Las grabaciones de una llamada
Dónde se ven el vídeo y la transcripción de una llamada del chat, quién los abre, qué llega al CRM, cómo se borran y cuánto tiempo se guardan.
Actualizado el . 8 min de lectura
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Cada grabación de una llamada deja una tarjeta en la conversación, con su vídeo, su transcripción o las dos cosas. Es privada: solo la abren quienes estuvieron en la llamada mientras se grababa, y un administrador que no estuvo, tampoco. Lo único que pasa a otra pantalla del producto es la transcripción, hacia la ficha del CRM.
Dónde se ven
Al empezar cada grabación aparece en la conversación una tarjeta Grabación de la llamada, con el texto «Ana empezó a grabar la llamada» o, en las siguientes de la misma llamada, «Ana volvió a grabar la llamada». Todos los miembros de la conversación ven la tarjeta, pero su contenido solo quien puede abrirlo.
- El vídeo se ve solo en la conversación. No va a Archivos ni al CRM, y no se ofrece descargarlo. Gasta el almacenamiento de tu empresa igual.
- La transcripción son los turnos, con el minuto y el nombre de quien habla. Desde ahí puedes Copiar o Descargar el texto (en la aplicación del móvil, Compartir). Es automática y puede contener errores.
Cuando está lista, pulsa Ver la transcripción o, si solo se grabó el vídeo, Ver el vídeo. Se abre el vídeo o el audio arriba y los turnos debajo, y al pulsar un minuto va a ese momento.
Para ver todas las grabaciones de una conversación, abre Más opciones en su cabecera y elige Grabaciones de llamadas. Sale una fila por cada grabación que puedes abrir, con quién, cuándo, cuánto duró y, si lo tiene, «Con vídeo». Pulsa una para ir a su tarjeta.
A quien pidió grabar le llega un aviso con el enlace a la tarjeta: Transcripción lista o, si no hay transcripción, Grabación lista, y No se pudo guardar el vídeo si falló. Los ajustas en Mi perfil › Avisos, necesitas entrar con tu cuenta, en la fila Chat, aviso Transcripción de una llamada lista.
Estados de una grabación
Grabando
Se graba lo que se pidió, de quienes aceptaron.Se llega desde Grabando cuando: Alguien la detiene o termina la llamada
Transcribiendo o preparando
Se pasa a texto y se guarda el vídeo, en unos minutos.Se llega desde Transcribiendo o preparando cuando: La IA de tu organización está en pausa
En pausa
Grabada, sin transcribir. El vídeo se ve igual.Se llega desde Transcribiendo o preparando cuando: La transcripción falla
Sin transcribir
Se puede reintentar.Se llega desde Transcribiendo o preparando cuando: No queda voz que transcribir
Sin voz
La llamada fue muy corta o nadie habló. Si hay vídeo, no se dice.
Se llega desde Transcribiendo o preparando cuando: Termina
Lista
Lo pedido, en su tarjeta.Se llega desde Lista cuando: Alguien con permiso la borra
Eliminada
Estado final
Sin contenido, para nadie.
Se llega desde Lista cuando: Vence el plazo de conservación de tu organización
Caducada
Ya no se puede ver ni leer.
Otras transiciones
- En pausa pasa a Transcribiendo o preparando: Pulsas «Reintentar» cuando vuelve la IA.
- Sin transcribir pasa a Transcribiendo o preparando: Pulsas «Reintentar».
Una grabación en pausa no se transcribe sola cuando vuelve la IA: hay que pulsar Reintentar en su tarjeta. Cada grabación admite tres reintentos. El vídeo no se rehace después de la llamada.
Quién ve cada grabación
Cada grabación tiene su propio público: la abren quienes estuvieron en la llamada en algún momento mientras se grababa esa grabación y tienen el permiso «Ver grabaciones de llamadas». Haber estado en otra grabación de la misma llamada no cuenta.
El vídeo y la transcripción se miran por separado: el vídeo lo abre quien estuvo mientras se grababa el vídeo, y la voz y el texto, quien estuvo mientras se transcribía. El alcance del permiso no amplía nada. Ni un administrador con alcance «Todo» abre una grabación de una llamada en la que no estuvo, y quien no es miembro de la conversación ni siquiera ve la tarjeta.
Quién abre una grabación
| Respecto a la grabación | Ve la tarjeta | Voz y texto | Vídeo |
|---|---|---|---|
| Estaba en la llamada | Sí | Sí | Sí |
| Entró a mitadLa ve entera, también lo de antes de entrar. | Sí | Sí | Sí |
| Entró y no aceptó, o no contestóNi su voz ni su imagen están, pero la ve entera. | Sí | Sí | Sí |
| Entró con el vídeo ya detenidoLa transcripción seguía en marcha. | Sí | Sí | No |
| Entró con la transcripción ya detenidaEl vídeo seguía en marcha. | Sí | No | Sí |
| Salió a mitad | Sí | Sí | Sí |
| Se fue antes de que empezaraSí abre las anteriores en las que estuvo. | Sí | No | No |
| Entró cuando ya había terminado | Sí | No | No |
| No entró en la llamadaEs miembro de la conversación. | Sí | No | No |
| Salió del grupo despuésLas que empezaron antes de su salida, si estuvo en ellas. | Las de antes | Las de antes | Las de antes |
| No es miembro de la conversación | No | No | No |
- Estaba en la llamadaSí
- Entró a mitadLa ve entera, también lo de antes de entrar.Sí
- Entró y no aceptó, o no contestóNi su voz ni su imagen están, pero la ve entera.Sí
- Entró con el vídeo ya detenidoLa transcripción seguía en marcha.Sí
- Entró con la transcripción ya detenidaEl vídeo seguía en marcha.Sí
- Salió a mitadSí
- Se fue antes de que empezaraSí abre las anteriores en las que estuvo.Sí
- Entró cuando ya había terminadoSí
- No entró en la llamadaEs miembro de la conversación.Sí
- Salió del grupo despuésLas que empezaron antes de su salida, si estuvo en ellas.Las de antes
- No es miembro de la conversaciónNo
- Estaba en la llamadaSí
- Entró a mitadLa ve entera, también lo de antes de entrar.Sí
- Entró y no aceptó, o no contestóNi su voz ni su imagen están, pero la ve entera.Sí
- Entró con el vídeo ya detenidoLa transcripción seguía en marcha.Sí
- Entró con la transcripción ya detenidaEl vídeo seguía en marcha.No
- Salió a mitadSí
- Se fue antes de que empezaraSí abre las anteriores en las que estuvo.No
- Entró cuando ya había terminadoNo
- No entró en la llamadaEs miembro de la conversación.No
- Salió del grupo despuésLas que empezaron antes de su salida, si estuvo en ellas.Las de antes
- No es miembro de la conversaciónNo
- Estaba en la llamadaSí
- Entró a mitadLa ve entera, también lo de antes de entrar.Sí
- Entró y no aceptó, o no contestóNi su voz ni su imagen están, pero la ve entera.Sí
- Entró con el vídeo ya detenidoLa transcripción seguía en marcha.No
- Entró con la transcripción ya detenidaEl vídeo seguía en marcha.Sí
- Salió a mitadSí
- Se fue antes de que empezaraSí abre las anteriores en las que estuvo.No
- Entró cuando ya había terminadoNo
- No entró en la llamadaEs miembro de la conversación.No
- Salió del grupo despuésLas que empezaron antes de su salida, si estuvo en ellas.Las de antes
- No es miembro de la conversaciónNo
En la ficha del CRM
Solo la transcripción va a la ficha: el vídeo nunca, y una grabación solo de vídeo no añade nada. Las hojas de petición y de consentimiento lo avisan antes de aceptar.
Si cuando empieza la grabación la conversación está guardada en la ficha de un cliente, un contacto, un lead, una oportunidad o un proyecto comercial, su transcripción se añade a esa ficha. La llamada ya deja su interacción en la ficha al colgar, y cada grabación le añade su transcripción como un documento propio. Si hubo varias, cada documento dice cuál es («2.ª grabación»). En la ficha la consulta quien tiene acceso a ella, como el resto de su actividad.
Cuenta la ficha del momento en que empieza cada grabación. Si guardas la conversación en una ficha a mitad de una grabación, esa grabación no va a ninguna ficha, pero las siguientes sí. Cómo guardar una conversación lo explica Guardar conversaciones del chat en el CRM.
Borrar una grabación
En la tarjeta, abre el menú de más acciones, elige Eliminar la grabación y confirma con Eliminar. Se borran el vídeo, el audio y la transcripción para todos los que estuvieron en la llamada, y también su documento de la ficha del CRM. Las demás grabaciones de la misma llamada no se tocan.
No se puede deshacer
Una grabación eliminada no se recupera, ni en el chat ni en la ficha del CRM.
Necesitas el permiso «Borrar grabaciones de llamadas». Con alcance «Todo» borras cualquier grabación de las conversaciones en las que participas; con otro alcance, solo las que pediste tú. De fábrica, el Super Administrador tiene alcance «Todo», y el Gerente, el Vendedor y el Asistente borran solo las suyas. Mientras se graba, se transcribe o se guarda el vídeo no se puede borrar, y quien ya salió de la conversación no borra nada.
Al eliminar un grupo
Eliminar un grupo borra también, para todos, las grabaciones de sus llamadas, con su vídeo, igual que sus mensajes. La copia de la transcripción que se guardó en una ficha del CRM se queda en la ficha, porque ya forma parte de su historial. Si en ese momento no se pueden borrar las grabaciones, el grupo no se elimina: vuelve a intentarlo en unos minutos.
Cuánto tiempo se guarda
Tu organización puede fijar cuánto tiempo se guardan las llamadas grabadas en Ajustes, Privacidad y cookies, Retención de datos, con el permiso «Configurar retención de datos». Hay dos plazos independientes: Grabaciones de reuniones y llamadas, para el audio y el vídeo, y Transcripciones de reuniones y llamadas, para el texto. Sin plazo, se guardan hasta que alguien las borra.
Cuando vence el de la grabación, la tarjeta conserva la transcripción y dice «El vídeo de esta grabación no está disponible.» si lo tenía. Cuando vence el de la transcripción, se borra también su documento de la ficha del CRM. La tarjeta dice Caducada cuando se ha ido todo.
Si algo falla
La tarjeta no se abre o no está lista
- «Solo pueden verla quienes estuvieron en la llamada.» No estabas en la llamada mientras se grababa esa grabación.
- «No tienes permiso para ver grabaciones de llamadas.» Te falta «Ver grabaciones de llamadas».
- «Preparando el vídeo...» Se está guardando: aparece en unos minutos.
- «No se pudo transcribir.» o «Parte de la llamada no se pudo transcribir.» Pulsa Reintentar; cada grabación admite tres reintentos.
- «No quedó voz que transcribir.» La grabación fue muy corta o nadie habló.
- «Sin vídeo: no se pudo grabar la imagen.» El vídeo no llegó a empezar; lo demás sigue en su tarjeta.
- «No se pudo guardar el vídeo.» Se grabó, pero no se pudo guardar.
- «El vídeo se detuvo porque alguien que entró después no lo aceptó.» El vídeo dura hasta ese momento.
- «El vídeo de esta grabación no está disponible.» Venció su plazo de conservación o ya no se puede abrir.
- No aparece «Eliminar la grabación». Te falta el permiso, la pidió otra persona y tu alcance no es «Todo», o todavía se está grabando, transcribiendo o guardando el vídeo.
La transcripción no llegó a la ficha
Pasa cuando se grabó solo el vídeo, cuando la conversación no estaba guardada en una ficha al empezar esa grabación, cuando cambió de ficha antes de colgar, cuando está guardada en Gestión de proyectos (sus proyectos y elementos de trabajo no reciben transcripciones) o cuando el CRM no está en el plan de tu organización.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Chat. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.