Usar el gestor de archivos como unidad de red

Puedes conectar el gestor de archivos de UTILIA OS al explorador de tu ordenador (el Explorador de Windows, el Finder de macOS o el gestor de archivos de Linux) como una unidad de red más. Así abres un documento con tu programa de siempre, lo editas, lo guardas y los cambios llegan a UTILIA OS sin descargar ni volver a subir nada. La conexión usa un protocolo estándar llamado WebDAV: entras con tu correo, una contraseña de aplicación y tus mismos permisos.

Qué puedes hacer desde la unidad de red

• Ver las carpetas del gestor a las que tienes acceso.
• Abrir y editar documentos con tus programas y guardar directamente en UTILIA OS.
• Subir archivos arrastrándolos a una carpeta y copiarlos entre carpetas.
• Crear carpetas, mover contenido y eliminar lo que sobre, según tus permisos.
• Llegar a los archivos vinculados a cada cliente y a cada proyecto del CRM.

Lo que ves por la unidad de red no es una copia: es el mismo gestor de archivos. Lo que cambias en un sitio se ve en el otro.

Lo que ves al conectarte

• files contiene las carpetas del gestor de archivos a las que tienes acceso, con sus subcarpetas y documentos.
• crm reúne los archivos del CRM: en clients, una carpeta por cliente con sus archivos vinculados y una carpeta projects con los archivos de cada proyecto de ese cliente.

Antes de empezar

1. Una cuenta activa con acceso al gestor

   Tu cuenta tiene que estar activa y tener el permiso Ver archivos, que de fábrica tienen todos los roles; si no, la conexión se rechaza.

2. Una contraseña de aplicación

   Como usuario escribes tu correo, y como contraseña, una contraseña de aplicación que creas en Mi perfil, necesitas entrar con tu cuenta. Si tienes activada la verificación en dos pasos, es la única que sirve. Te lo explicamos en Contraseñas de aplicación, justo debajo.

3. Tu organización, si tu correo está en varias

   Lo normal es que tu correo esté en una sola organización: entonces escribe solo tu correo. Si está en varias, la conexión se rechaza hasta que indiques cuál, añadiendo al final del usuario una almohadilla y el identificador de tu organización:

   correo@dominio.com#tu-organizacion
   

   En Windows también vale la forma habitual del Explorador, con el identificador delante y una barra invertida:

   tu-organizacion\correo@dominio.com
   

   Si no conoces el identificador, pídeselo a quien administra tu organización.

4. La dirección de conexión

   Es la dirección de UTILIA OS seguida de /webdav:

   https://os.utilia.ai/webdav
   

   Usa siempre la dirección segura, que empieza por https://: las conexiones sin cifrar se rechazan.

Cada acción que hagas por la unidad de red queda registrada a tu nombre, igual que dentro de la aplicación, así que no uses cuentas compartidas.

Contraseñas de aplicación

La unidad de red solo entiende usuario y contraseña, así que no puede pedirte el segundo paso. Por eso se conecta con una contraseña de aplicación: una contraseña larga que genera UTILIA OS, que solo sirve para la unidad de red y que puedes retirar cuando quieras sin cambiar la tuya.

1. Abre tu perfil

   En Mi perfil, necesitas entrar con tu cuenta, pestaña Perfil, busca el bloque Contraseñas de aplicación, debajo de la verificación en dos pasos. Ahí también verás la dirección de conexión y el usuario que tienes que escribir.

2. Pulsa «Crear contraseña»

   Ponle un nombre que te diga dónde la vas a usar, como «Finder de mi Mac», y escribe la contraseña de tu cuenta para confirmar que eres tú.

3. Cópiala

   Tiene la forma abcde-fghjk-mnpqr-stuvw. Es la única vez que la verás: cópiala con Copiar y pégala en el programa. Puedes escribirla con o sin guiones, y en mayúsculas o minúsculas.

Crea una para cada ordenador o programa: si pierdes uno, retiras solo la suya y los demás siguen funcionando. En la lista ves cuándo se usó cada una por última vez. Con Retirar, deja de valer al momento. Puedes tener hasta diez a la vez.

Conectar la unidad de red

Tus permisos mandan también aquí

La unidad de red respeta exactamente los permisos que tienes en UTILIA OS y comprueba cada acción al momento.

En las carpetas del gestor (files):

En las carpetas que te han compartido se aplica además tu nivel de acceso a esa carpeta (Ver, Editar, Gestionar o Completo), igual que en el navegador. Solo ves las carpetas a las que tienes acceso, y cada archivo se comprueba al abrirlo: si no puedes verlo en UTILIA OS, tampoco puedes descargarlo por aquí.

En los archivos del CRM (crm) necesitas Ver clientes para ver los clientes y sus archivos, y Ver proyectos para los proyectos; para modificar contenido, los permisos de editar clientes o proyectos. Ves los clientes que entran en tu alcance: si solo ves los tuyos, solo aparecen esos. La estructura de crm no se puede cambiar desde la unidad de red, porque los clientes y proyectos se gestionan en el CRM.

Editar sin pisarte con nadie

Cuando abres un documento, muchos programas de ofimática lo reservan para que nadie lo modifique a la vez y lo liberan al cerrarlo, sin que tengas que hacer nada. Si otra persona lo tiene abierto, tu sistema te avisa de que está en uso. Si el programa se cierra de golpe, la reserva caduca sola pasado un tiempo.

Si algo no funciona

• No me deja conectar: comprueba que la dirección termina en /webdav, que es la segura y que el correo y la contraseña de aplicación son correctos.
• Me dice que tengo activada la verificación en dos pasos: estás usando la contraseña de tu cuenta. Crea una contraseña de aplicación y úsala en su lugar.
• Una contraseña de aplicación que funcionaba ha dejado de valer: se ha retirado desde tu perfil. Crea otra.
• Me rechaza con la contraseña correcta: si tu correo está en varias organizaciones, indica la tuya en el usuario (correo@dominio.com#tu-organizacion). Nunca se elige una por ti.
• Me dice que no tengo acceso: necesitas el permiso Ver archivos.
• No puedo crear o borrar en una carpeta: hacen falta permisos distintos de los de ver. Pídelos a quien administra tu organización.
• No veo un cliente que existe: la carpeta crm respeta tu alcance sobre clientes.
• Un archivo grande no se sube: la unidad de red admite archivos de hasta 100 MB. Los mayores (hasta 2 GB) súbelos desde el gestor de archivos, necesitas entrar con tu cuenta en el navegador.

Siguiente paso

• Usar el gestor de archivos: comparte, etiqueta, versiona y vincula tus archivos con el CRM desde el navegador.
• Gestión de proyectos: el trabajo del equipo que acompaña a esos documentos.