Invitar clientes al portal
Invita a un contacto del CRM al portal: a qué empresas tendrá acceso, con qué permisos, qué recibe y cómo reenviar la invitación.
Actualizado el . 4 min de lectura
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Para que alguien entre en el portal hay que invitarle. No se invita a una empresa entera: se invita a un contacto del CRM (una persona con nombre y correo) y se le da acceso a una o varias empresas cliente. Esta guía es para tu equipo y recorre la invitación de principio a fin.
Antes de invitar
El contacto tiene que existir en el CRM, tener un correo electrónico y estar vinculado al menos a una empresa. Si no es así, la invitación no se puede enviar. Cómo crearlo está en Clientes y contactos.
Quién puede invitar
Invitar y reenviar invitaciones requiere el permiso Invitar usuarios, del módulo Portal del cliente, que tienen por defecto el Super Administrador y el Gerente. Si no lo tienes, no verás la opción. El resto de acciones de gestión tienen su propio permiso; están en Gestionar el acceso al portal.
Dónde se invita
- En la ficha del contacto, menú de acciones › Invitar al portal.
- En la ficha del cliente, botón Portal del cliente: abre la pantalla del portal de esa empresa, con todos sus contactos y su estado (con acceso, invitados, acceso revocado o sin acceso) y el botón para invitar.
Invitar paso a paso
Abre la invitación
Desde la ficha del contacto o desde la pantalla Portal del cliente de la empresa, abre Invitar al portal.
Elige las empresas
Si el contacto está vinculado a varias empresas, o si invitas desde una empresa matriz de un grupo, aparece el paso Empresas a las que dará acceso: marca solo las que deba ver. Únicamente puedes elegir empresas ya vinculadas al contacto. Si no marcas ninguna, solo tendrá acceso a su empresa principal.
Marca los permisos
En Qué podrá hacer (o Permisos comunes, si da acceso a varias empresas) marca lo que podrá hacer en el portal. Vienen marcados por defecto: ver, descargar y pagar facturas, gestionar métodos de pago, ver y comentar presupuestos, y ver el chat y enviar mensajes. Desmarca lo que no quieras darle.
Añade permisos por empresa si hace falta
Con varias empresas, el paso Permisos adicionales por empresa te deja dar permisos extra en una sola de ellas, por ejemplo, aprobar presupuestos solo en una sociedad. Es opcional.
Escribe un mensaje y envía
Si quieres, añade un Mensaje personalizado que irá en el correo de invitación y envíala.
Los permisos que puedes marcar dependen también del plan de tu organización: por ejemplo, los del chat solo aparecen si tienes Chat, y los de tickets, si tienes Tickets de soporte. El catálogo completo está en Gestionar el acceso al portal.
Grupos de empresas
Si invitas desde una empresa matriz, el paso de empresas ofrece la casilla Dar acceso también a las filiales del grupo, desmarcada por defecto. Al marcarla se incluyen las filiales que estén vinculadas al contacto y que tú puedas ver.
Las filiales que no están vinculadas al contacto no se incluyen nunca solas. Si tienes el permiso Editar contactos, el propio paso te ofrece Vincular contacto junto a cada una para vincularlo en el momento.
Pertenecer a un grupo no da por sí solo ningún acceso al portal. Si la persona ya es usuaria del portal, no hace falta invitarla otra vez: usa Conceder portal a empresas del grupo en la vista Grupo de la matriz. Más en Grupos de empresas.
Qué recibe tu cliente
Desde que envías la invitación, el resto lo hace tu cliente:
De la invitación al portal
Tu equipo · CRM
Envías la invitación
Con sus empresas, sus permisos y, si quieres, un mensaje.Tu cliente
Recibe el correo
Con un enlace personal, válido durante 72 horas.Tu cliente · portal
Configura su acceso
Con una contraseña o con su cuenta de Google.Tu cliente · portal
Entra en el portal
Ve solo las empresas y las secciones que le has dado.
La invitación caduca a las 72 horas
El enlace funciona durante 72 horas (3 días) desde que se envía. Si caduca, reenvía la invitación: se genera un enlace nuevo.
Reenviar una invitación
Si tu cliente no llegó a configurar su acceso o perdió el correo, abre Gestionar acceso en la ficha del contacto y pulsa Reenviar invitación. Al reenviarla:
- Se genera un enlace nuevo, con otras 72 horas de validez, y el anterior deja de funcionar.
- Se conservan exactamente las mismas empresas y permisos: reenviar nunca amplía el acceso.
- Queda registrado quién la reenvió.
Cuando el contacto ya ha configurado su acceso, no se le puede volver a invitar: para cambiar lo que ve, ajusta sus empresas o sus permisos.
Siguiente paso
Con el contacto invitado, revisa con detalle qué podrá hacer y cómo cambiarlo más adelante en Gestionar el acceso al portal.