Gestionar el acceso al portal
Da o quita acceso al portal empresa por empresa, cambia los permisos de cada persona, deshabilita su cuenta y consulta qué puede conceder tu equipo.
Actualizado el . 6 min de lectura
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Una invitación no es definitiva: después puedes ampliar o recortar a qué empresas entra cada persona y qué puede hacer en cada una. Esta guía es para tu equipo y explica cómo hacerlo, qué pasa en cada caso y qué permisos puedes conceder.
Dónde se gestiona
En la ficha del contacto, pulsa la insignia del portal de la cabecera (o, si no aparece, menú de acciones › Gestionar acceso). La ventana Gestionar acceso tiene tres pestañas:
- Estado: el estado de la invitación o del acceso, con Reenviar invitación, Deshabilitar acceso o Reactivar acceso según el caso.
- Empresas: las empresas a las que tiene acceso, quién lo concedió y cuándo, y las revocadas, con quién las retiró. Desde aquí puedes Quitar acceso, Reactivar y Añadir empresa.
- Permisos: los permisos comunes y los extra de cada empresa.
Las dos capas del acceso
- La cuenta: convierte al contacto en usuario del portal. Una persona, una cuenta.
- El acceso a cada empresa: dentro de esa cuenta, la persona puede tener acceso a una o a varias empresas, y tú lo concedes, retiras y reactivas empresa por empresa.
Así, la responsable financiera de un grupo entra una sola vez y ve las facturas de las sociedades que representa, mientras tú decides qué puede hacer en cada una.
Dar acceso a otra empresa
En la pestaña Empresas, pulsa Añadir empresa y elige una. Solo puedes elegir empresas vinculadas al contacto en el CRM; si falta el vínculo, créalo antes desde la ficha del contacto. La persona ve la empresa nueva en su portal al momento. Si su cuenta estaba desactivada por haberse quedado sin empresas, se reactiva.
Si son varias empresas de un mismo grupo, la acción Conceder portal a empresas del grupo de la vista Grupo de la matriz las concede o reactiva de una vez, con las mismas reglas. Pertenecer a un grupo no da ningún acceso por sí solo: cada acceso se concede empresa por empresa. Más en Grupos de empresas.
Retirar el acceso
Hay dos formas de retirar el acceso, y conviene no confundirlas:
Quitar una empresa o deshabilitar la cuenta
Pestaña Empresas · una empresa
Quitar acceso
Pestaña Estado · toda la cuenta
Deshabilitar acceso
Si era su última empresa, sale del portal
Si quitas el acceso a la última empresa activa de una persona, su cuenta se desactiva y se cierran todas sus sesiones en el acto. Si más adelante le das acceso a alguna empresa, la cuenta se reactiva sola. Al revés, si reactivas una cuenta que se había quedado sin empresas, tendrás que volver a darle acceso a alguna.
Permisos: comunes y por empresa
Lo que una persona puede hacer en una empresa es la suma de:
- Permisos comunes: valen en todas sus empresas.
- Permisos adicionales por empresa: valen solo en esa.
Permisos de una persona en dos empresas
| Permiso | Aurora Asesores | Eyser Hidráulica |
|---|---|---|
| Ver facturasPermiso común. | Sí | Sí |
| Ver presupuestosPermiso común. | Sí | Sí |
| Aprobar presupuestosExtra solo en Aurora Asesores. | Sí | No |
| Gestionar métodos de pagoExtra solo en Aurora Asesores. | Sí | No |
- Ver facturasPermiso común.Sí
- Ver presupuestosPermiso común.Sí
- Aprobar presupuestosExtra solo en Aurora Asesores.Sí
- Gestionar métodos de pagoExtra solo en Aurora Asesores.Sí
- Ver facturasPermiso común.Sí
- Ver presupuestosPermiso común.Sí
- Aprobar presupuestosExtra solo en Aurora Asesores.No
- Gestionar métodos de pagoExtra solo en Aurora Asesores.No
Con esto, en Aurora Asesores puede ver, aprobar presupuestos y gestionar sus tarjetas; en Eyser Hidráulica solo consulta facturas y presupuestos.
Cada nivel se cambia por separado: al guardar los permisos comunes (Guardar permisos comunes) no se tocan los extra de cada empresa, y al cambiar los de una empresa no se tocan los comunes ni los de las demás. El cambio se aplica al momento, también si la persona está conectada.
Permisos que puedes conceder
La lista se recorta según el plan de tu organización: si no tienes un aplicativo, sus permisos no aparecen.
| Grupo | Permiso | Qué permite a tu cliente | Aplicativo necesario |
|---|---|---|---|
| Finanzas | Ver facturas | Ver sus facturas y sus cuotas. | Finanzas |
| Finanzas | Descargar facturas | Descargar el PDF de sus facturas. | Finanzas |
| Finanzas | Pagar facturas | Pagar facturas en línea. | Finanzas |
| Finanzas | Gestionar métodos de pago | Guardar y gestionar tarjetas y autorizar cobros automáticos. | Finanzas |
| Finanzas | Programar cobros automáticos | Pedir que una factura se cobre sola en una fecha. | Finanzas |
| Finanzas | Cancelar cobros automáticos | Anular un cobro programado antes de que se ejecute. | Finanzas |
| Finanzas | Ver presupuestos | Ver sus presupuestos y descargar el PDF. | Finanzas |
| Finanzas | Aprobar presupuestos | Aprobar con firma o rechazar presupuestos. | Finanzas |
| Finanzas | Comentar presupuestos | Escribir comentarios en un presupuesto. | Finanzas |
| Comunicación | Ver chat | Leer la conversación con tu equipo. | Chat |
| Comunicación | Enviar mensajes | Escribir en el chat. | Chat |
| Documentos | Ver documentos | Ver los documentos compartidos en sus presupuestos. | Gestor de archivos |
| Documentos | Descargar documentos | Descargarlos. | Gestor de archivos |
| Soporte | Ver tickets | Ver sus tickets. | Tickets de soporte |
| Soporte | Crear tickets | Abrir tickets y adjuntar archivos. | Tickets de soporte |
| Soporte | Comentar tickets | Responder en sus tickets. | Tickets de soporte |
En la lista general de permisos verás también Ver reuniones (obsoleto) y Unirse a reuniones (obsoleto): el portal no tiene pantalla de reuniones y ya no se pueden conceder.
Permisos de tu equipo para gestionar el portal
Estos permisos los tienen las personas de tu organización, no los clientes:
Quién gestiona el portal por defecto
| Permiso de tu equipo | Super Administrador | Gerente | Resto de roles |
|---|---|---|---|
| Invitar usuariosEnviar y reenviar invitaciones. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Revocar accesoDeshabilitar y reactivar la cuenta. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Gestionar permisosCambiar permisos comunes y por empresa. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Gestionar acceso por empresaDar, quitar y reactivar el acceso a cada empresa. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Ver actividad en el portalVer la actividad de los usuarios del portal. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Asignados: Solo recursos asignados a ti | No |
| Ver presencia en el portalVer si un contacto está conectado en ese momento. | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
- Invitar usuariosEnviar y reenviar invitaciones.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Revocar accesoDeshabilitar y reactivar la cuenta.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Gestionar permisosCambiar permisos comunes y por empresa.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Gestionar acceso por empresaDar, quitar y reactivar el acceso a cada empresa.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Ver actividad en el portalVer la actividad de los usuarios del portal.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Ver presencia en el portalVer si un contacto está conectado en ese momento.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Invitar usuariosEnviar y reenviar invitaciones.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Revocar accesoDeshabilitar y reactivar la cuenta.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Gestionar permisosCambiar permisos comunes y por empresa.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Gestionar acceso por empresaDar, quitar y reactivar el acceso a cada empresa.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver actividad en el portalVer la actividad de los usuarios del portal.Asignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver presencia en el portalVer si un contacto está conectado en ese momento.No
- Invitar usuariosEnviar y reenviar invitaciones.No
- Revocar accesoDeshabilitar y reactivar la cuenta.No
- Gestionar permisosCambiar permisos comunes y por empresa.No
- Gestionar acceso por empresaDar, quitar y reactivar el acceso a cada empresa.No
- Ver actividad en el portalVer la actividad de los usuarios del portal.No
- Ver presencia en el portalVer si un contacto está conectado en ese momento.No
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
- Departamento:
- Solo recursos de tu departamento
- Asignados:
- Solo recursos asignados a ti
Por defecto, el Super Administrador tiene los seis permisos y el Gerente todos salvo Ver presencia en el portal; el resto de roles, ninguno. Quien gestiona los permisos puede concederlos persona a persona.
Todas las concesiones, retiradas, reactivaciones y cambios de permisos quedan registrados con quién los hizo y cuándo.
Siguiente paso
Revisa qué hace tu cliente con cada permiso: empieza por Presupuestos en el portal.