Estados del presupuesto
Los nueve estados de un presupuesto, qué los hace cambiar, cuándo se puede pedir firma y qué acción te ofrece la pantalla en cada uno.
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Cada presupuesto pasa por varios estados desde que lo creas hasta que se cierra. Saber en cuál está te dice qué puede hacer el cliente, qué puedes hacer tú y cuál es el siguiente paso. El estado aparece como distintivo en el listado de CRM › Presupuestos, necesitas entrar con tu cuenta y en la cabecera del presupuesto.
Los nueve estados
Estados de un presupuesto
Borrador
DRAFT
Lo estás preparando. Es el único estado en el que se puede editar y no se puede pedir firma.Se llega desde Borrador cuando: Acciones › Cancelar presupuesto
Cancelado
CANCELLED
Estado final
También desde cualquier estado salvo Aprobado.
Se llega desde Borrador cuando: Pulsas Enviar al cliente
Enviado
SENT
El cliente lo ve y, si activaste la firma, lo firma desde el enlace de su correo.Se llega desde Enviado cuando: El cliente lo rechaza o pulsas Marcar rechazado
Rechazado
REJECTED
Estado final
Se puede crear una nueva versión.Se llega desde Enviado cuando: Pasa la fecha de validez sin firmarse
Expirado
EXPIRED
Se puede crear una nueva versión o regenerar el enlace de firma.
Se llega desde Enviado cuando: El cliente pulsa «Aceptar y firmar»
Pendiente de firma
SIGNING_IN_PROGRESS
Aún no ha terminado de firmar; su enlace sigue vivo.Se llega desde Pendiente de firma cuando: Caducan los enlaces de firma sin usarse
Enlace de firma vencido
SIGNING_EXPIRED
Se recupera regenerando el enlace desde Seguimiento.
Se llega desde Pendiente de firma cuando: Firma uno de varios firmantes obligatorios
Firma parcial
PARTIALLY_SIGNED
Puedes pedir la firma a los que faltan.Se llega desde Firma parcial cuando: Firma el último firmante obligatorio
Aprobado
APPROVED
Estado final
La oportunidad vinculada se gana. Solo admite firma de refuerzo legal.
Otras transiciones
- Enviado pasa a Aprobado: Pulsas Marcar aprobado, o firma el cliente si es el único firmante.
- Pendiente de firma pasa a Aprobado: Termina de firmar el único firmante, o pulsas Marcar aprobado.
- Pendiente de firma pasa a Rechazado: Pulsas Marcar rechazado.
Mientras está Enviado o Pendiente de firma, quien tiene permiso puede pulsar Marcar aprobado o Marcar rechazado. Si el presupuesto se aprueba por firma, la oportunidad vinculada se marca como ganada. Cómo se envía lo explica Enviar un presupuesto.
Dos estados se confunden a menudo y se resuelven de forma distinta:
Dos caducidades distintas
Caduca el presupuesto
Expirado
Caduca el enlace
Enlace de firma vencido
Qué te ofrece la pantalla en cada estado
El detalle del presupuesto destaca la acción que toca:
- Borrador: Seguir editando y Enviar al cliente.
- Enviado o Pendiente de firma: Marcar aprobado y Marcar rechazado. En la pestaña Seguimiento ves si el cliente lo ha abierto y puedes pedir la firma a personas concretas.
- Enlace de firma vencido: en Seguimiento, Regenerar enlace de firma (o Reactivar firma de los firmantes, si hay firmantes obligatorios) le envía un enlace nuevo. Si además ha pasado la validez del presupuesto, se renueva al regenerar el enlace.
- Aprobado: Generar factura y el bloque ¿Y ahora? con los siguientes pasos. Si ya lo has facturado, Ver factura.
- Expirado o Rechazado: Crear nueva versión, que abre el editor para preparar otra versión con los ajustes que hagan falta.
Y después de aprobarlo
El siguiente paso natural es generar la factura o crear el proyecto. Los tienes en el bloque «¿Y ahora?» del presupuesto y en el menú Acciones.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Presupuestos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.