Informes de jornada, Inspección y representación

En Informes de jornada sacas el registro de jornada de tu empresa para la nómina, tu asesoría o un requerimiento; das a la Inspección de Trabajo un acceso de solo lectura por un tiempo; ves quién de la representación legal ha consultado el registro; y compruebas que nadie lo ha cambiado sin dejar rastro. Cada informe queda anotado con quién lo sacó y cuándo, y la Inspección y la representación leen el mismo registro detallado que tú.

Antes de empezar

• Permiso «Sacar informes de jornada». Lo que entra en un informe depende de su alcance: tu departamento, las personas a tu cargo o toda la empresa.
• Alcance de toda la empresa para crear y revocar enlaces para la Inspección, ver quién tiene el acceso de la representación y ver todos los informes sacados. Con otro alcance, esos bloques lo dicen y solo ves los informes que has sacado tú.
• Una sesión propia para crear un enlace: no se puede con una clave de acceso ni mientras ves la cuenta de otra persona.

La pantalla está en Ajustes, RRHH, Informes de jornada.

Sacar un informe

1. Elige el periodo

   En Sacar un informe, elige El mes pasado, Este mes, hasta hoy u Otro periodo.

2. Elige a quién incluir

   Toda la plantilla o Algunas personas. Incluir a quien ya no está en la empresa viene marcado: sus jornadas del periodo siguen siendo parte del registro.

3. Elige el formato

   PDF, para leerlo o imprimirlo, que es el recomendado; XLSX, para trabajar con los datos en una hoja de cálculo; CSV, para otros programas; o XML, para importar en otros programas.

4. Ajusta las opciones y sácalo

   En Más opciones, la Forma: Detallado (cada fichaje, con sus correcciones y la conformidad de la persona) o Resumido (una línea por jornada, con sus totales). Escribe Para qué es y Para quién es: queda anotado en el historial. Pulsa Sacar el informe.

Las ausencias salen con su tipo solo a quien puede verlo; al resto, como «Ausencia». Los registros que han pasado su plazo de conservación están bloqueados y no salen: el informe empieza el primer día que se conserva y te lo dice. Si los datos de alguna persona están bloqueados tras una supresión, el informe dice cuántas quedan fuera, sin nombrarlas. Su registro se conserva: si la Inspección lo pide, solicítalo a soporte de UTILIA OS.

También puedes sacar el informe de un grupo concreto desde Equipo hoy, con las personas ya elegidas; lo explica Seguir al equipo.

Horas extraordinarias

La fila Horas extraordinarias abre su página: el informe de cada mes para la representación y el tope anual de cada persona. Se abre con «Sacar informes de jornada» o con «Ver la jornada de toda la empresa».

Cada mes enseña las horas extra y las complementarias, quién está Cerca del tope y quién Pasa el tope, y el Detalle por persona. Descargar el informe lo deja anotado en el historial. Las horas extraordinarias se informan a la representación cada mes, se compensen como se compensen, y nadie puede pasar de 80 al año en proporción a su jornada (artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores).

En los horarios que cuentan las horas extra por semana o en el año, las que pasan del máximo de horas ordinarias de un día cuentan en el mes de ese día, sin esperar al cierre de la semana o del año, y el pie del informe lo recuerda.

En Compensadas y de fuerza mayor, Añadir un ajuste registra unas horas que no cuentan para el tope:

• Compensadas con descanso. Se le dan días de descanso a la persona, que tiene cuatro meses para disfrutarlos. Las añade quien tiene «Corregir fichajes» y «Gestionar días por persona». Si el plazo vence sin descansarlas, pasan a Por pagar y cuentan para el tope.
• Fuerza mayor. Para prevenir o reparar daños extraordinarios y urgentes. Las añade quien tiene «Corregir fichajes».

El Motivo lo verá la persona: no escribas datos de salud.

Enlaces para la Inspección

Un enlace da a la Inspección de Trabajo un acceso de solo lectura al registro, por un tiempo y para un periodo. Es una forma más de dar acceso: atiende el requerimiento en la forma que pida, y recuerda que puedes descargar aquí los mismos ficheros.

1. Crea el enlace

   Pulsa Crear un enlace y escribe la Referencia del requerimiento para reconocerlo después. Elige el Periodo que cubre (solo los registros que se conservan, hasta hoy), las Personas y cuánto Vale durante: 7, 15 o 30 días.

2. Protégelo con un código

   Proteger con un código de acceso viene marcado. Pulsa Crear el enlace.

3. Guarda el enlace y el código

   El enlace y el código se enseñan una sola vez. Cópialos con Copiar el enlace y Copiar el código y pulsa Ya lo he guardado. Comunica el código por otra vía, no junto al enlace.

La página que abre la Inspección no enseña nada hasta que se escribe el código, que tiene diez letras y números. Después dice de qué empresa es el registro, el periodo, las personas incluidas y hasta cuándo vale el acceso, y avisa de que cada consulta queda registrada, con su fecha, la dirección IP y el navegador, solo para la seguridad del registro. Pasados 30 minutos, vuelve a pedir el código. La página no aparece en los buscadores.

En la lista ves cada enlace con su periodo, sus personas, su estado («Vale hasta el…», «Caducó el…», «Revocado el…») y cuántas veces se ha abierto. Revocar lo deja sin efecto en el acto. Tras cinco intentos con un código equivocado, el enlace queda bloqueado y hay que crear otro. Al crear un enlace se avisa a los Super Administradores; al revocarlo, a los demás; y quien lo creó recibe un aviso la primera vez que se abre y si se bloquea.

La Inspección verá también el motivo de cada corrección y lo que cada persona escribió al no estar de acuerdo con su registro, cuando se escribieron en un formulario que avisaba de que podría verlos.

Si RRHH sale de tu plan

Un enlace sigue valiendo hasta que caduca aunque tu empresa quite RRHH de su plan. Para que puedas cortarlo si llega a quien no debía, mientras quede alguno abierto lo encuentras en Ajustes, Privacidad y cookies, encima de las pestañas, en Enlaces para la Inspección: «Siguen abiertos hasta que caducan, aunque RRHH ya no esté en tu plan. Si alguno ha llegado a quien no debía, revócalo.». Cada uno con su referencia, su periodo y Revocar. Lo ve quien saca informes de toda la empresa; crear enlaces nuevos sí exige RRHH.

Representación legal

La representación legal de la plantilla consulta el registro con el paquete Representación legal, que solo da un Super Administrador, con su motivo, en Ajustes › Usuarios (Ir a Usuarios). El acceso es siempre expreso: tampoco un Super Administrador consulta ese registro sin el paquete. Quien lo tiene ve en RRHH, en el grupo Personas, la entrada Registro de jornada.

Desde ahí consulta el registro por periodos y personas, lo descarga en PDF, XLSX o CSV y abre los Informes de horas extraordinarias de cada mes. Ve las correcciones con la hora de antes y la de después, quién las hizo y cuándo, y su motivo y la versión de la persona cuando se escribieron con el aviso. No ve documentos de identidad, domicilios, direcciones IP, ubicaciones ni el tipo de las ausencias.

En este bloque, Quién tiene el acceso enseña a cada persona con el paquete, desde cuándo y quién se lo dio («Ahora no le da acceso» si ya no le abre el registro); debajo, cada consulta y cada descarga de la representación. La empresa ve quién consultó, cuándo, qué periodo y cuántas personas, nunca cuáles.

Si tu empresa tiene representación y nadie tiene el acceso, Configuración lo señala: da el paquete o entrega por otra vía el informe de horas extraordinarias de cada mes.

Integridad del registro

Cada fichaje se encadena con el anterior mediante una huella, y la cadena se sella cada día y se comprueba cada semana. Así se puede demostrar que nadie ha cambiado un fichaje sin dejar rastro. No protege de quien controle el propio servidor. Los fichajes registrados antes de que empezara la cadena no la tienen.

El bloque dice el resultado de la última comprobación («La cadena de huellas del registro se comprobó el 20 de octubre de 2026: coincide.») y hasta qué día cubre. Si algo no cuadra, dice desde qué día y llega un aviso a quien saca informes de toda la empresa. Este aviso no se puede apagar.

Informes sacados

El historial anota cada informe con quién lo sacó, cuándo, el periodo, para qué y para quién. Si el fichero guardado ya no coincide con el que se entregó, o ya no se conserva, la fila lo dice.

Si algo falla

• El informe empieza más tarde de lo que pediste. Lo anterior ha pasado su plazo de conservación y está bloqueado: solo lo pueden pedir jueces y autoridades.
• No te deja crear el enlace para un periodo. Para periodos bloqueados, pide la puesta a disposición a soporte: el enlace solo cubre los registros que se conservan.
• No ves el botón Crear un enlace. Tu permiso no alcanza a toda la empresa, o estás con una clave de acceso o viendo la cuenta de otra persona.
• La Inspección dice que el enlace no vale. Ha caducado, se revocó o se bloqueó por el código. Crea otro y comunica el código por otra vía.
• Alguien de la representación no ve Registro de jornada. Le falta el paquete Representación legal. En Quién tiene el acceso, «Ahora no le da acceso» indica que su paquete ya no le abre el registro.