Enviar un presupuesto al cliente
Envía el presupuesto por correo con el PDF adjunto y un enlace para verlo y firmarlo en línea, y sigue después si el cliente lo ha abierto o firmado.
Actualizado el . 4 min de lectura
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Es el flujo más habitual: terminas de preparar el presupuesto y se lo mandas al cliente. El cliente recibe un correo con el PDF adjunto y un enlace para ver el presupuesto en línea y, si lo permites, aceptarlo y firmarlo cuando quiera. Al enviarlo, el presupuesto pasa de Borrador a Enviado y el envío queda anotado como interacción en la ficha del cliente.
Antes de enviar
- Que esté en Borrador. Solo se envían presupuestos en borrador, que es también el único estado en el que se pueden editar.
- Que tengas a quién mandarlo. Necesitas al menos un destinatario con correo; puedes elegir contactos del cliente o escribir una dirección.
- Que la validez sea futura. Revisa la fecha «Válido hasta»: cuando pase, el presupuesto expirará.
- Si deben firmar varias personas, añádelas como firmantes obligatorios en la pestaña Seguimiento. Cada una recibe su propio enlace de firma; lo explica Solicitar la firma.
Necesitas el permiso «Enviar presupuestos».
Enviar el presupuesto
Abre el presupuesto
En CRM › Presupuestos, necesitas entrar con tu cuenta, abre el presupuesto en borrador.
Pulsa Enviar al cliente
Está en la cabecera del presupuesto (y en el menú Acciones, como Enviar a Cliente). Se abre el diálogo de envío con el destinatario y el asunto ya rellenados.
Revisa destinatarios, asunto y mensaje
En Para puedes añadir o quitar destinatarios. Cambia el Asunto y el Mensaje si quieres, y elige qué archivos adjuntos del presupuesto acompañan al correo.
Decide si permites la firma
El interruptor Permitir firma electrónica viene activado: el cliente podrá aceptar y firmar desde el enlace cuando lo decida. Si lo desactivas, recibirá el presupuesto solo para revisarlo y, si después necesitas su firma, tendrás que pedírsela.
Ajusta las opciones avanzadas (opcional)
En Opciones avanzadas puedes cambiar el Plazo del enlace de firma para este envío, sin pasar del máximo que fije tu organización, y marcar Enviarme una copia.
Envía
Pulsa Enviar y permitir firma (o Enviar, si desactivaste la firma). El presupuesto pasa a Enviado.
El diálogo de envío, de un vistazo:
- Para: los contactos del cliente o cualquier dirección que escribas.
- Asunto, mensaje, adjuntos, Permitir firma electrónica y, en Opciones avanzadas, el plazo del enlace y Enviarme una copia.
- Envía el correo y el presupuesto pasa a Enviado.
Qué recibe el cliente
- El PDF adjunto, para guardarlo sin abrir ningún enlace.
- Un enlace para ver el presupuesto en línea, que puede descargar en PDF y, si la firma está permitida, aceptar y firmar.
El enlace es público, pero no aparece en buscadores. Dura lo que fije tu organización en el plazo de visualización (lo explica Plazos de los enlaces) y puedes retirarlo desde la pestaña Seguimiento. Mientras siga vigente, el cliente puede ver el documento y descargarlo aunque el presupuesto ya esté firmado, rechazado o expirado; lo que deja de poder hacer en esos estados es firmar.
Si el cliente tiene acceso al portal del cliente, también puede ver y firmar sus presupuestos desde allí.
Seguir el presupuesto enviado
En la pestaña Seguimiento del presupuesto ves:
- Cuándo se envió y a qué dirección.
- Si el cliente ha abierto el enlace y cuántas veces.
- Si ha firmado, lo ha rechazado o sigue pendiente.
- Los firmantes obligatorios y en qué punto está cada uno.
Las fechas y horas se muestran en la zona horaria de tu organización. Las visitas, la firma y el rechazo del cliente quedan también como interacciones en su ficha, de modo que cualquiera del equipo ve la historia sin preguntarte.
Compartirlo con más personas del cliente
Si el presupuesto ya está enviado y quieres que lo vea otra persona del cliente, en el menú Acciones elige Enviar a otro contacto. No cambia el estado ni reenvía al destinatario original: solo añade a esas personas, cada una con su propio enlace.
Si el cliente no firma
Es habitual que el cliente abra el enlace y deje el presupuesto a medias. Tienes estas salidas:
- Pedir la firma a personas concretas, con un plazo y un mensaje propios: Solicitar la firma.
- Si el enlace ha caducado, en Seguimiento pulsa Regenerar enlace de firma para enviarle uno nuevo.
- Llamarle. El propio Seguimiento te lo sugiere cuando lleva tiempo sin firmar.
Siguiente paso
Cuando el cliente firme, el presupuesto pasa a Aprobado y la oportunidad vinculada se gana. Lo siguiente es convertirlo en factura o en proyecto.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Presupuestos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.