Plantillas de tareas

Una plantilla guarda las tareas base de un tipo de servicio, como redes sociales, Meta Ads, Google Ads o una web, para no montarlas a mano en cada cliente. Al crear un proyecto eliges la plantilla y se cargan sus tareas: las que se hacen una vez y las recurrentes, ya programadas y con sus asignados. Después cada proyecto sigue a su aire: puedes añadirle tareas sueltas sin tocar la plantilla, y cambiar la plantilla no cambia los proyectos que ya la usan.

En tu pantalla, la página se llama con el nombre de tu perfil de trabajo: Plantillas de tareas, Plantillas de entregables en Agencia o Plantillas de issues en Software. Esta guía usa los nombres del perfil Proyectos y tareas.

Antes de empezar

• Las plantillas son de toda la organización: las mismas para todos los proyectos.
• Para aplicar una a un proyecto que ya existe tienes que pertenecer a él: ser su líder, miembro o de uno de sus departamentos.
• Cargar una plantilla crea tareas, así que siempre hace falta el permiso Crear issues.

Quién puede hacer qué

De fábrica, solo el Super Administrador gestiona plantillas. Para que otra persona pueda prepararlas, concédele Gestionar plantillas de tareas en la pestaña Acceso de su ficha, como explica Ajustar el acceso de una persona. Quien no las gestiona solo ve las que no están archivadas, en el momento de elegir una. Si además puede aplicarlas en bloque (Editar proyectos de desarrollo y Crear issues, como el Gerente), también abre la página de plantillas, en solo lectura: ve cada plantilla con sus tareas y su única acción es Aplicar a varios proyectos.

Dónde están

En Gestión de proyectos, Proyectos (en Agencia, Cuentas), pulsa Plantillas en la cabecera, a la izquierda de Nuevo proyecto. Mientras estás en las plantillas, la pestaña Proyectos del menú del módulo sigue marcada, porque cuelgan de ella, y arriba tienes Volver a Proyectos. También llegas desde el buscador y desde Gestionar plantillas, al crear un proyecto o al aplicar una plantilla; al terminar vuelves a donde estabas, con la plantilla nueva ya elegida.

Cada fila dice cuántas tareas trae, cuántas se repiten y en cuántos proyectos se ha usado: «6 tareas · 4 se repiten · usada en 12 proyectos». Las archivadas van aparte, en Archivadas.

Crear una plantilla

1. Abre una plantilla nueva

   Pulsa Nueva plantilla (con teclado, también la tecla N).

2. Ponle nombre

   En Nombre, el tipo de servicio con el nombre que uses en tu equipo, por ejemplo «Meta Ads». La Descripción es opcional: qué incluye el servicio y para quién es. No puede haber dos plantillas sin archivar con el mismo nombre.

3. Añade las tareas base

   En Tareas base, pulsa Añadir tarea por cada una. Cómo se rellena cada tarea está en el apartado siguiente.

4. Ordénalas

   El orden de la lista es el orden en que se crean. Cámbialo con Subir y Bajar en el menú de cada fila.

5. Guarda

   Pulsa Crear plantilla. Si intentas salir con cambios sin guardar, el aviso te ofrece Guardar y salir. Al cambiar una plantilla que ya existe, en cuanto hay cambios aparece abajo una barra con Guardar cambios y Descartar.

Una plantilla admite hasta 100 tareas.

Las tareas base

Cada tarea base se rellena en el diálogo Nueva tarea base: Título, Repetición, Fecha límite (solo las de una vez), Asignados, Prioridad, Tipo, Etiquetas y Descripción. En el perfil Software hay además puntos de historia y estimación.

Una vez o cada cierto tiempo

En Repetición, No se repite es para lo que se hace una vez al arrancar, como la configuración inicial de la cuenta publicitaria. Para esas eliges Sin fecha límite o que venza unos días después: indica cuántos en Días después de empezar, de 0 a 365. Se cuentan desde el día en que empiezan las tareas: hoy, la fecha de inicio del proyecto si es futura o el día que elijas en Empieza al aplicarla.

Con Cada semana, Cada mes u otra frecuencia, la tarea se carga como tarea recurrente: no lleva fechas, porque las pone quien aplica la plantilla, y debajo ves la regla y cuándo se crea cada vez («Cada mes, el día 5» y «Se crea el día 1 y vence el día 5»). También aquí eliges si poner el mes o la semana en el título.

En el editor, cada fila lo resume: «Una vez · vence 3 días después», «Una vez · sin fecha límite» o la regla, como «Cada mes, el día 5».

Asignados

• Líder del proyecto (en Agencia, Líder de la cuenta): la tarea va a quien lidere cada proyecto en el momento de cargar la plantilla. Es lo más útil cuando cada cliente tiene su responsable.
• Personas: gente concreta de la organización, por ejemplo la diseñadora que hace todas las piezas.

Al crear un proyecto con la plantilla o al aplicarla a uno, quien no sea miembro del proyecto se añade a él, y el bloque lo avisa antes de pulsar. Al aplicarla a varios proyectos lo decides tú con una casilla (más abajo). Las personas que ya no forman parte del equipo se saltan: el editor lo avisa en la fila de la tarea («1 persona ya no forma parte del equipo: no se asignará») y la vista previa, junto a su nombre.

Etiquetas

Se escriben por nombre, hasta 10 por tarea, con sugerencias de las que ya existen. Al cargar la plantilla se usa la etiqueta del proyecto con ese nombre o se crea. Al aplicarla a un proyecto que ya existe, solo se crean las que faltan si tienes Gestionar etiquetas; si no, se usan las que ya hay y el aviso dice cuántas no se han creado.

Elegirla al crear un proyecto

En el formulario de alta del proyecto, después de Equipo (donde eliges el Líder), está el bloque Plantilla.

1. Elige la plantilla

   En el selector, Sin plantilla o una de las que hay. Al elegirla, una línea resume lo que va a cargar: «6 tareas, 4 se repiten».

2. Revisa y ajusta

   Pulsa Ver y ajustar para ver cada tarea con lo que va a pasar de verdad («Cada mes, el día 5 · primera el 5 nov», «Una vez · vence el 3 nov»). Desmarca las que no quieras en este proyecto y cambia sus asignados tocando sus caras.

3. Crea el proyecto

   Las tareas empiezan hoy o, si el proyecto tiene una fecha de inicio futura, ese día: el bloque lo dice («Empiezan el 1 dic (fecha de inicio del proyecto).»). Al crear, el aviso cuenta lo cargado («Proyecto creado con 6 tareas. 4 se repiten.») y se abre la pestaña Recurrentes del proyecto.

El bloque aparece si puedes crear tareas y hay alguna plantilla sin archivar (o puedes crear la primera). Si la vista previa no carga, se dice y puedes reintentarlo sin que eso bloquee el alta.

Aplicarla a un proyecto existente

Abre el proyecto y pulsa Aplicar plantilla en su pestaña Recurrentes, o en el menú de opciones del proyecto. Es el mismo bloque del alta más Empieza, que por defecto es la fecha de inicio del proyecto si es futura y, si no, hoy. Pulsa Aplicar: el aviso cuenta cada tarea de la plantilla una vez («Plantilla aplicada: 6 tareas, 4 se repiten.»).

Se aplica todo o nada: si algo falla, no se crea ninguna tarea y puedes repetirlo sin duplicar. Si el proyecto no está activo, sus tareas recurrentes se crean en pausa y arrancan solas cuando se active.

Al volver a aplicarla

Si el proyecto ya usa esa plantilla, el diálogo lo avisa: «Este proyecto ya usa esta plantilla. Las recurrentes que ya tiene no se duplican.»

• Las recurrentes que ya tiene, en marcha o en pausa, se saltan: las que salieron de esa misma tarea de la plantilla y las que tienen el mismo título y la misma regla. En Ver y ajustar aparecen con la casilla desactivada y «ya está en este proyecto: no se duplica».
• Las tareas de una vez se vuelven a crear, porque se entiende que las pides otra vez. Si no las quieres, desmárcalas antes de aplicar.

Aplicarla a varios proyectos

Pensado para quien tiene decenas de clientes con el mismo servicio. En la lista de plantillas, abre el menú de la plantilla y pulsa Aplicar a varios proyectos. En solo lectura, el botón está en la propia plantilla.

1. Elige los proyectos

   Busca por nombre: si tus proyectos se llaman «Cliente · Servicio», escribir «Meta Ads» deja a mano todos los de ese servicio. Elegir los N que se ven los marca de una vez. Solo salen los proyectos activos.

2. Decide cuándo empiezan y a quién se añade

   Empieza (opcional): sin fecha, cada proyecto empieza en su fecha de inicio si es futura, o hoy. Añadir como miembros a los asignados que no lo sean viene marcada: quien la plantilla asigna se añade a cada proyecto en el que no esté. Si la desmarcas, en cada proyecto solo se asigna a quien ya sea miembro.

3. Aplica

   Pulsa Aplicar a N proyectos. Se aplica en lotes de 25, con el avance a la vista («Aplicando 25 de 50…»). Mientras tanto la ventana no se cierra, para que no quede a medias sin saber dónde.

Al terminar ves el resultado con cifras que cuadran, por ejemplo «Aplicada en 14 proyectos. 1 ya la tenía». Los proyectos en los que no tienes acceso se cuentan aparte y los que fallan salen con su nombre y su motivo; el fallo de uno no frena a los demás. Con la casilla de miembros desmarcada, el resultado dice también en cuántos proyectos alguien se quedó sin asignar por no ser miembro. Cada envío crea como mucho 500 tareas: si se llega a ese tope, el resultado nombra los proyectos que quedaron sin tocar y ofrece aplicarla solo a esos.

Aquí no hay ajustes por tarea: cada tarea va a sus asignados de la plantilla, y las de Líder del proyecto, al líder de cada uno. Las recurrentes que un proyecto ya tiene se saltan, igual que al aplicarla a uno. La diferencia está en las de una vez: en un proyecto que ya usaba esta plantilla no se vuelven a crear, solo se añaden las recurrentes que le falten, y el resultado agrupa esos proyectos aparte con sus nombres («3 proyectos ya tenían esta plantilla: solo se han añadido las tareas que se repiten y les faltaban.»).

La plantilla no cambia los proyectos

El editor lo recuerda junto a la lista de tareas: «Los cambios valen para los proyectos en los que la apliques a partir de ahora. Los que ya la usan no cambian.»

Para llevar una tarea recurrente nueva a los proyectos que ya usan la plantilla, añádela a la plantilla y aplícala a todos ellos con Aplicar a varios proyectos: en cada uno solo se crea la recurrente que falta, sin repetir las de una vez. En un solo proyecto, con Aplicar plantilla, desmarca las de una vez antes de aplicar. Para cambiar una repetición que ya existe, usa Cambiar repetición en cada proyecto.

El historial de cada tarea recurrente dice de qué plantilla salió («De la plantilla «Meta Ads»»).

Duplicar, archivar y eliminar

En el menú de cada plantilla:

• Duplicar crea «Meta Ads (copia)», para preparar una variante sin tocar la original.
• Archivar la deja de ofrecer al crear proyectos y ya no se puede aplicar. Recuperar la devuelve.
• Eliminar la borra. Los proyectos que ya la usan no cambian: sus tareas se quedan.

Con tu asistente de IA

Si conectas Gestión de proyectos a tu asistente con Conecta tu IA, puede hacer esto mismo por ti. Usa dos herramientas: issue_recurrences para las tareas recurrentes y project_templates para las plantillas. Tú no tienes que escribir sus nombres: basta con pedírselo.

• «Aplica la plantilla Meta Ads a todas las cuentas que terminan en · Meta Ads.»
• «Crea en Cafetería Aurora · Meta Ads una tarea que se repita cada mes el día 5: Informe mensual de resultados, para Lucía.»
• «¿Qué tareas recurrentes tiene Clínica Brisa · Google Ads y cuántas se hicieron a tiempo?»
• «Pausa las tareas recurrentes de Hotel Marea · Redes sociales hasta nuevo aviso.»

Los nombres de los ejemplos son inventados. Tu asistente actúa siempre con tus permisos y dentro del plan de tu empresa: sin Gestionar plantillas de tareas no puede crear ni cambiar plantillas, y para aplicarlas necesita lo mismo que tú. Aplica a varios proyectos de 25 en 25 y te da el resultado de cada uno, con las mismas reglas: se salta las recurrentes que ya existen y, en los proyectos que ya usaban esa plantilla, no repite las de una vez.

Si algo falla

• No veo el botón Plantillas. Hace falta Gestionar plantillas de tareas, o poder aplicarlas en bloque (Editar proyectos de desarrollo y Crear issues).
• No sale el bloque Plantilla al crear un proyecto. Te falta Crear issues, o no hay ninguna plantilla sin archivar y tú no puedes crearlas.
• Una plantilla ya no aparece para elegirla. Está archivada: recupérala desde Archivadas («Esta plantilla está archivada. Recupérala para poder aplicarla.»).
• El proyecto se creó, pero sin sus tareas. Se abre Aplicar plantilla con lo que habías elegido y el aviso de que no se pudieron cargar. Pulsa Volver a intentarlo: no duplica nada.
• Las tareas de una vez salen dos veces. Se aplicó otra vez la misma plantilla con Aplicar plantilla en ese proyecto. Elimina las que sobran y, la próxima vez, desmárcalas antes de aplicar.
• Falta una etiqueta. Al aplicar a un proyecto que ya existe sin Gestionar etiquetas, no se crean las que faltan.
• Alguien no quedó asignado. Ya no forma parte del equipo (la vista previa lo avisaba) o, al aplicar a varios proyectos, no era miembro y la casilla Añadir como miembros a los asignados que no lo sean estaba desmarcada.
• Un proyecto sale «sin acceso para aplicarla». No eres su líder, ni miembro, ni de uno de sus departamentos, o queda fuera del alcance de tus permisos.
• No me deja guardar el nombre. «Ya hay una plantilla con ese nombre»: elige otro o archiva la que ya existe.

Siguiente paso

• Conecta tu IAConecta Gestión de proyectos a tu asistente para aplicar plantillas en bloque.
• Ajustar el acceso de una personaConcede Gestionar plantillas de tareas a quien prepara los servicios.