Reuniones en el portal

Tu cliente ve en su portal, en Reuniones, las reuniones a las que tu equipo le invita: las próximas, con Entrar cuando llega la hora, y las anteriores, con los correos que tu equipo le mandó después. Solo ve las suyas, las de las invitaciones a su correo de acceso al portal; nunca las de sus compañeros ni las internas sobre su empresa. Entrar le lleva a la misma pantalla que el enlace de la invitación, ya con su nombre, y al terminar vuelve al portal. Esta guía es para tu equipo: cuenta lo que ve tu cliente y qué le tienes que dar para que lo vea.

Antes de empezar

• Tu plan incluye el portal del cliente y Meet. Sin Meet, el portal no tiene Reuniones y sus permisos no aparecen para concederlos.
• La persona tiene los permisos en esa empresa: Ver sus reuniones para verlas y, para entrar desde el portal, Entrar en sus reuniones desde el portal, que incluye el anterior. No vienen marcados al invitarla al portal: se dan en Gestionar el acceso al portal.
• La invitación va al correo con el que entra en el portal. El portal reconoce sus reuniones por ese correo, no por su ficha de contacto: si invitas a la persona con otra dirección, la reunión no le sale. Cómo se invita lo explica Programar una reunión.

Qué ve tu cliente

En el menú del portal, Reuniones aparece junto a Mensajes. La pantalla dice arriba «Las reuniones a las que te invitan.» y tiene dos listas: Próximas y Anteriores. En los ejemplos de esta guía, tu empresa es Estudio Norte; tu cliente, Acme, y quien entra en el portal, Marta Ruiz.

• Próximas: primero las que están en curso y después, por hora. Cada una lleva la hora en la zona de la reunión, con su abreviatura, como el correo de la invitación («10:00 CET»), y la de su teléfono u ordenador si es otra («11:00 en tu hora»). Además, cuánto está previsto que dure («1 h 30 min») y quién la organiza («Organiza Luis Gil»).
• Anteriores: las que terminaron y, dos horas después de su hora de fin, las que no llegaron a empezar, de la más reciente a la más antigua, con Ver más para seguir. Si tu equipo le mandó algo después, lo dice: «Te enviamos un correo el 30 oct» o «Te enviamos 2 correos, el último el 30 oct».
• Con varias empresas, ve las reuniones de la que tiene elegida en el portal («Datos de Acme»). Cada reunión cuenta para la empresa con la que está vinculada en el CRM, por su cliente, su oportunidad, su proyecto o su contacto. Si no está vinculada con ninguna, cuenta para la empresa principal de la persona.
• Sin reuniones, ve «No tienes reuniones programadas.» o «Aquí verás las reuniones a las que te invitaron cuando terminen.»

La pantalla se pone al día sola: si tu equipo invita a tu cliente, mueve, cancela o termina una reunión o le manda algo después, lo ve sin recargar.

Cuándo puede entrar

Entrar aparece 15 minutos antes de la hora y sigue mientras la reunión no termine. Hasta entonces, la primera reunión que espera lo avisa: «Podrás entrar 15 minutos antes». Ya en esos 15 minutos, la fila cuenta lo que falta («Empieza en 8 min»), después dice «Empieza ahora» y, en cuanto alguien abre la sala, «En curso». Si alguien la abre antes de tiempo, tu cliente puede entrar ya. Una reunión empezada al momento, sin hora, se puede abrir desde que le llega la invitación.

En Inicio, durante esa ventana, un aviso arriba le dice «Tu reunión empieza en 8 min», con el título, la hora y Entrar, o «Tu reunión está en curso». Fuera de la ventana no sale. El acceso rápido Reuniones de Inicio le dice cuándo es la siguiente, por ejemplo «Próxima: mañana, 10:00 CET.»

Entrar en la reunión

Al pulsar Entrar, tu cliente va a la misma pantalla que abre el enlace de la invitación, pero sin escribir nada: «Entras como Marta Ruiz», con el nombre de su ficha de contacto y el correo de su acceso al portal.

Lo demás es lo de cualquier persona de fuera: la contraseña, si la reunión la tiene, y el aviso de grabación, que acepta para entrar si se graba o se transcribe. En la reunión y en su ficha cuenta como un invitado más.

Volver al portal está en todas las pantallas por las que pasa, también en la sala de espera, al salir y si algo falla, y le deja en Reuniones de esa empresa. Si se le corta la conexión, Volver a entrar le devuelve a la reunión.

Lo que le envía tu equipo

Al abrir una reunión anterior, tu cliente ve Lo que te enviamos: cada correo que tu equipo le mandó después de esa reunión, del más reciente al más antiguo. Son los que se envían desde la reunión o desde su interacción del CRM, con el resumen con IA, la transcripción o un mensaje; cómo se envían lo explica El resumen con IA de una reunión.

• Cuándo y quién: «30 de octubre, 12:14 · Te lo envió Luis Gil», o «Se envió automáticamente» si salió solo.
• El correo tal como salió: el asunto y el texto, con el mensaje de quien lo envió y el resumen, si lo llevaba.
• Lo que llevaba además, en una línea: «Incluía el resumen.», «Incluía la transcripción, que te llegó en PDF por correo.» o las dos cosas. La transcripción no se lee ni se descarga en el portal.
• Los envíos antiguos, de antes de que el portal guardara el texto, dicen solo «Te enviamos un mensaje por correo.» Si tu equipo no le mandó nada, «Después de esta reunión no te enviamos nada.»

Es una copia de lo que salió: si después rehaces el resumen, en el portal sigue el que le llegó. Y solo ve lo que se le envió a esa persona, no lo de sus compañeros.

Debajo, Escribir al equipo abre la conversación de su empresa en Mensajes para seguir hablando de la reunión. Sale si tu plan incluye Chat y tu cliente tiene Ver chat y Enviar mensajes en esa empresa; lo que escriba llega al canal de su empresa en el chat de tu equipo, como cuenta Chat en el portal.

Lo que nunca ve

De cada reunión, tu cliente solo ve el título, el día y la hora, cuánto está previsto que dure, quién la organiza y si se canceló. Nunca ve:

• quién más está invitado, ni cuántos;
• la descripción, las notas ni el lugar;
• por qué se canceló;
• la grabación, la transcripción ni el resumen tal como está ahora en la reunión;
• a qué ficha del CRM está vinculada, ni si llegó a celebrarse.

Las reuniones eliminadas y las llamadas del chat no salen nunca. Si intenta abrir una reunión que no es suya, el portal responde «No se ha encontrado la reunión.», sin decir de quién es.

Si algo falla

Otros síntomas:

• Ve la reunión, pero sin Entrar. Faltan más de 15 minutos, le falta Entrar en sus reuniones desde el portal en esa empresa, la reunión no deja entrar a personas de fuera (revisa las opciones de la sala) o su invitación ha caducado. La fila no dice cuál de estas es. Una invitación caducada no la arregla Reenviar, que solo manda otra vez el correo: cancélala en la ficha de la reunión y vuelve a invitar a la persona.
• No ve un correo que le mandaste. Solo salen los enviados a su ficha de contacto desde la reunión o desde su interacción del CRM.
• No le sale Escribir al equipo. Tu plan no incluye Chat, o le falta Ver chat o Enviar mensajes en esa empresa.
• Su correo es también el de alguien de tu equipo. Las invitaciones a ese correo cuentan como internas y no salen en su portal.
• Tenía los permisos antiguos de reuniones. Ver reuniones (obsoleto) y Unirse a reuniones (obsoleto) no abren la sección: dale los nuevos.

Si al pulsar Entrar no pasa a la reunión, tu cliente lee debajo, en gris, qué ha pasado:

Siguiente paso

• Programar una reuniónConvoca a tu cliente con el correo con el que entra en el portal.
• El resumen con IA de una reuniónLo que le envíes después lo vuelve a leer en su portal.