenta y por qué, y cuánto cupo gasta. Las reglas, que no se pueden saltar:

• No se vuelve a escribir a quien marcó el correo como no deseado, se dio de baja o rebotó.
• El asunto tiene que ser distinto del original; te proponemos uno que puedes editar.
• Como mucho dos intentos por campaña.
• Las cifras de la campaña original no cambian: el segundo intento es otra campaña, con sus propias cifras.
• Conviene esperar 24 horas desde que terminó el envío, porque hasta entonces sigue llegando gente. Te lo avisamos, pero no te lo impedimos.

Ver el reparto en grupos es gratuito; filtrar la lista por lo que hizo cada persona, lanzar el segundo intento y apartar inactivos forman parte de la capacidad Analítica avanzada de Marketing, que solo incluye el plan Avanzado.

Qué le pasó a una persona concreta

En la pestaña Destinatarios, al pulsar una fila se abre su historial: entró en la cola, cada intento de envío, si el servidor de destino lo aceptó o no (con el motivo), si se le excluyó, si se devolvió, si se quejó o se dio de baja, si lo abrió (con la salvedad de Apple Mail, que precarga las imágenes), qué enlace pulsó y si respondió. Los hechos del envío los ve cualquiera con «Ver campañas»; el aparato, el programa, el país y el enlace concreto exigen «Ver el detalle de cada destinatario». Sin ese permiso la pantalla dice que no puedes verlo, no que no haya datos.

Respuestas

Si tienes un buzón sincronizado, UTILIA OS detecta quién contesta a una campaña y:

1. Cuenta la respuesta en la ficha de la campaña; al pulsar la cifra ves quiénes respondieron. Sin buzón conectado verás un guion, no un cero.
2. La anota en el CRM como interacción del contacto o del lead, enlazada a la campaña.
3. Detiene los seguimientos automáticos a esa persona, con la opción Parar la secuencia cuando alguien responda, que viene activada.
4. La deja fuera del segundo intento.

Una respuesta automática («estoy de vacaciones») no cuenta como respuesta ni detiene nada, y un aviso de no entrega tampoco. Las respuestas se reconocen por las cabeceras del correo o por el remitente de una campaña enviada en los últimos 60 días, nunca por el asunto.

Pruebas A/B

Una prueba A/B compara dos o más versiones de un correo (por ejemplo, dos asuntos):

1. Configúrala en la campaña

   En el paso Correo del asistente, activa la prueba, define las versiones y qué parte de la audiencia recibe la muestra.

2. Envía la muestra

   Cada versión llega a su parte de la muestra y se miden aperturas y clics.

3. Elige la ganadora

   Cuando tengas datos suficientes, declara la ganadora: el resto de la audiencia la recibe.

De la campaña al CRM

Desde los resultados de una campaña, Pasar al CRM convierte a quienes hicieron clic: los que ya están en el CRM como contactos pueden pasar a oportunidad y los que no, a lead. Lo decides tú, nada se crea a tus espaldas, y si lo repites no se duplica nada. Hace falta el permiso «Crear oportunidades» o «Crear leads» del CRM, según lo que crees, y lo que se crea queda asignado a ti.

Para saber cuánto negocio sale después de cada campaña, mira Negocio por campaña.

Automatizaciones de Marketing

En Marketing › Automatizaciones, necesitas entrar con tu cuenta creas secuencias de correo que se ponen en marcha solas. Puedes empezar desde cinco plantillas: Bienvenida a nuevo lead, Onboarding de cliente nuevo, Reactivación de lead frío, Seguimiento tras conversión y Felicitación de cumpleaños. Los disparadores son: cuando se crea un lead, un contacto o un cliente, cuando un lead se convierte, cuando se añade una etiqueta, cuando alguien se suscribe a una lista, en una fecha señalada (como un cumpleaños) o cuando lo inicies tú. Antes de activarla, Probar flujo la ejecuta en simulación contra un contacto concreto, sin enviar nada.

Las automatizaciones del CRM (avisos, tareas, cambios de etapa) son otra cosa y se explican en Automatizaciones del CRM.

Artículos de esta sección

• EntregabilidadDominio, remitente, ruta de envío, baja de un clic y quejas.
• Detección de correos devueltosLas dos vías para enterarte de que un correo rebotó.
• Enlaces con tu propio dominioQue los enlaces medidos salgan con tu dominio.
• Definiciones de las métricasQué cuenta cada cifra y sobre qué se divide.
• Medición del origenDe qué campaña llega cada visita y cada lead.
• Negocio por campañaCuánto negocio sale de cada campaña.

Si integras Marketing con tus sistemas, la API y las herramientas para asistentes de IA están en Marketing: API y herramientas MCP.

Siguiente paso

Antes de tu primera campaña, entra en Ajustes › Envío de correo, necesitas entrar con tu cuenta y comprueba dos cosas: desde qué dirección salen tus correos y por qué servidor salen. Lo explica Entregabilidad. Cuando la campaña haya salido, revisa sus resultados y pasa a los interesados al CRM para que la campaña se convierta en oportunidades reales.