Reglas de ausencias y días por persona

Las vacaciones de tu empresa se gobiernan desde dos pantallas de Ajustes › RRHH. Ausencias fija las reglas de toda la empresa (qué pasa con los días que sobran al acabar el año, cuántos días recibe cada persona y qué ausencias se pueden registrar con fecha pasada) y deja corregir el tipo de una ausencia mal registrada. Días por persona enseña los días de cada uno y te deja ajustarlos con su motivo. Cada cambio llega a la persona en Mis ausencias, donde ve sus días y cuándo caducan.

Antes de empezar

• Permiso «Gestionar días por persona» para las dos pantallas.
• Alcance de toda la empresa para cambiar las reglas de Ausencias. Con otro alcance, la pantalla se ve en solo lectura y te dice por qué.
• Los días de vacaciones de cada año salen del horario de cada persona: se fijan en Horarios.

Días que sobran al acabar el año

En Ajustes, RRHH, Ausencias, el bloque Días que sobran al acabar el año decide qué pasa con las vacaciones que no se llegan a disfrutar. Con Pasar los días que sobren al año siguiente activado, se pueden disfrutar hasta la Fecha límite para disfrutarlos del año siguiente (el 31 de marzo si no la cambias). Días máximos que pasan pone un tope; con 0 pasan todos.

Pasar los días al año siguiente es una mejora que decide tu empresa, así que la pantalla te pide que lo confirmes («Falta confirmar vuestra decisión»): marca que ni el convenio, ni los contratos, ni ningún acuerdo obligan a pasarlos y pulsa Confirmar. Mientras no lo confirmes, Configuración te lo recuerda. Si tu empresa no lo había decidido antes, viene activado.

Desactivarlo abre un aviso que explica lo que cambia: los días que no se disfruten se perderán el 31 de diciembre. Antes, comprueba que ni tu convenio, ni los contratos, ni un acuerdo de empresa obligan a pasarlos; si hasta ahora los pasabas, dejar de hacerlo puede ser un cambio de condiciones, y conviene consultarlo con tu asesoría.

Aunque lo desactives, los días que no se pudieron disfrutar por una baja médica, por el nacimiento o el cuidado de un menor, por una adopción o un acogimiento, o por riesgo durante el embarazo o la lactancia se conservan. UTILIA OS protege, como mínimo, tantos días como duró la baja en el año, aunque la ley solo obliga cuando la baja impidió disfrutarlos.

Avisos, incorporaciones y días del año

• Avisos antes de perder días. Están siempre activados y no se pueden apagar. Antes de que se pierda un solo día, cada persona recibe dos avisos por escrito: a tres meses y a un mes del final del año, y a 60 y a 30 días de que caduquen los días que pasaron al año siguiente. Si está de baja, le llegan a la vuelta. Los ves, con su texto exacto, en la pestaña Avisos de vacaciones de su ficha en Equipo hoy.
• Al incorporarse. Con Prorratear las vacaciones del primer año, quien entra a mitad de año recibe los días que le corresponden desde su fecha de incorporación, redondeados a medio día a su favor. La fecha de incorporación se escribe en su ficha de Ajustes › Usuarios.
• Días de cada año. Lo que recibe cada persona al empezar el año. Las vacaciones salen de su horario (con Ir a Horarios si puedes abrirlo); los Asuntos propios y el Descanso compensatorio los fijas aquí. En España, la pantalla te recuerda que el mínimo de vacaciones son 30 días naturales.
• Solicitudes con fecha pasada. Qué tipos de ausencia se pueden registrar después de su inicio, por ejemplo una baja o una cita médica, y Cuántos días atrás se permite registrar. Los tipos sin marcar solo admiten solicitudes desde hoy.
• Días de referencia de permisos. Los días que se enseñan al pedir cada permiso que no gasta días: quien lo pide lee, por ejemplo, «No gasta tus días: para este permiso tu empresa reconoce 3 días por cada ocasión.». Son informativos: no descuentan vacaciones ni bloquean la solicitud.

Corregir el tipo de una ausencia

A veces una ausencia se registra como «Asuntos propios» u «Otra ausencia» y en realidad era un permiso que no gasta días, como el de cuidado de un familiar. No hace falta borrarla ni ajustar el saldo a mano: se corrige su tipo y los días se recolocan solos, con su traza. Al final de Ajustes, RRHH, Ausencias, el bloque Corregir el tipo de una ausencia dice cuántas hay y lleva a la lista.

1. Busca la ausencia

   La lista enseña las ausencias de «Asuntos propios» y «Otra ausencia» desde el 30 de junio de 2023. Elige un Año o Todos los años.

2. Pulsa Corregir el tipo

   Elige el Tipo correcto, agrupado en No gastan días y Gastan días, y escribe el Motivo de la corrección, de al menos 10 caracteres. No escribas diagnósticos ni detalles médicos.

3. Revisa qué pasa con los días

   Antes de confirmar, la hoja te dice el efecto: «Vuelven 2 días a los asuntos propios de Ana.», «Los 2 días pasan de los asuntos propios de Ana a sus vacaciones.» o «Se descuentan 2 días de las vacaciones de Ana. Si no le quedan, su saldo queda en negativo.». Las fechas no cambian.

4. Confirma

   Pulsa Corregir el tipo. Queda anotado en la ausencia quién lo ha corregido y por qué, y la persona recibe el aviso «Corregido el tipo de una ausencia tuya», con el tipo de antes, el de ahora y lo que cambia en sus días.

No es una lista de tareas: las ausencias que estaban bien siguen en ella, así que no esperes que se vacíe. Ves las de las personas cuyos días gestionas, y una ausencia cuyo tipo tu permiso no deja ver sale como «Ausencia», sin la opción de corregirla.

Días por persona

Ajustes, RRHH, Días por persona enseña a la plantilla con sus días de vacaciones, asuntos propios y descanso compensatorio del Año de los días que elijas. Busca a una persona y tócala para ver su detalle; en el teléfono, se abre en una hoja.

Para cambiar sus días, pulsa Cambiar junto al tipo, escribe el total y el Motivo del cambio, por ejemplo «Días de antigüedad según convenio». El motivo queda registrado con el cambio y la persona recibe un aviso.

Para ajustar a muchas a la vez, usa Ajustar a varias: elige a las personas, el Tipo de días, los Días que se suman (un número negativo los resta) y el Motivo. Al terminar, la pantalla te dice a cuántas se ha aplicado y, si alguna no se ha podido ajustar, por qué.

Días del año anterior

En el detalle de cada persona, Días del año anterior enseña los días que vienen de antes, por lotes, con su caducidad:

• Del año 2025: días que pasaron al año siguiente, hasta la fecha límite.
• De 2025, protegidos por una baja: días que no pudo disfrutar por una baja médica.
• De 2025, protegidos por una suspensión del contrato: no caducan.

Si la baja estuvo relacionada con el embarazo, el parto o la lactancia, sus días no caducan: pulsa Levantar la caducidad en ese lote. No hace falta escribir la causa. El detalle de cada lote solo lo ve quien gestiona RRHH de esa persona, porque un lote protegido revela que estuvo de baja.

Días perdidos en años anteriores

Este bloque estima, con lo registrado, si en años anteriores se dieron por perdidos días de vacaciones sin avisar antes: lo que quedaba al cerrar cada año menos lo que pasó al siguiente. Si hay alguno, Configuración lo señala en «Por revisar». Es una estimación y no repone nada desde aquí: decide con tu asesoría qué hacer.

Si algo falla

• Una persona sale «Todavía sin sus días de 2026». Abre su detalle y pulsa Crear sus días de 2026: se crean con los de su horario y los días por defecto de la empresa.
• No ves los lotes de una persona. Tu permiso no alcanza a gestionar sus días.
• Una ausencia sale como «Ausencia» y no puedes corregir su tipo. Tu permiso no te deja ver su tipo: la corrige quien gestiona RRHH de esa persona.
• Configuración sigue diciendo «Falta confirmar». Confirma la decisión en Ausencias, aunque la dejes como está.
• Has cambiado los días del horario y las personas siguen con los de antes. Los días de cada persona no cambian solos. En la ficha del horario, sección Vacaciones, Aplicar a los días de vacaciones de 2026 los pone al día en el año en curso y conserva las excepciones individuales; o ajústalos aquí, persona a persona.