Ausencias y vacaciones

Con las ausencias, cada persona pide sus vacaciones o permisos, su responsable los aprueba o los rechaza, y el calendario del equipo se actualiza al momento. Los días disponibles, usados y pendientes se llevan por persona y por tipo de ausencia.

Las ausencias forman parte del aplicativo RRHH, el mismo que el fichaje: quien tiene uno tiene el otro, no se contratan por separado. Tiene sentido: un día sin fichajes solo se explica ante una inspección si consta la ausencia que lo justifica.

Tipos de ausencia

Pedir una ausencia

Necesitas el permiso Solicitar ausencias, que de fábrica tienen todos los roles salvo el Comercial Externo.

1. Abre tus ausencias

   Entra en RRHH › Mis ausencias, necesitas entrar con tu cuenta y pulsa Pedir ausencia.

2. Elige el tipo y las fechas

   Elige el Tipo de ausencia, la Fecha de inicio y la Fecha de fin. Si es solo un rato, como una cita médica, marca Solo unas horas e indica las horas.

3. Adjunta el justificante si lo tienes

   Puedes añadir un justificante en PDF o en imagen arrastrándolo o pegándolo.

4. Revisa los días y envía

   El formulario te muestra los días disponibles de ese tipo y te avisa si no te llegan antes de enviar.

La solicitud queda Pendiente y le llega un aviso a quien tiene que aprobarla. En Mis solicitudes ves todas tus peticiones con su estado, y puedes Cancelar solicitud si está pendiente, o si está aprobada y todavía no ha empezado (los días vuelven a tu saldo).

Ausencias con fecha pasada

Algunas ausencias no se pueden pedir con antelación. De fábrica se pueden registrar con fecha anterior a hoy, hasta 60 días atrás, la baja médica, la cita médica, el fallecimiento familiar, la hospitalización o enfermedad grave de familiar y la fuerza mayor familiar. El deber inexcusable y la lactancia quedan fuera a propósito, porque se conocen con antelación. La lista y el margen se cambian en Ajustes › RRHH › Días por persona.

Aprobar o rechazar

Las solicitudes de tu equipo te llegan como aviso y aparecen en RRHH › Personas › Aprobaciones, necesitas entrar con tu cuenta, con el permiso Aprobar ausencias. Ningún rol lo trae de fábrica: quien administra los permisos se lo concede a cada responsable, normalmente con alcance Departamento. Solo ves las de las personas que entran en tu alcance; si tu alcance es tu departamento, no apruebas las del resto de la organización.

Puedes Aprobar o Rechazar cada solicitud; para rechazar escribes el motivo, que la persona ve. Recibe un aviso en los dos casos, y queda constancia de quién aprobó o rechazó y cuándo.

También puedes ver Borrador (todavía sin enviar) y Aprobada en parte (solo una parte del periodo pedido); los días de una solicitud aprobada en parte siguen contando como pendientes.

Días disponibles

Los tipos que descuentan días (vacaciones, asuntos propios y descanso compensatorio) tienen un saldo anual por persona. Cada tarjeta muestra los días Disponibles, los Usados y, si los hay, los Pendientes de aprobar, sobre el total de días del año.

• Los días de vacaciones salen del horario de cada persona (22 de fábrica).
• Los de asuntos propios y descanso compensatorio empiezan a cero hasta que tu organización los fija en Ajustes › RRHH › Días por persona. Mientras tanto, esas tarjetas muestran «0 días».
• Quien tiene el permiso Gestionar saldos (se concede a mano, como el de aprobar) puede preparar los saldos de cada persona al empezar el año y ajustarlos a mano en casos concretos (una incorporación, una compensación). La persona recibe un aviso cuando le ajustan el saldo.

Días que pasan al año siguiente

De fábrica, los días no disfrutados no pasan al año siguiente. Tu organización puede activarlo en Ajustes › RRHH › Días por persona, con un máximo de días y una fecha límite para disfrutarlos (el 31 de marzo, si no se cambia).

Ausencias del equipo

En RRHH › Personas › Ausencias del equipo, necesitas entrar con tu cuenta ves en un calendario quién falta cada día, con el permiso Ver ausencias equipo, que también se concede a mano. Sirve para planificar picos de trabajo, guardias y reuniones. Las ausencias aprobadas aparecen también en el calendario, en la vista Mi equipo y como fuente «Ausencias del equipo».

Cómo se conecta con el resto de UTILIA OS

• Fichaje: un día de ausencia aprobada no cuenta como falta en el registro de jornada.
• Calendario: tus ausencias y las del equipo se ven en la agenda, y al convocar una reunión se te avisa si alguien está ausente.
• Avisos: solicitudes pendientes, aprobaciones, rechazos, cancelaciones y ajustes de saldo te llegan como avisos, siempre enlazados a la pantalla donde se resuelven.

Siguiente paso

• Fichaje y registro de jornada: el día a día de la jornada.
• Usar el calendario: consulta la disponibilidad del equipo antes de convocar.