Almacenamiento de tu empresa

Todo lo que guarda tu empresa en UTILIA OS gasta del mismo almacenamiento: los archivos que subís y las grabaciones de reuniones y llamadas, con su audio y sus transcripciones. Tu plan incluye una cantidad y, si se queda corta, compras más sin salir de lo que estás haciendo, también en mitad de una reunión. Al llenarse no se pierde nada: solo deja de entrar lo nuevo.

Cuánto tienes ocupado

Lo ves en Ajustes › Uso, necesitas entrar con tu cuenta, con el permiso «Ver organización»: lo que usas frente a lo que tienes («42 GB de 50 GB») y, cuando toca, el rótulo Casi lleno o Lleno. Lo que tienes es lo que incluye tu plan más lo que hayas comprado.

Si hay grabaciones, el medidor las separa en Grabaciones y transcripciones y Archivos y el resto. Sirve para entender la cifra, porque el audio de una transcripción ocupa y no se ve en Archivos.

• Gastan almacenamiento: los archivos, el vídeo de las reuniones de Meet, el vídeo y el audio de las llamadas del chat, el audio de Call Copilot y los documentos de las transcripciones.
• No lo gasta: lo que está en Eliminados recientemente.
• Para hacerte una idea: una hora de vídeo ocupa unos 1,4 GB.

Qué pasa al llenarse

Con el almacenamiento lleno no se pueden subir archivos ni empezar a grabar o transcribir una reunión o una llamada. Lo que ya se está grabando nunca se corta: termina con normalidad y se guarda, aunque pase del límite. Tampoco se borra nunca nada por estar lleno.

Te enteras por varios sitios, según lo que puedas hacer:

• La barra de arriba, si tienes «Editar organización»: «Queda poco almacenamiento», que puedes apartar y vuelve en tu siguiente sesión, o «Te has quedado sin espacio», que no se aparta.
• La campana y un correo, a quienes tienen «Editar organización» y a la dirección de facturación: uno al pasar del 80 % y otro al llenarse.
• Archivos, desde el 80 %, con una línea discreta para quien puede ver el uso.
• La hoja de grabar, para quien va a empezar: «Queda poco almacenamiento en tu empresa.», sin cifras, porque quien graba puede no tener permiso para verlas.

Qué puedes hacer sin espacio

Comprar almacenamiento adicional

Necesitas «Editar organización». En la aplicación del móvil no se compra.

1. Pulsa «Comprar almacenamiento»

   Cuando queda poco sale en la barra de arriba, en Uso y en Archivos, y al chocar con el límite, en Subidas y en el aviso «Te has quedado sin espacio». En cualquier momento lo tienes en Mi plan, necesitas entrar con tu cuenta, en Añade lo que te falte: Almacenamiento adicional y Añadir.

2. Elige la cantidad

   Cantidad en GB llega con lo que te falta, sin redondear de más. Los botones van de 10 en 10, y en el campo vale cualquier número entero entre 10 y 1.000. Debajo ves tu almacenamiento de antes y el de después.

3. Revisa lo que pagas y confirma

   Si te faltan los datos de facturación o la tarjeta, se te piden ahí mismo. Si tu banco quiere verificar el pago, también se hace ahí, y hasta entonces no se cobra nada.

Nada de esto te saca de donde estabas. En una reunión o una llamada, la compra se abre encima de la sala, y lo que estaba frenado sigue solo: la subida o la grabación que querías empezar.

Si lo de hoy, impuestos incluidos, no llega al importe mínimo de cobro (0,50 €), el almacenamiento se activa sin cobrar nada y lo pagas desde la renovación: «Hoy no se cobra nada, porque lo que queda de periodo no llega al importe mínimo de cobro.». Durante la prueba tampoco se cobra hoy: se suma a tu cuota y lo pagas con tu primer cobro.

Mientras tengas un cobro pendiente de tu suscripción no se puede comprar: págalo antes con Pagar ahora en Mi plan.

Pedir más almacenamiento

Si no tienes «Editar organización», cuando el almacenamiento pasa del 80 % verás Pedir más almacenamiento en el aviso de «sin espacio», en Subidas y en Uso, también en el móvil, porque pedir no es comprar. El botón se convierte en su resultado, en su sitio.

Quien puede comprarlo recibe el aviso y lo ve en Mi plan, necesitas entrar con tu cuenta, en Peticiones de tu equipo: una fila Almacenamiento con quién lo pide y cuánto se usa, con Comprar almacenamiento y Ahora no.

Cuando el almacenamiento vuelve a estar por debajo del 80 %, porque se ha comprado o porque se ha liberado espacio, la petición se cierra sola y te llega «Tu empresa vuelve a tener espacio». El resto funciona como cualquier petición: lo explica Pedir que se amplíe el plan.

Dar de baja lo comprado

En Mi plan, necesitas entrar con tu cuenta, en Lo que tienes añadido, cada compra tiene Dar de baja, con las mismas reglas que cualquier complemento: se va al final del periodo que ya has pagado, sin reembolso, y mientras tanto puedes pulsar Mantener complemento.

No se puede dar de baja lo que está ocupado. Si lo que tienes guardado no cabe en lo que te quedaría, la ventana dice «Todavía no se puede: ese almacenamiento está ocupado.» y cuánto hay que liberar antes, por ejemplo: «Tienes ocupados 340 GB y sin estos 100 GB de almacenamiento adicional te quedarían 250 GB. Libera antes 90 GB o mantén el complemento. No se ha borrado ni cambiado nada.».

Desde que programas una baja, lo que frena subir, grabar y transcribir ya es lo que te quedará. Así, nadie llena un espacio que está a punto de irse. Si te topas con eso, Mantener complemento lo devuelve al momento.

Al cambiar de plan

• Al subir, se suelta solo lo que el plan nuevo ya cubre y dejas de pagarlo. Tu almacenamiento no baja: lo explica Almacenamiento que el plan nuevo ya cubre.
• Al bajar, se cuenta el plan nuevo más lo comprado que sigue. Si lo que tienes no cabe, primero liberas espacio o compras lo que falta: lo explica Bajar de plan.
• Desde que programas la bajada, ya no puedes pasar de lo que tendrás. Por eso, con una bajada programada, «Uso» enseña esa cifra y no la de tu plan de hoy. Si necesitas más, Anular la bajada te devuelve tu plan al momento.

Si algo falla

• No ves «Comprar almacenamiento». Te falta «Editar organización» o estás en la aplicación del móvil. Sin el permiso, tienes Pedir más almacenamiento.
• No ves «Pedir más almacenamiento». Solo aparece con el almacenamiento al 80 % o más. Si ya lo has pedido, en su lugar ves tu petición.
• «Tu empresa todavía tiene espacio: no hace falta pedir más.» Mientras tanto se ha comprado o se ha liberado espacio.
• «No hemos encontrado a nadie en tu empresa que pueda ampliar el almacenamiento.» Nadie tiene «Editar organización». Revisa quién debería tenerlo en Gestionar el equipo.
• «La compra mínima de almacenamiento es de 10 GB.» Sube la cantidad: el mínimo vale para cada compra.
• «Has ocupado los… GB que te quedarán». Tienes una baja de almacenamiento programada. Pulsa Mantener complemento en Mi plan o libera espacio.
• Has borrado archivos y sigue diciendo que está lleno. Mira el desglose de Uso: lo que más ocupa suelen ser las grabaciones. Lo que está en Eliminados recientemente ya no cuenta.

Siguiente paso

• Grabar y transcribir una reuniónQué gasta cada opción, dónde queda el vídeo y cómo se compra sin salir de la sala.
• Grabar y transcribir una llamadaEl vídeo y la transcripción de las llamadas del chat, y lo que pasa si no hay espacio.