Ajustes del portal del cliente
Decide si tus clientes aprueban desde su portal el trabajo que les envías, de qué forma, y con qué stickers te escriben en el chat.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 6 min de lectura
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En Ajustes › Portal del cliente, necesitas entrar con tu cuenta decides lo que tus clientes pueden hacer en su portal más allá de los permisos de cada persona: si aprueban el trabajo que tu equipo les envía para revisar y, si usas el chat, qué stickers tienen para escribirte. Los cambios se guardan solos.
Quién puede verlo y cambiarlo
- Para verlo necesitas Ver organización, Editar organización o Gestionar permisos, del portal del cliente.
- Para cambiarlo, Editar organización, que de fábrica solo tiene el Super Administrador. Sin él ves cómo está, con la frase «Lo cambia quien administra la organización.»
La pantalla está en Ajustes, grupo Aplicativos, si tu plan incluye el portal del cliente. La aprobación necesita además Gestión de proyectos: sin ella, el bloque te dice qué plan la trae. Los stickers necesitan el Chat: sin él, su bloque no aparece.
Aprobación del cliente
En el bloque Trabajo en curso, la fila Aprobación del cliente decide si tu cliente aprueba desde su portal lo que tu equipo pasa a «Revisión de cliente», y cómo. Las opciones usan las palabras de tu perfil de trabajo; estas son las de Agencia:
Las tres opciones de la aprobación
Como viene
Desactivada
Una decisión por entregable
Entregable a entregable
Una decisión por servicio
Servicio a servicio
En Consultoría, las dos últimas se llaman Tarea a tarea y Fase a fase; en Proyectos y tareas, Tarea a tarea y Ciclo a ciclo, y en Software, Issue a issue y Ciclo a ciclo. Cómo lo vive tu cliente en cada caso está en Avance y aprobación del trabajo en el portal.
Activarla
Elige la opción
En Aprobación del cliente, pulsa la opción que quieras. Se guarda sola y sale «Guardado». Si no se puede guardar, vuelve a la que había, con «No se ha podido guardar el cambio. Inténtalo de nuevo.»
Decide quién aprueba
Dale a cada persona del portal que deba decidir Ver el avance del trabajo y Aprobar o pedir cambios en su empresa. Mientras nadie los tenga, la pantalla dice «Ningún cliente puede aprobar todavía.»
Marca los archivos que verá
«Los archivos no se comparten solos: en cada entregable, marca cuáles puede ver el cliente.» Se hace en la pestaña Archivos de cada entregable, con Visible para el cliente.
Qué cambia al activarla
- A tu cliente solo le llega lo nuevo: lo que pases a «Revisión de cliente» desde ese momento. Lo que ya estaba en revisión no le llega, para no enseñarle de golpe trabajo que tu equipo revisaba por dentro, y la pantalla te lo recuerda. La ficha de cada uno de esos entregables lo dice («No le ha llegado al cliente: estaba en revisión antes de activar la aprobación») y, si puedes editarlo, Mandar al cliente te deja elegir qué archivos verá y se lo manda en ese momento.
- El estado de revisión cambia de nombre en todo tu equipo: se llama Revisión de cliente en los cuatro perfiles, porque es lo que ve tu cliente. En Agencia ya se llamaba así; en los demás perfiles, la pantalla lo recuerda mientras la aprobación está activa: «Con la aprobación activa, «En revisión» pasa a llamarse «Revisión de cliente» en todo tu equipo.»
- Tu cliente lo ve en su portal: el bloque Para revisar, el número del menú, el aviso de Inicio y el correo del día a quien puede aprobar.
Desactivarla o cambiar de opción
Con Desactivada, Para revisar desaparece del portal y el estado vuelve al nombre de tu perfil. Las decisiones que ya tomó tu cliente siguen en el historial de cada entregable. Si la vuelves a activar, otra vez solo le llega lo que pases a revisión desde entonces.
Si alguien cambia la opción mientras tu cliente está decidiendo, el portal se lo dice y le enseña la lista al día, sin aplicar nada.
Quién puede aprobar
No se decide aquí, sino persona a persona y empresa a empresa: quien aprueba necesita Ver el avance del trabajo y Aprobar o pedir cambios en esa empresa. Solo valen juntos: al marcar Aprobar o pedir cambios se marca también Ver el avance del trabajo, y al quitar el segundo se quita el primero. Se dan en la ficha de su contacto, como el resto de permisos del portal; lo explica Gestionar el acceso al portal.
La pantalla lo recuerda con «Quién puede aprobar se elige por persona en CRM › Clientes, en el acceso al portal de cada una.» y, si tienes el CRM y puedes ver los clientes y gestionar los permisos del portal, con el botón Abrir Clientes.
Stickers del chat
En el bloque Chat, Stickers en el portal del cliente decide qué stickers pueden usar tus clientes cuando te escriben desde su portal. Antes estaba en Ajustes, Organización, Funciones opcionales; ahora está solo aquí.
- No mostrar stickers: en el chat del portal solo hay emojis, y tampoco se ven los paquetes que hayas compartido.
- Solo los míos: únicamente los paquetes que compartas tú desde tus stickers.
- Los míos y los de Utilia: tus paquetes compartidos más los paquetes básicos que incluye UTILIA OS.
- Los míos, los de Utilia y el catálogo compartido: además, los paquetes que otras empresas han publicado y UTILIA OS ha revisado. Es la opción de serie.
Lo que hace tu cliente con ellos está en Chat en el portal.
Si algo falla
- No ves Portal del cliente en Ajustes. Tu plan no incluye el portal del cliente, o no tienes ninguno de los tres permisos de arriba.
- No puedes elegir ninguna opción. Te falta Editar organización: ves la pantalla en solo lectura.
- La aprobación sale con candado. Tu plan no incluye Gestión de proyectos; el bloque te dice qué plan la trae.
- Volviste a contratar el portal o Gestión de proyectos y tu cliente no ve lo de antes. Es a propósito: mientras faltaban, «En revisión» era una revisión interna. Le llega lo que pase a revisión desde que vuelven a estar en tu plan.
- No ves el bloque Chat. Tu plan no incluye el Chat.
- Tu cliente no tiene nada para revisar. Sigue el árbol de Si algo falla de la guía del portal.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Portal del cliente. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.