Fichaje y registro de jornada
Ficha la entrada, las pausas y la salida, consulta tu jornada y, si eres responsable, supervisa, corrige, valida y exporta el registro de jornada del equipo.
Actualizado el . 6 min de lectura
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El fichaje es una de las dos mitades del aplicativo RRHH; la otra son las ausencias y vacaciones, que van siempre incluidas. Sirve para registrar tu jornada: marcas la entrada al empezar, las pausas que haces y la salida al terminar, y UTILIA OS calcula las horas trabajadas, las pausas y las horas extra.
En España el registro de jornada es obligatorio (Real Decreto-ley 8/2019). Por eso cada fichaje se guarda como un registro que no se puede alterar: las correcciones nunca borran el original, se añaden como un registro nuevo enlazado, con quién corrigió y por qué.
El menú de RRHH
Entra en RRHH, necesitas entrar con tu cuenta desde el menú. Según tus permisos verás:
- Resumen: el reloj para fichar y el estado de tu jornada.
- Mi jornada: tu historial de jornadas.
- Mis ausencias: tus solicitudes y tus días disponibles.
- En Personas, para responsables: Aprobaciones, Jornada del equipo, Ausencias del equipo e Incidencias.
- En Administración: Configuración, que abre Ajustes › RRHH.
Quién hace qué
Fichar es cosa de todo el equipo; supervisar y configurar, de unos pocos. Esto es lo que trae cada rol de fábrica; quien administra los permisos puede conceder cualquiera de ellos a un responsable.
Permisos de fichaje por rol
| Permiso | Super Administrador | Gerente | Vendedor | Asistente | Visualizador | Comercial Externo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fichar entrada/salidaY gestionar tus pausas. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Propios: Solo recursos creados por ti | Propios: Solo recursos creados por ti | Propios: Solo recursos creados por ti | Propios: Solo recursos creados por ti | No |
| Ver fichajes del equipoJornada del equipo. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Generar QREl código del punto de fichaje. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Corregir registros y Validar sesiones | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No | No | No | No |
| Ver anomalías y Resolver anomalíasIncidencias. | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No | No | No | No |
| Gestionar horarios y Gestionar festivos | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No | No | No | No |
| Exportar registrosInformes de jornada. | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No | No | No | No |
- Fichar entrada/salidaY gestionar tus pausas.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Ver fichajes del equipoJornada del equipo.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Generar QREl código del punto de fichaje.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Corregir registros y Validar sesionesTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver anomalías y Resolver anomalíasIncidencias.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Gestionar horarios y Gestionar festivosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Exportar registrosInformes de jornada.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Fichar entrada/salidaY gestionar tus pausas.Propios: Solo recursos creados por ti
- Ver fichajes del equipoJornada del equipo.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Generar QREl código del punto de fichaje.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Corregir registros y Validar sesionesNo
- Ver anomalías y Resolver anomalíasIncidencias.No
- Gestionar horarios y Gestionar festivosNo
- Exportar registrosInformes de jornada.No
- Fichar entrada/salidaY gestionar tus pausas.Propios: Solo recursos creados por ti
- Ver fichajes del equipoJornada del equipo.No
- Generar QREl código del punto de fichaje.No
- Corregir registros y Validar sesionesNo
- Ver anomalías y Resolver anomalíasIncidencias.No
- Gestionar horarios y Gestionar festivosNo
- Exportar registrosInformes de jornada.No
- Fichar entrada/salidaY gestionar tus pausas.Propios: Solo recursos creados por ti
- Ver fichajes del equipoJornada del equipo.No
- Generar QREl código del punto de fichaje.No
- Corregir registros y Validar sesionesNo
- Ver anomalías y Resolver anomalíasIncidencias.No
- Gestionar horarios y Gestionar festivosNo
- Exportar registrosInformes de jornada.No
- Fichar entrada/salidaY gestionar tus pausas.Propios: Solo recursos creados por ti
- Ver fichajes del equipoJornada del equipo.No
- Generar QREl código del punto de fichaje.No
- Corregir registros y Validar sesionesNo
- Ver anomalías y Resolver anomalíasIncidencias.No
- Gestionar horarios y Gestionar festivosNo
- Exportar registrosInformes de jornada.No
- Fichar entrada/salidaY gestionar tus pausas.No
- Ver fichajes del equipoJornada del equipo.No
- Generar QREl código del punto de fichaje.No
- Corregir registros y Validar sesionesNo
- Ver anomalías y Resolver anomalíasIncidencias.No
- Gestionar horarios y Gestionar festivosNo
- Exportar registrosInformes de jornada.No
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
- Departamento:
- Solo recursos de tu departamento
- Propios:
- Solo recursos creados por ti
Fichar a lo largo del día
Ficha la entrada
En Resumen, pulsa Fichar entrada. La jornada queda en curso y empieza a contar el tiempo. Solo puedes tener una jornada abierta a la vez.
Haz tus pausas
Pulsa Pausa al salir a comer o a descansar y Finalizar pausa al volver. Puedes hacer varias al día; el tiempo de pausa no cuenta como trabajado.
Ficha la salida
Pulsa Fichar salida. La jornada se cierra y se calculan las horas trabajadas (sin las pausas) y, si las hay, las horas extra respecto a tu horario.
Una jornada de ejemplo
09:00
Fichar entrada
Espera de 5 h hasta el siguiente.
14:00
Pausa
El tiempo de pausa no cuenta como trabajado.Espera de 60 min hasta el siguiente.
15:00
Finalizar pausa
Espera de 3 h hasta el siguiente.
18:00
Fichar salida
8 horas trabajadas, sin horas extra.
Según lo que configure tu organización, puedes fichar desde la web, la aplicación móvil, con un código QR o con geolocalización. Si tu horario exige ubicación, se te pedirá permiso de ubicación en el aparato y se comprobará que estás dentro de la zona permitida.
Fichar con código QR
Una persona con el permiso Generar QR muestra en pantalla un código temporal, por ejemplo en un punto de fichaje a la entrada de la oficina. El código caduca a los 30 segundos, así que hay que escanearlo en el momento: eso es lo que prueba que estás allí. Al escanearlo se registra tu entrada o tu salida. Al fichar la salida se te pide confirmación, y para responder tienes 90 segundos más aunque el código acabe de caducar.
Tu jornada y tus horas
En Mi jornada ves tus jornadas día a día, filtradas por fechas, con sus entradas, pausas y salidas y su estado:
Estados de una jornada
En curso
IN_PROGRESS
Jornada abierta, todavía sin salida.Se llega desde En curso cuando: Se queda sin salida y se cierra sola al día siguiente
Incompleta
INCOMPLETE
Falta un fichaje.
Se llega desde En curso cuando: Fichas la salida
Completada
COMPLETED
Se llega desde Completada cuando: Se detecta algo que revisar
Con incidencia
ANOMALY
Se llega desde Completada cuando: Un responsable la da por buena
Validada
VALIDATED
Estado final
Otras transiciones
- Con incidencia pasa a Validada: Se resuelven todas sus incidencias.
- Incompleta pasa a Validada: Un responsable la corrige y la valida.
También tienes el resumen de horas trabajadas y horas extra por semana, mes, trimestre o año. Las horas extra son los minutos que superan la jornada prevista en tu horario (por ejemplo, ocho horas al día).
Supervisar al equipo
Con el permiso Ver fichajes del equipo, en Jornada del equipo ves los fichajes de las personas a tu cargo, filtrados por persona, departamento, estado y fechas, con el método de cada fichaje y quién está en pausa ahora.
- Corregir un registro (permiso Corregir registros): si alguien olvidó fichar la salida o un fichaje es erróneo, se crea un registro de corrección enlazado al original con la hora correcta y el motivo. El original se conserva marcado como corregido. También puedes crear un registro manual cuando no hay ningún fichaje de ese momento.
- Validar jornadas (permiso Validar sesiones): marca como revisada una jornada ya cerrada.
- Incidencias (permisos Ver anomalías y Resolver anomalías): UTILIA OS detecta solo situaciones a revisar, como fichajes fuera de la zona permitida o jornadas incompletas, y las ordena por gravedad. Se resuelven con una nota. Quien las supervisa recibe además un aviso diario agrupado.
Horarios y festivos
Se configuran en Ajustes › RRHH, necesitas entrar con tu cuenta, en Horarios (permiso Gestionar horarios) y Festivos (permiso Gestionar festivos).
| Ajuste del horario | Qué decide | De fábrica |
|---|---|---|
| Jornada | Hora de inicio y fin, días laborables y minutos de trabajo al día y a la semana | 8 horas al día, 40 a la semana |
| Flexibilidad | Si se admite entrar y salir con margen, y cuántos minutos | Desactivada |
| Pausas | Si hay pausa obligatoria, cuánto dura, en qué franja y cuánto se puede pausar al día | Obligatoria, 60 minutos |
| Ubicación | Si hay que fichar dentro de una zona, con su punto base y su radio | Desactivada |
| Métodos | Desde dónde se puede fichar (web, móvil, QR, geolocalización) | |
| Horas extra | Si se permiten y el máximo al día. Si no se permiten, el exceso se registra como incidencia | Permitidas |
| Vacaciones | Días de vacaciones al año asociados al horario | 22 días |
Puedes tener un horario predeterminado para toda la organización y horarios por departamento. Una persona puede tener además su propio horario, que manda sobre el de su departamento, y excepciones para un periodo concreto, como una reducción de jornada temporal.
Los festivos (nacionales, autonómicos o locales) se registran por año y región, y el cómputo de jornada y el calendario los tienen en cuenta.
Exportar el registro de jornada
Para una inspección de trabajo o una auditoría, quien tenga el permiso Exportar registros genera el registro de un periodo en PDF, Excel, CSV o XML desde Ajustes › RRHH › Informes de jornada. Cada exportación se guarda con su propósito y su destinatario, y queda auditada: siempre se puede demostrar qué se exportó, cuándo y quién. Lo que entra en la exportación depende de tu alcance: solo tus datos, los de tu equipo o los de toda la organización.
Contiene datos personales
El registro de jornada y sus exportaciones contienen datos personales de la plantilla. Guárdalos con la confidencialidad que exige la normativa de protección de datos.
Cómo se conecta con el resto de UTILIA OS
- Ausencias: los días de vacaciones o permisos aprobados no cuentan como faltas. Lo explica Ausencias y vacaciones.
- Festivos y calendario: los festivos evitan contar como falta un día no laborable y aparecen en el calendario del equipo.
- Departamentos: la supervisión y los horarios se organizan por los departamentos de tu organización.
Siguiente paso
- Ausencias y vacaciones: pide días y, si eres responsable, apruébalos.
- Departamentos: organiza al equipo para asignar horarios y supervisión.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en RRHH. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.