Recordatorios, avisos y desconexión

RRHH te recuerda lo que se te puede pasar, como fichar la salida, y decide cuándo te llega cada aviso para no molestarte fuera de tu tiempo de trabajo. Lo urgente llega siempre; lo demás puede esperar a que vuelvas de una ausencia o a que empiece tu jornada. Lo que espera es el aviso en el móvil y el correo: la campana de UTILIA OS lo apunta en el momento, así que nunca se pierde nada.

Antes de empezar

• Para la empresa, los ajustes están en Ajustes, RRHH, Recordatorios y desconexión y los cambia quien tiene el permiso «Gestionar horarios» para toda la empresa. Con un alcance menor se ven en solo lectura.
• Para ti, tus preferencias están en Mi perfil, Avisos, en la fila RRHH. Salen si RRHH está en el plan de tu empresa y puedes fichar o ver tu jornada.

Los recordatorios

¿Sigues trabajando? llega una sola vez, sin correo, y no exige respuesta: «Tu jornada de hoy terminaba a las 18:00 y sigue abierta. Si ya has terminado, puedes fichar la salida desde aquí; no hace falta que respondas ahora.» Nunca cierra la jornada por ti. Si sigue abierta de madrugada, se cierra sola y queda una incidencia para que la revises desde Mi jornada.

Te toca entrar usa el mismo margen con el que Equipo hoy marca a alguien como sin fichar. Un día con una ausencia, aunque sea de unas horas, no te recuerda la entrada; una ausencia de día completo tampoco te recuerda la salida.

Cada persona puede apagar sus recordatorios en Mi perfil › Avisos › RRHH, en Recordatorios de fichaje, aunque la empresa los tenga activados.

Lo que espera revisión

Cada mañana, hacia las 10:00, quien revisa recibe un solo aviso con lo que lleva días esperando en Por revisar: las solicitudes de ausencia que pasan del plazo que elige la empresa (de fábrica, 3 días), las peticiones de corrección de más de 2 días y las incidencias urgentes de más de 7 días sin resolver.

Lo que lleva 5 días sin decisión del responsable, solicitudes y correcciones, sube además a quien gestiona RRHH en toda la empresa. Una solicitud que empieza mañana sin respuesta no espera a ese plazo: ese mismo día llega «Una ausencia empieza mañana sin decidir» al responsable y a RRHH.

La desconexión

Hay dos interruptores para toda la plantilla, que afectan a los avisos de todos los aplicativos, no solo de RRHH:

• Durante las ausencias: lo que no es urgente le llega a la persona cuando vuelve.
• Fuera de la jornada: lo que no es urgente le llega al empezar su jornada.

En una empresa nueva vienen activados. Si tu empresa ya usaba RRHH, vienen apagados para no cambiar nada sin avisar, y Ajustes › RRHH › Configuración te los sugiere en Novedades de RRHH que tienes apagadas.

Aunque tu empresa no active el de la jornada, puedes activarlo para ti con No molestar fuera de mi jornada en Mi perfil › Avisos: lo que no es urgente te espera, sin móvil ni correo, hasta tu siguiente jornada. Al lado están Enseñar que estoy fuera en el chat y al asignarme trabajo, que vale para el chat y para quien te asigna trabajo, y las dos del chat: hasta cuándo estás fuera y si estás fuera de jornada. Las explica Lo que ven los demás cuando estás fuera.

Cuándo te llega un aviso

Algunos detalles que el árbol no cuenta:

• Lo que llega siempre son las llamadas entrantes y perdidas, los avisos de seguridad de tu cuenta (como un cambio de contraseña o un acceso desde un dispositivo nuevo), una reunión que empieza en menos de una hora y tus propios recordatorios de fichar.
• Los recordatorios de tus reuniones no llegan mientras estás fuera el día entero, ni se guardan para tu vuelta: no vas a estar. Con una ausencia por horas sí llegan, porque puedes volver antes. Quien organiza la reunión lo ve al convocarte o recibe un aviso si te ausentas después: lo explica Convocar una reunión y buscar un hueco.
• Un aviso obligatorio durante una ausencia también espera a tu vuelta, salvo que su plazo venza antes: entonces el correo llega en el acto y dice «No tienes que hacer nada hasta que vuelvas.».
• Si estás fichado, estás dentro de tu jornada, sea la hora que sea: en una tarde de horas extra o un turno movido, los avisos te llegan como siempre.
• Sin horario no hay «fuera de jornada»: a quien está exento del registro, a la asesoría o a un comercial externo los avisos le llegan como siempre. Durante una ausencia sí esperan, hasta las 8:00 del día siguiente al último día de ausencia.
• Los avisos graves de madrugada esperan aunque la empresa no tenga activada la desconexión: una «Incidencia grave de jornada» o un problema en la integridad del registro llegan al móvil y al correo al empezar la siguiente jornada de quien los recibe (sin horario, a las 8:00). En la aplicación se ven en el acto.

El No molestar general de Mi perfil › Avisos es otra cosa: silencia los avisos en tus dispositivos durante la franja que elijas, sea o no tu jornada. Lo explica Avisos y No molestar.

Los botones de un aviso

Algunos avisos de RRHH traen botones. Ninguno ficha por ti: los de fichar abren la aplicación con la acción preparada y te piden confirmarla.

La política de desconexión

Si tu empresa tiene su política de desconexión digital en un documento aparte del protocolo, súbelo en Política de desconexión con Subir tu política: un PDF o una imagen de hasta 10 MB. Apunta también en Consulta a la representación el día en que se consultó.

• Al Cambiar el documento, el anterior se conserva y hay que volver a apuntar el día de la consulta.
• Queda guardado junto al protocolo del registro de jornada. El vigente lo puede abrir cualquier persona de la plantilla con permiso para ver su jornada.
• Después de subirlo o cambiarlo, Configuración te avisa de que revises el protocolo y lo vuelvas a publicar, para que diga dónde está la política. El protocolo se explica en Protocolo, resumen mensual e información escrita.

Si algo falla

• Un aviso me llegó de noche. Comprueba si era de los que llegan siempre, si tenías la jornada abierta o si eres de las personas sin horario. Si nada de eso, revisa que la desconexión esté activada en tu empresa o activa la tuya en Mi perfil › Avisos.
• No me llega «¿Sigues trabajando?». Puede que lo tengas apagado en Recordatorios de fichaje, que tu empresa lo haya desactivado o que tengas una ausencia de día completo. Solo se envía una vez por jornada y, pasadas unas horas, ya no: la jornada se cierra sola de madrugada.
• Volví de vacaciones y me llegaron muchos avisos de golpe. Es lo que esperó durante tu ausencia: llega al empezar tu primera jornada.
• El correo de un documento me llegó fuera de horas, pero no al móvil. Los avisos obligatorios fuera de la jornada llegan a la aplicación y al correo en el acto, sin aviso en el móvil.
• No puedo cambiar estos ajustes. Hace falta el permiso «Gestionar horarios» para toda la empresa.