Introducción al portal del cliente
Para tu equipo: qué es el portal del cliente, qué ve cada persona invitada y cómo se controla su acceso por empresa y por permisos.
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El portal del cliente es el espacio privado donde tus clientes entran, con su propia cuenta, a ver lo que decides compartir con ellos: facturas y presupuestos, cuotas, métodos de pago, el chat con tu equipo y sus tickets de soporte. Es la cara externa de UTILIA OS: tu cliente nunca entra en el panel interno de tu organización.
Esta sección es para tu equipo
Estas guías están escritas para las personas de tu organización que invitan a los clientes y gestionan su acceso. Explican qué ve y qué puede hacer tu cliente para que sepas qué habilitarle y cómo acompañarle; no son instrucciones para el cliente final.
Quién entra en el portal
Las personas del portal no son usuarios de tu organización: son contactos del CRM a los que invitas expresamente. Conviene distinguir tres cosas:
- Un cliente es la empresa registrada en el CRM.
- Un contacto es una persona vinculada a uno o varios clientes.
- Un usuario del portal es ese contacto, una vez invitado y con su acceso configurado.
Una misma persona puede ser contacto de varias empresas y ver todas ellas desde una sola cuenta, con un nivel de acceso distinto en cada una.
Qué hace tu equipo y qué hace tu cliente
Tu equipo trabaja en UTILIA OS; tu cliente, solo en el portal. Cada uno ve y hace cosas distintas sobre los mismos datos:
Qué hace cada uno
| Tema | Tu equipo, en UTILIA OS | Tu cliente, en el portal |
|---|---|---|
| Acceso al portal | Invita y da permisos | Configura su acceso |
| Presupuestos | Los crea y los envía | Los firma o los rechaza |
| Comentarios de un presupuesto | Responde y deja notas internas | Solo ve su conversación |
| Costes y márgenes | Los ve con su permiso | Nunca los ve |
| Facturas | Las emite y registra cobros | Las consulta y las paga |
| Tickets | Los trabaja o los convierte | Abre los suyos y responde |
| Chat | Responde y deja notas internas | Escribe; no ve las notas |
- Acceso al portalInvita y da permisos
- PresupuestosLos crea y los envía
- Comentarios de un presupuestoResponde y deja notas internas
- Costes y márgenesLos ve con su permiso
- FacturasLas emite y registra cobros
- TicketsLos trabaja o los convierte
- ChatResponde y deja notas internas
- Acceso al portalConfigura su acceso
- PresupuestosLos firma o los rechaza
- Comentarios de un presupuestoSolo ve su conversación
- Costes y márgenesNunca los ve
- FacturasLas consulta y las paga
- TicketsAbre los suyos y responde
- ChatEscribe; no ve las notas
Tu equipo invita y da permisos, crea y envía presupuestos, emite facturas y trabaja los tickets; tu cliente configura su acceso, firma o rechaza presupuestos, consulta y paga facturas, abre tickets y escribe en el chat. Las notas internas, los costes y los márgenes nunca llegan al portal.
Qué encuentra tu cliente al entrar
El menú del portal tiene estas secciones. Las que no le corresponden por permisos no se le muestran.
| Sección | Qué contiene | Cuándo aparece |
|---|---|---|
| Inicio | Resumen de entrada. | Siempre. |
| Finanzas | Sus presupuestos y facturas, en dos pestañas. | Con permiso para ver presupuestos o facturas. |
| Cuotas | Lo que se le factura de forma periódica y el próximo cargo. | Con permiso para ver facturas. |
| Pagos | Sus tarjetas guardadas y sus cobros automáticos. | Con permiso para gestionar métodos de pago y si tu organización tiene activados los cobros con tarjeta. |
| Mensajes | La conversación con tu equipo. | Con permiso para ver el chat y si tu organización tiene Chat. |
| Soporte | Sus tickets. | Con permiso para ver tickets. |
No hay una sección de documentos aparte: los documentos que tu equipo comparte con el cliente aparecen en la ficha del presupuesto correspondiente. El portal no tiene sección de reuniones.
Además, tu cliente gestiona su propia cuenta: datos personales, empresas a las que tiene acceso, contraseña y cuenta de Google, avisos y privacidad.
Cómo se controla quién entra y qué ve
El acceso se decide con tres piezas que actúan juntas:
- Acceso por empresa: el usuario solo ve datos de las empresas a las que le das acceso, y el contacto tiene que estar vinculado a ellas en el CRM.
- Permisos comunes: lo que puede hacer en todas sus empresas.
- Permisos por empresa: permisos extra que solo valen en una empresa concreta, por ejemplo, aprobar presupuestos en una sola de las sociedades de un grupo.
Lo que puede hacer en una empresa es la suma de sus permisos comunes y los extra de esa empresa. Si al invitar no eliges empresas, solo se le da acceso a la empresa principal del contacto: el acceso se concede a propósito, nunca por defecto.
El catálogo completo de permisos y cómo cambiarlos está en Gestionar el acceso al portal.
El recorrido de tu cliente
El recorrido de tu cliente en el portal
Todo lo que hace vuelve a UTILIA OS: la aprobación al presupuesto del CRM, el pago a Finanzas, el ticket a Tickets de soporte y los mensajes al chat de tu equipo.
Si la persona trabaja con varias organizaciones
Si el mismo correo ha sido invitado por más de una organización que usa UTILIA OS, al iniciar sesión el portal le pide elegir con cuál entrar. Cada organización mantiene sus datos separados, y la persona puede cambiar de una a otra desde dentro del portal sin volver a iniciar sesión.
Siguiente paso
El portal muestra hacia fuera los datos de tu CRM, así que empieza por tener bien creados los clientes y contactos que vas a invitar (Clientes y contactos) y después sigue en Invitar clientes al portal.