Qué encuentra el buscador y quién ve cada cosa
Qué fichas hay en cada lente, con qué nombres salen y por qué cada persona solo encuentra lo que puede abrir con su plan, sus permisos y su alcance.
Actualizado el . 5 min de lectura
El buscador no tiene un catálogo propio: lee las fichas de cada aplicativo y las enseña con las mismas reglas que su pantalla. Por eso dos personas de la misma empresa pueden escribir lo mismo y ver resultados distintos, y por eso nunca te enseña algo que no podrías abrir. Aquí tienes qué hay en cada lente, cómo se llaman los grupos y qué tiene que cumplir un resultado para aparecer.
Lo que hay en cada lente
| Lente | Qué encuentra |
|---|---|
| Ventas | Leads activos, clientes, oportunidades, proyectos comerciales, interacciones, formularios de captación, campañas de correo, listas, plantillas y automatizaciones de marketing, automatizaciones e informes del CRM, sesiones del Call Copilot y scrapers |
| Facturación | Facturas, presupuestos y cobros recurrentes |
| Compras | Proveedores y sus personas de contacto, gastos, pagos digitalizados e interacciones con proveedores |
| Personas | Contactos de tus clientes y usuarios de tu organización |
| Archivos | Archivos y carpetas, por su nombre y, si tu empresa lo enciende, por lo que dicen dentro |
| Trabajo | Proyectos, ciclos y tareas de Gestión de proyectos, tareas del CRM, tickets, documentos de Documentación, plantillas de tareas, activos de IA, conversaciones del Chat, formaciones y novedades |
| Agenda | Reuniones y eventos del calendario |
| Pantallas | Las pantallas del menú y de Ajustes que puedes abrir |
Además, al final de cada búsqueda salen hasta tres páginas de esta Documentación.
Algunos detalles que conviene saber:
- Facturas: por número, por el nombre o el NIF del destinatario, por sus notas o por el motivo de una rectificación.
- NIF: buscar por el NIF de un cliente o de un proveedor solo funciona si puedes ver sus datos sensibles («Ver datos sensibles de clientes» o «Ver datos sensibles de proveedores»).
- Informes del CRM: los tuyos, los públicos y, según tu alcance, los de tus departamentos.
- Conversaciones: canales, grupos y canales con tus clientes que tienes en tu lista del Chat, también los grupos de los que saliste. Las conversaciones uno a uno se encuentran buscando a la persona, y los mensajes, dentro del propio Chat.
- Sesiones del Call Copilot: por su título o por el nombre de con quién hablaste, nunca por lo que se dijo ni por el número de teléfono.
- Formaciones: también por el título de sus lecciones; si coincide una lección, se abre la formación en ella. Los borradores, solo si puedes editarlos.
- Elementos de trabajo: también por la clave que tenían en otro proyecto, si se movieron.
Los nombres de tu perfil de trabajo
Los grupos de Gestión de proyectos se llaman como en tu perfil de trabajo, y su segunda línea dice de dónde es cada uno: «Entregable · Meta Ads · Acme» (el entregable, su servicio y su cuenta), «Servicio · Acme» o, en Software, «ACME-12 · Sprint 14 · Web».
Si escribes la palabra exacta de tu perfil, el buscador se centra en ese tipo, siempre que esté en tu plan y puedas verlo:
- Agencia: «servicio», «cuenta» y «entregable», en singular o en plural.
- Consultoría: «encargo» y «fase»; «tarea» trae a la vez las del CRM y las de trabajo.
- Proyectos y tareas: «ciclo»; «tarea» trae a la vez las del CRM y las de trabajo.
- Software: «issue» y «sprint».
Para que no se confundan, los grupos que podrían llamarse igual llevan apellido: Proyectos comerciales, Tareas del CRM, Informes del CRM y Campañas de correo.
Fichas terminadas e inactivas
Las oportunidades ganadas o perdidas, los proyectos completados y los clientes y contactos inactivos también aparecen, atenuados y con su estado a la derecha. Así el buscador nunca te dice que no existe algo que sí existe. Los leads convertidos o descartados no salen: su historia sigue en el cliente o la oportunidad, que sí aparecen.
Las personas de tu organización
Las personas de tu equipo son fichas distintas de los contactos de tus clientes y de tus proveedores, y salen en su propio grupo, Usuarios. Adónde te lleva cada una depende de lo que puedas ver de ella:
- Con el permiso Ver usuarios, a su ficha de Ajustes › Usuarios, dentro de tu alcance. Las personas desactivadas salen marcadas y las archivadas no salen.
- Con RRHH en el plan y uno de los permisos de equipo de RRHH, a su ficha de RRHH, solo si la alcanzas. El resultado no dice nada de sus ausencias ni de sus fichajes.
- Si no, y puedes abrir conversaciones directas en el Chat, a una conversación con ella.
Quien no es de la plantilla, como la asesoría o un comercial externo, lleva su insignia en el resultado y en la vista previa.
Solo ves lo que puedes abrir
El buscador no es una puerta trasera: cada resultado, cada dato de la vista previa y cada opción de «Ir a…» pasan por las mismas comprobaciones que la pantalla de su aplicativo, en el momento de buscar.
Qué tiene que cumplir un resultado para aparecer
Plan
¿Está en tu plan?
El aplicativo y, si hace falta, su capacidad.Si no: no aparece, igual que el aplicativo en el menú.
Permiso
¿Puedes ver ese tipo?
Por ejemplo, ver facturas.Si no: no sale aunque coincida con lo que escribes.
Alcance
¿Entra en tu alcance?
Todo, tu departamento, lo asignado o lo tuyo.Si no: queda fuera.
Buscador
Aparece
Con los datos que puedes ver, y nada más.
Cuando buscas el nombre de algo que tu empresa no tiene, el buscador no dice «nada»: te enseña un candado con el plan que lo incluye o, si es una función que aún no se ofrece, el rótulo Próximamente. Los importes de leads y oportunidades solo se ven si además puedes ver esos importes, y con Ocultar importes puesto se tapan todos.
Cuando una búsqueda encuentra datos personales de clientes, contactos o leads, queda constancia en el registro de auditoría, sin el texto que escribiste. El texto de tus búsquedas solo se guarda si el buscador aprende de lo que buscas, y entonces solo para ti: lo explica Lo que el buscador aprende de ti.