Avance y aprobación del trabajo en el portal

Tu cliente ve en su portal cómo va el trabajo que haces para él: cada servicio en marcha, con su periodo y su avance. Si además activas la aprobación del cliente, lo que tu equipo pasa a «Revisión de cliente» le llega para que lo apruebe o pida cambios con un comentario. Al aprobar, el trabajo queda completado en Gestión de proyectos; al pedir cambios, vuelve a «En curso». En los dos casos tu equipo recibe un aviso. Esta guía es para tu equipo: cuenta lo que ve tu cliente para que sepas qué habilitarle.

Antes de empezar

• Tu plan incluye el portal del cliente y Gestión de proyectos. Sin los dos, el portal no enseña esta sección.
• La cuenta tiene cliente. Solo sale en el portal el trabajo de las cuentas que tienen asignado ese cliente; lo explica La cuenta y su cliente.
• La persona tiene los permisos en esa empresa: Ver el avance del trabajo para seguirlo y, para decidir, también Aprobar o pedir cambios. Nadie los tiene de serie: se dan en Gestionar el acceso al portal.
• Para que apruebe, la aprobación del cliente está activa. Se elige en Ajustes del portal del cliente. Con Desactivada, que es como viene, tu cliente solo ve el avance.

Los nombres de tu perfil

El portal usa las palabras del perfil de trabajo de tu organización, simplificadas para tu cliente:

Las cuentas se llaman por su nombre, sin la palabra «cuenta». Si una cuenta tiene un perfil propio distinto del de tu organización, su trabajo usa las palabras de ese perfil. La fecha límite (fecha de entrega en Agencia) le llega a tu cliente como Entrega prevista, o Fecha prevista fuera de Agencia: «prevista» porque es lo que tu equipo tiene planificado, no un compromiso firme. Los ejemplos de esta guía son de Agencia: tu empresa es Estudio Norte, y tu cliente, Acme.

Qué ve tu cliente

En el menú del portal, Servicios aparece justo después de Inicio, con un número cuando tiene algo para revisar. En Inicio, además, un aviso le dice «Tienes 3 entregables para revisar», con el botón Revisar.

• Para revisar (3), arriba y solo con la aprobación activa: lo que espera su decisión, por entrega prevista y, después, por lo que lleva más tiempo esperando.
• En marcha, debajo: cada servicio en preparación o en curso, con su periodo («Desde enero de 2026», o «De enero a marzo de 2026» si tiene fin) y su avance, que no cuenta lo cancelado. Con una sola cuenta, encima sale la próxima entrega («Próxima entrega: 14 de noviembre»); con varias, cada cuenta lleva su nombre como título. Una cuenta sin servicios abiertos enseña el avance de toda la cuenta.
• Si no hay nada, ve «No tienes nada para revisar.» o «Todavía no hay servicios en marcha.»
• Si la persona tiene acceso a varias empresas, ve el trabajo de la que tiene elegida en el portal.

Solo salen las cuentas que siguen en marcha: en preparación, activas o en pausa. Las terminadas, canceladas o archivadas desaparecen del portal.

Lo que nunca ve

De cada entregable para revisar, tu cliente ve el título, el servicio, la entrega prevista, el mensaje que le escribas al mandárselo, los archivos que marques como visibles y las decisiones de su empresa. Nunca ve la descripción, los comentarios de tu equipo, a quién está asignado, las horas, las etiquetas, la clave del entregable ni el resto de archivos. De lo que está en otros estados solo ve el recuento del avance.

Qué archivos ve

Ninguno de serie: los archivos no se comparten solos. En la ficha del entregable, pestaña Archivos, cada archivo tiene el interruptor Visible para el cliente, y encima de la lista ves cuántos ve («El cliente ve 2 de 5 archivos»). Esa cuenta solo incluye los archivos que tu cliente puede abrir ya: los que aún se están analizando no suman hasta que el análisis termina limpio. El interruptor aparece con la aprobación activa, en las cuentas con cliente y si puedes editar el entregable. Si el archivo no ha pasado el análisis antivirus, o hay que volver a subirlo, sale desactivado y dice por qué.

• Tu cliente solo ve los archivos de lo que tiene para revisar. Cuando el entregable sale de revisión, deja de verlos.
• Un archivo que aún se está analizando le aparece cuando el análisis termina limpio.
• Las imágenes salen en miniatura y se amplían al pulsarlas; el resto de archivos se abre o se descarga desde su fila.
• Si cambias el cliente de la cuenta, o mueves el entregable a una cuenta de otro cliente, sus archivos dejan de ser visibles y deja de estar enviado: márcalos de nuevo y vuelve a pasarlo a revisión si hace falta.

Lo más cómodo es mandarlo desde la ficha del entregable con Mandar al cliente: antes de mandarlo ves quién lo aprobará, marcas qué archivos verá (con Marcar todos si tiene tres o más) y, si quieres, le escribes un mensaje. Cuando se lo vuelves a mandar, los archivos añadidos desde el último envío salen los primeros con la marca Nuevo, sin marcar: decides tú si los ve. Si lo pasas a «Revisión de cliente» de otra forma sin ningún archivo visible, UTILIA OS te avisa sin impedírtelo. Lo cuenta Revisión del cliente en el portal.

Archivos vinculados del gestor

Los archivos que vinculas al entregable desde el gestor de archivos, sin copiarlos, también tienen su interruptor Visible para el cliente. Pero a tu cliente no le llega el original: al activarlo, se le comparte una copia de cómo está el archivo en ese momento. Así, lo que revisa y aprueba no cambia si alguien de tu equipo sigue trabajando en el original. Debajo del interruptor lo recuerda: «Se compartirá una copia con el cliente. Si cambias el original, vuelve a compartirlo.»

• Si cambias el original, la ficha lo dice junto al interruptor: «El original ha cambiado desde que lo compartiste.», con el botón Compartir la versión actual. Al pulsarlo, tu cliente ve la versión nueva y deja de ver la anterior.
• La copia queda en Archivos como un adjunto más, con la línea «Copia compartida con el cliente» bajo su nombre (o «Copia que se compartió con el cliente», cuando ya no se le enseña), para que no la confundas con el original.
• La copia pasa por el antivirus: tu cliente la ve cuando el análisis termina limpio. Si el original no lo ha pasado, el interruptor sale desactivado.
• Al desactivar el interruptor, tu cliente deja de ver la copia.
• Para compartir un archivo vinculado necesitas, además de poder editar el entregable, el permiso Ver archivos y poder abrir ese archivo en el gestor.

Aprobar o pedir cambios

Cómo decide tu cliente depende de la opción que elijas en Ajustes:

En los demás perfiles, las opciones llevan sus palabras: Tarea a tarea y Fase a fase en Consultoría, por ejemplo.

Entregable a entregable

Cada tarjeta enseña el título, una línea con el servicio y la entrega prevista («Meta Ads · Entrega prevista: 14 de noviembre»; «Fecha prevista» fuera de Agencia), los archivos y, si su empresa ya decidió antes sobre él, la última decisión en gris («Pediste cambios el 25 de octubre: «Cambiar la foto».»). Abajo están Pedir cambios y Aprobar.

Si al mandárselo le escribiste un mensaje, va entre esa línea y los archivos, en un recuadro gris y firmado debajo: «Ana López, de Estudio Norte · 27 oct» (solo «Estudio Norte» si quien lo mandó ya no está en tu equipo). Ve solo el del último envío: si lo vuelves a mandar sin mensaje, no hay recuadro, y nunca ve el de una vuelta anterior. En servicio a servicio, cada entregable lleva el suyo en su fila.

• Aprobar no pide confirmación: la tarjeta desaparece y sale «Aprobado. Puedes deshacerlo unos segundos.» con Deshacer. La decisión se envía cuando termina ese tiempo, o antes si tu cliente sale o cierra la página, y llega aunque la cierre. Cuando tu equipo ya la tiene, sale «Aprobado. Se lo hemos dicho a tu equipo de Estudio Norte.»
• Pedir cambios abre una ventana (en el móvil, una hoja desde abajo) con el campo ¿Qué hay que cambiar?, obligatorio y de hasta 4.000 caracteres. Enviar no se activa sin texto (unos espacios o caracteres invisibles no cuentan). Si tu cliente cierra la ventana o el envío falla, lo escrito se conserva. Al enviar sale «Cambios pedidos. Puedes deshacerlo unos segundos.», también con Deshacer, y cuando llega, «Cambios pedidos. Se lo hemos dicho a tu equipo de Estudio Norte.»
• La decisión vale para lo que tu cliente vio. Si tu equipo devuelve el entregable al trabajo, lo cambia y lo vuelve a pasar a revisión mientras tu cliente tiene la página abierta, al pulsar le sale «Ha cambiado desde que lo abriste; vuelve a mirarlo.» y la lista se recarga con la versión nueva.

Servicio a servicio

Hay una tarjeta por servicio, con su nombre y cuántos entregables tiene para revisar («3 entregables para revisar»), una fila por entregable, sin botones, y al pie Pedir cambios y Aprobar todo (Aprobar, si solo hay uno).

• Aprobar todo pide confirmación: «¿Aprobar los 3 entregables de «Meta Ads»?», con el botón Aprobar los 3.
• Pedir cambios funciona igual que en un entregable, y el comentario va a todos: «Tu equipo lo verá en los 3 entregables.»
• La decisión vale para lo que tu cliente tenía delante: si tu equipo pasa otro entregable a revisión mientras tanto, o vuelve a enviar uno que ya estaba, ese espera su propia decisión y a tu cliente se le dice que hay algo que ha cambiado.
• Solo cuenta lo que está dentro de un servicio. Un entregable en revisión sin servicio no le llega, y su ficha no ofrece Mandar al cliente hasta que lo metes en uno; entonces se lo mandas.
• Por eso, si terminas o cancelas un servicio con entregables que tu cliente está revisando, el diálogo te lo dice («2 entregables los está revisando Acme: si terminas el servicio dejará de verlos.») y te ofrece moverlos a otro servicio abierto, donde los seguirá viendo.

Si puede ver pero no aprobar

Quien tiene Ver el avance del trabajo pero no Aprobar o pedir cambios ve el mismo bloque con el título En revisión, sin botones, y la frase «Lo aprueba otra persona de tu empresa. Si debes hacerlo tú, pídele el permiso a Estudio Norte.»

Qué pasa después

• Al aprobar, el entregable pasa a Completado. Si venía de un ticket de esa misma empresa, el ticket se resuelve, igual que cuando lo completa tu equipo.
• Al pedir cambios, vuelve a En curso, y el comentario sale arriba de sus comentarios, marcado Del cliente.
• Tu equipo recibe un aviso: los asignados, quien lo creó y el responsable de la cuenta, siempre que puedan ver el entregable. Lo que tu cliente decide seguido sobre una misma cuenta llega junto, en un aviso por persona a los pocos minutos («Acme ha aprobado 10 entregables»), no en uno por entregable. Lo explica Avisos de Gestión de proyectos.
• Queda en la actividad de la cuenta: «Acme ha aprobado «Post de noviembre» desde el portal.» o «Acme ha pedido cambios en «Post de noviembre»: «Cambiar la foto».» (con «El cliente» si no puedes ver ese cliente en el CRM).
• La decisión queda guardada en la ficha del entregable, en Historial con el cliente, con quién decidió y cuándo, junto a cada vez que se lo mandasteis y el mensaje que llevaba. Tu cliente ve las decisiones de su empresa en la tarjeta. Es tu constancia de lo que se le mandó, lo que se le dijo y lo que aprobó o pidió cambiar: aunque después borres la cuenta, el servicio o el entregable, la decisión se conserva con sus nombres de aquel momento.

Los correos a tu cliente

Quien puede aprobar recibe, como mucho, un correo al día por empresa cuando tiene algo nuevo para revisar. Sale por la mañana, en la zona horaria de tu organización, y cuenta lo que ha llegado desde el correo anterior, así que nada se repite ni se pierde. Tu equipo no tiene que hacer nada: sale solo.

• Lo nuevo: el asunto es «Tienes 3 entregables para revisar» (con «tareas» fuera de Agencia) y el texto, «Estudio Norte te ha enviado 3 entregables de «Redes sociales» para que los revises. Puedes aprobarlos o pedir cambios desde tu portal.» El botón Revisar abre el portal en esa empresa.
• El recordatorio: si algo lleva tres días esperando, «3 entregables siguen esperando tu revisión», con «Tienes 3 entregables de Estudio Norte pendientes de revisar.» Con uno solo, «1 entregable sigue esperando tu revisión».
• Si el mismo día tocan los dos, recibe un solo correo que acaba en «Y 2 más siguen esperando desde hace días.»
• El mensaje que le escribas al mandárselo no va en el correo: lo lee en su portal, junto al entregable.

Tu cliente los apaga en su portal, en Mi cuenta, Avisos, apartado Servicios, con el interruptor Cuando haya algo para revisar («Un correo al día como mucho, y un recordatorio si algo lleva 3 días esperando.»). Viene encendido, y solo lo ve quien puede aprobar mientras la aprobación está activa. El pie de cada correo le recuerda dónde está.

Si algo falla

Otros síntomas:

• Nadie de su empresa puede aprobar. La ficha del entregable te lo dice junto al estado («Nadie de Acme puede aprobarlo todavía») y también al mandarlo, antes de hacerlo. Si puedes invitar al portal, Dar acceso al portal abre la invitación en la propia ficha, con solo Ver el avance del trabajo y Aprobar o pedir cambios marcados y para esa empresa. Mientras la persona no acepte la invitación, la ficha dice que podrá aprobarlo en cuanto la acepte. Si alguien de su empresa ya entra pero le falta el permiso, la ficha te lo dice («1 persona de Acme tiene acceso sin permiso para aprobar») y Dar permiso para aprobar te lleva a su página del portal en Clientes.
• Ve el trabajo pero no puede aprobar. Le falta Aprobar o pedir cambios en esa empresa: ve el bloque En revisión sin botones.
• No ve ningún archivo. Ninguno está marcado como Visible para el cliente, o el entregable ya no está en revisión.
• Ve una versión anterior de un archivo vinculado. Ve la copia de cuando lo compartiste. En la ficha del entregable, pulsa Compartir la versión actual.
• Le sale «Tu equipo ya lo ha movido. Hemos actualizado la lista.» Alguien de tu equipo sacó el entregable de revisión mientras tu cliente lo miraba. No se aplica nada.
• Le sale «Estudio Norte ha desactivado las aprobaciones desde el portal.» Alguien cambió la aprobación del cliente en Ajustes mientras decidía. El portal le enseña la lista al día.
• No ve la sección Servicios. Le falta Ver el avance del trabajo en todas sus empresas.

Siguiente paso

• La revisión en la ficha del entregableQué archivos ve el cliente, cuánto lleva esperando y lo que ha decidido.
• Horas facturablesConvierte en factura el tiempo que tu equipo registra en el trabajo de cada cliente.