Firma de refuerzo legal sobre presupuestos aprobados
Pide una firma electrónica después de aprobar un presupuesto, como prueba adicional, sin cambiar su estado ni su fecha de aprobación.
Actualizado el . 3 min de lectura
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A veces un presupuesto se cierra fuera de la firma electrónica: un acuerdo de palabra, una firma escaneada que llega por correo o un presupuesto que viene de otro sistema ya aprobado. El presupuesto está aprobado, pero no tiene una firma electrónica asociada. Con la firma de refuerzo legal puedes pedírsela al cliente después, como prueba documental adicional por si hay una disputa, sin tocar el estado del presupuesto.
Dónde se ofrece
En un presupuesto Aprobado, la pestaña Seguimiento muestra en el bloque de firmantes el aviso «Aprobado sin firma digital. Puedes solicitar firma como refuerzo legal sin alterar el estado.» y el botón Solicitar firma ahora. La solicitud de refuerzo se ofrece en los presupuestos aprobados, también en los que ya se aprobaron con firma.
En qué se diferencia de la firma normal
Firma normal y firma de refuerzo
Antes de aprobarse
Firma normal
Presupuesto ya Aprobado
Firma de refuerzo
Las dos quedan registradas igual, en la ficha del cliente y en el historial del presupuesto; la de refuerzo, marcada como tal.
Cómo se pide
El procedimiento es el mismo que el de Solicitar la firma a personas concretas, y necesitas el mismo permiso, «Gestionar firma de presupuestos»:
Abre el presupuesto aprobado
Ve a la pestaña Seguimiento.
Pulsa Solicitar firma ahora
El diálogo muestra el aviso Refuerzo legal posterior: la firma no modificará el estado y el cliente verá un mensaje aclaratorio en el enlace antes de firmar.
Explícaselo en el mensaje
En Añadir mensaje personalizado conviene contarle al cliente que la firma solo refuerza un acuerdo ya cerrado y que no es un trámite nuevo.
Envía
Elige a quién, el plazo del enlace y envía.
Cuando el cliente firma
Recibes una notificación, Firma de refuerzo recibida, con el texto «Se ha recibido una firma de refuerzo del presupuesto» y su código. El presupuesto sigue Aprobado, con la misma fecha de aprobación, y la firma queda registrada como prueba adicional, con su certificado disponible en el historial del presupuesto (Ver certificado).
Si el cliente rechaza la firma de refuerzo, el presupuesto no se cancela ni cambia de estado: la aprobación original sigue siendo válida. Solo significa que no se ha podido guardar la prueba electrónica adicional, y queda anotado en la ficha del cliente.
Casos típicos
- Acuerdo de palabra ya cerrado: el cliente y tú os pusisteis de acuerdo hace meses y ahora pide una firma electrónica para su archivo.
- Presupuestos importados: vienen de otro sistema ya aprobados, sin firma electrónica.
- Renovaciones: un cliente que aprobaba por correo y quiere empezar a firmar electrónicamente.
- Auditoría: tu departamento legal o un auditor piden prueba documental firmada de presupuestos cerrados.
El refuerzo es para casos puntuales. En los presupuestos nuevos, añade los firmantes obligatorios desde el principio y usa el envío normal: así la firma es la del propio acuerdo.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Presupuestos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.