Solicitar la firma a personas concretas
Envía enlaces de firma a los firmantes que elijas desde el presupuesto, con el plazo y el mensaje que quieras, y reactiva enlaces caducados.
Actualizado el . 4 min de lectura
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Cuando envías un presupuesto con la firma permitida, el cliente ya puede firmarlo desde su enlace. Solicitar firma ahora sirve para algo más: exigir que firmen personas concretas (por ejemplo, la gerente y el responsable de compras del cliente), mandar un enlace nuevo a quien lo ha perdido o reactivar a firmantes cuyo enlace caducó. Cada firmante recibe su propio enlace, con el plazo y el mensaje que elijas, y el presupuesto se aprueba cuando han firmado todos los obligatorios.
Permiso necesario
Pedir firmas, regenerar enlaces y retirarlos exige el permiso «Gestionar firma de presupuestos», que de partida tienen el Super Administrador y el Gerente. No basta con poder editar presupuestos. Quien administra tu organización lo concede desde Ajustes › Usuarios, necesitas entrar con tu cuenta.
Cuándo usarlo
- El presupuesto está Enviado, Pendiente de firma o en Firma parcial y necesitas que firmen personas concretas.
- El enlace de firma ha vencido y hay firmantes obligatorios a los que reactivar.
- El presupuesto ya está Aprobado y quieres una firma electrónica como prueba adicional; lo explica Firma de refuerzo legal.
- Quieres acompañar el enlace con un mensaje propio.
Cómo se hace
Abre el presupuesto
En CRM › Presupuestos, necesitas entrar con tu cuenta, abre el presupuesto.
Ve a la pestaña Seguimiento
Verás los firmantes obligatorios y en qué punto está cada uno. También llegas desde el menú Acciones con Solicitar firma a personas concretas.
Pulsa Solicitar firma ahora
Se abre el diálogo de solicitud: en el ordenador como ventana; en el móvil, como hoja que sube desde abajo.
El diálogo de solicitud
¿A quién?
Marca a quién debe firmar; le enviamos el enlace al momento. Aparecen los firmantes que ya tiene el presupuesto (los que ya firmaron o rechazaron no se pueden marcar), y puedes añadir otros contactos del cliente o escribir otro correo que no esté en la ficha. Los firmantes nuevos se crean al enviar. Si el presupuesto aún no tenía firmantes, el primero que añadas queda como firmante principal.
Si alguno de los marcados ya tiene un enlace activo, no se le manda otro: se reutiliza el que tiene. Si quieres que reciba un correo nuevo (por ejemplo, porque perdió el anterior), marca Reenviar correo a los firmantes con enlace activo: se retira el enlace anterior y se le envía uno nuevo.
¿Cuánto tiempo es válido?
Elige cuánto dura el enlace: 24 h, 48 h, 72 h, 7 días, 15 días o 30 días. Por defecto, 72 horas. Las opciones que superan el máximo de tu organización aparecen desactivadas; ese máximo se fija en Plazos de los enlaces.
Mensaje personalizado
Despliega Añadir mensaje personalizado (opcional) y escribe hasta 2.000 caracteres. Si lo dejas vacío, se usa el saludo estándar de tu organización. El mensaje viaja en el correo de cada firmante y queda guardado en la ficha del cliente, para que el equipo sepa qué se dijo en cada solicitud.
Copia para ti
Marca Enviarme una copia del correo a mí también si quieres reenviar tú el enlace desde tu propio correo, por ejemplo contestando a una conversación que ya tienes abierta con el cliente.
Enviar
El botón cambia según lo que vayas a hacer: Enviar enlace de firma, Añadir y enviar enlace de firma (si incluyes firmantes nuevos) o Reactivar y enviar enlace (si reactivas enlaces caducados). Al terminar, un resumen te dice a quién se ha enviado, a quién se ha reutilizado el enlace y a quién se ha omitido y por qué.
Preguntas frecuentes
¿Y si pulso dos veces seguidas? No pasa nada: el firmante ya tiene un enlace activo y se reutiliza el mismo.
¿Y si el cliente abre el enlace antiguo y el nuevo? El presupuesto no se puede firmar dos veces. Cuando el firmante firma, su firma queda registrada y el resto de enlaces deja de servir para firmar.
¿Y si un firmante rechaza? El flujo se cierra como rechazado.
Qué pasa después
La firma de un presupuesto
Participan: Tu equipo, UTILIA OS, Firmante.
De Tu equipo a UTILIA OS:
Solicitar firma ahora
Eliges a quién, el plazo del enlace y, si quieres, un mensaje.De UTILIA OS a Firmante:
Correo con su enlace de firma
Con tu mensaje, si lo escribiste. La solicitud queda en la ficha del cliente.De Firmante a UTILIA OS:
Aceptar y firmar
El presupuesto pasa a Pendiente de firma mientras firma.Nota en UTILIA OS:
Guarda la firma con fecha, hora y su certificado (Ver certificado, en el historial).De UTILIA OS a Tu equipo:
Presupuesto aprobado (respuesta)
Si era el último firmante obligatorio. Tu pantalla se actualiza al momento y la oportunidad vinculada se gana.
Siguiente paso
Cuando hayan firmado todos, convierte el presupuesto en factura o en proyecto desde el bloque ¿Y ahora? del propio presupuesto.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Presupuestos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.