Seguir al equipo: Equipo hoy, calendario y ficha
Mira quién trabaja, quién está en pausa y a quién le falta fichar, quién falta cada día del mes y la jornada y las ausencias de cada persona.
Para quien lleva un equipo. Actualizado el . 9 min de lectura
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Tres pantallas de RRHH te dan la foto del equipo: Equipo hoy dice cómo está cada persona ahora; el Calendario de ausencias, quién falta cada día del mes; y la ficha de la persona reúne su jornada, sus ausencias y sus datos laborales, con las acciones que tu permiso te deja hacer. Lo que corriges o registras desde ahí queda en el registro de jornada con tu nombre, y a la persona le llega su aviso.
Antes de empezar
Cada pantalla, y cada pestaña de la ficha, se abre con su permiso, y solo enseña a las personas que ese permiso alcanza:
- Equipo hoy y la pestaña Jornada: «Ver la jornada del equipo» o «Ver la jornada de toda la empresa». El rol Gerente trae el primero, con alcance de su departamento.
- Calendario de ausencias y la pestaña Ausencias: «Ver ausencias del equipo», «Aprobar ausencias» o «Ver todas las ausencias».
- Avisos de vacaciones: «Gestionar días por persona» o «Ver todas las ausencias».
- Datos laborales: «Gestionar horarios» o «Ver la jornada de toda la empresa».
El paquete «Responsable de equipo» da a cada responsable lo necesario para ver la jornada, las ausencias y las incidencias de las personas a su cargo.
Equipo hoy
En RRHH, Equipo hoy ves a tu equipo agrupado por cómo está, con Sin fichar siempre primero.
- Cada cifra filtra la lista. Pulsa Sin fichar para ver solo a quien le tocaba entrar y no lo ha hecho.
- El día: Día anterior, Hoy, Día siguiente o Elegir día. El título cambia a Equipo ayer o Equipo mañana.
- Una persona, con su foto real y una línea: «Desde las 8:58 · 3 h 12 min». La fila abre su ficha.
- Sacar informe del registro detallado de las personas que estás viendo.
Los grupos, en orden: Sin fichar, Trabajando, En pausa, Aún no les toca, Han terminado, Ausentes, No trabajan hoy y Festivo. La línea de cada persona dice lo justo: «Le tocaba entrar a las 9:00», «Entra a las 15:00», «Salió a las 18:04» o «a distancia» si trabaja en remoto ese día. Un punto ámbar a la derecha avisa de que tiene una incidencia abierta. Con más de doce personas aparece el buscador, por nombre o por departamento.
Las ausencias en Equipo hoy
- Si no puedes ver las ausencias del equipo, a quien falta lo ves en No trabajan hoy, con «Hoy no trabaja». Nunca sabrás por esta pantalla que está ausente.
- Si las ves, sale en Ausentes. De una baja o un permiso que se comunica, solo quien gestiona RRHH ve el tipo y la fecha de vuelta; el resto ve «Ausencia». Una baja sin fecha de fin dice «hasta nuevo aviso».
- Una ausencia de unas horas no saca a la persona de su grupo: su línea añade «Fuera de 10:00 a 12:00».
Sacar un informe
Sacar informe, con el permiso «Sacar informes de jornada», prepara el registro detallado de las personas que tienes a la vista: cada entrada, pausa y salida, con sus correcciones. Elige PDF, para leerlo o XLSX, para trabajar con él (también hay CSV) y, si quieres, escribe para qué es. Queda anotado en el historial de informes. Los informes de toda la empresa y los accesos para la Inspección están en Informes de jornada, Inspección y representación.
Calendario de ausencias
En RRHH, Calendario de ausencias ves, mes a mes, quién falta cada día. Nunca dice el motivo: ninguna celda enseña el tipo de ausencia, ni con un color.
- En escritorio es una matriz de personas por días, con la cobertura del equipo arriba y los festivos de tu empresa marcados con un punto bajo el día. Una ausencia es un bloque ámbar; una solicitud pendiente, un bloque con borde.
- En el teléfono es una lista de ausencias del mes, una fila por ausencia («Del 19 al 30 de octubre»), que abre la ficha de la persona, y los festivos debajo.
- Quien gestiona RRHH ve además la columna Le quedan, con los días de vacaciones que le quedan a cada persona.
- Imprimir saca el calendario del mes sin menús ni barras, para colgarlo en el centro de trabajo. Está en la vista de escritorio; en la aplicación móvil no se ofrece.
- Abrir en el calendario te lleva al Calendario de UTILIA OS, si está en el plan de tu empresa.
La ficha de la persona
Se abre desde cualquier fila de Equipo hoy, de Por revisar o del calendario, y siempre tiene la vuelta a la pantalla de la que vienes. Arriba, su foto y su nombre, su puesto, su horario de hoy y cómo está ahora, con «Tiempo parcial 50 %» si trabaja a tiempo parcial. Desde ahí, Escribir a y su nombre abre una conversación directa (con el Chat en el plan) y Sacar informe del mes prepara el registro de su mes. Si puedes ver a esa persona en Ajustes › Usuarios, Ver su cuenta y permisos (o Ver su cuenta, si no puedes ver su acceso) abre su otra ficha, la de su cuenta, y desde allí vuelves aquí. Para llegar a la ficha sin pasar por Equipo hoy, escribe su nombre en el buscador.
Jornada
El mes en cifras (días trabajados, horas, extra e incidencias) y, debajo, cada día. Al abrir uno ves sus fichajes, sus incidencias, si pidió una corrección y si respondió a las que le hicieron: Conforme, No está de acuerdo o Sin respuesta de la persona.
Abre el día y pulsa Corregir el fichaje
Necesitas el permiso «Corregir fichajes». Tus propios fichajes los corrige otra persona.
Deja las horas como tienen que quedar
Cambia la Entrada y la Salida de cada tramo, marca Termina al día siguiente en un turno de noche, usa Añadir un tramo o Añadir una pausa.
Escribe el motivo y guarda
El motivo lo verán la persona, la representación y la Inspección: no escribas datos de salud. Si puedes resolver incidencias, marca Dar por resueltas las incidencias de este día. Pulsa Guardar la corrección.
El fichaje original no se borra: queda marcado como corregido, con el nuevo al lado, quién lo cambió y cuándo. A la persona se le pide que diga si está conforme con el cambio.
Validar jornada, con el permiso «Validar jornadas», da por cerrada una jornada completa que ya has revisado.
Ausencias
Sus días de vacaciones y de asuntos propios, con cuántos le quedan y cuántos ha disfrutado, y sus ausencias, Próximas y en curso y Anteriores. Lo que espera tu decisión se aprueba o se rechaza ahí mismo, como en Por revisar.
Añadir una ausencia, con «Aprobar ausencias» o «Gestionar días por persona», abre una hoja que se llama según el tipo que elijas:
Añadir una ausencia a nombre de otra persona
Bajas y permisos que se comunican
Registrar ausencia
Vacaciones y lo que se pide
Proponer una ausencia
Si la persona no puede responder en UTILIA OS (nunca ha entrado, tiene la cuenta bloqueada o no tiene el permiso de pedir sus ausencias), la hoja ofrece La persona ha dado su conformidad por otra vía, con dónde consta.
Con «Gestionar días por persona» tienes además, en cada ausencia que lo admite:
- Cambiar la fecha de fin de una baja o un permiso comunicado, o dejarla como aproximada si todavía no se sabe.
- Aplazar un permiso parental o Limitar que los dos progenitores disfruten a la vez del permiso por nacimiento, antes de que empiece. Solo en los casos que prevé la ley, con el motivo por escrito y otras fechas: la persona lo recibe así.
- Levantar la caducidad de los días de vacaciones protegidos por una baja, si estuvo relacionada con el embarazo, el parto o la lactancia. No hace falta escribir la causa.
Pedir el justificante (con «Aprobar ausencias» o «Gestionar días por persona») pide a la persona un documento que acredite el hecho, sin información médica. No se ofrece en las bajas ni en lo que se toma de los propios días, como las vacaciones.
Avisos de vacaciones
Los avisos formales que ha recibido la persona antes de que caduquen sus días, con el texto exacto que se le envió, cuándo se envió y si lo ha leído. Si estaba de baja, el aviso dice «Se enviará a su vuelta». Cómo funcionan estos avisos está en Tus días de vacaciones.
Datos laborales
Su jornada (completa o a tiempo parcial y su porcentaje), su contrato, el pacto de horas complementarias, su modalidad habitual, si está exenta del registro y su fecha de incorporación. Lo que tu permiso no alcanza no se enseña. Si la persona tiene un último día en la empresa, aquí ves también sus vacaciones pendientes de liquidar.
Al desactivarla o archivarla en Ajustes › Usuarios, si no tenía Último día en la empresa, se pone el de ese día. Si después se la vuelve a activar, ese día se quita solo y vuelve a recibir los avisos de vacaciones; el que escribiera RRHH a mano, o se cambiara después de la baja, se conserva. En los dos casos, quien gestiona sus días recibe el aviso «Ana Pérez vuelve al equipo», que dice qué ha pasado con esa fecha, con el botón Ver datos laborales.
Si algo falla
- Alguien de tu equipo no aparece. Equipo hoy solo enseña a quien trabaja con horario y entra en tu alcance. Revisa su departamento o su responsable directo en Ajustes › Usuarios.
- Alguien sale en Sin fichar y está en el médico. Si su ausencia de unas horas está registrada, su línea lo dice y no cuenta como falta de fichaje en esa franja.
- Ves «Ausencia» y no el motivo. Es a propósito: el tipo de una baja o de un permiso que se comunica solo lo ve quien gestiona RRHH.
- No aparece Corregir el fichaje. Te falta el permiso «Corregir fichajes», o es tu propia jornada.
- No puedes aplazar un permiso parental. Solo se puede antes de que empiece y con el permiso «Gestionar días por persona».
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Equipo hoy. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.