Buscar dentro de los documentos

Con esta función, el buscador encuentra un documento por lo que dice dentro y no solo por su nombre: buscas «cláusula de penalización» y aparece el contrato que la lleva, aunque se llame «contrato-v3-final.pdf». Viene apagada. La enciende tu empresa en Privacidad, y desde ese momento UTILIA OS lee el texto de los documentos que admite, deja fuera siempre los que no debe leer y, a cada persona, solo le enseña los que ya podía abrir.

Antes de empezar

• Archivos avanzados en el plan de tu empresa. Si dejáis de tenerlo, se deja de buscar dentro.
• El permiso «Gestionar la búsqueda dentro de los documentos», para encenderla, apagarla y dejar carpetas fuera. Ningún rol lo trae de serie: lo da quien administra los permisos de tu equipo.
• El buscador nuevo, el de las lentes y la vista previa. Con la versión anterior no se busca dentro.

La pestaña la ven quienes tienen ese permiso o el de «Configurar retención de datos». Si lo tienes y en Privacidad no ves Buscar dentro de los documentos, la función no está disponible en tu cuenta.

Encenderla

1. Abre la pestaña

   Ve a Ajustes, Privacidad y cookies, Buscar dentro de los documentos. También la encuentras escribiendo «buscar dentro» en el buscador.

2. Activa el interruptor

   Pulsa Buscar dentro de los documentos. Se aplica al momento, sin botón de guardar, y debajo queda la fecha: «Encendida desde el…».

3. Deja fuera lo que no quieras

   Si hay carpetas con documentos que nadie debería encontrar por su contenido, sácalas desde Ir al Gestor de archivos, como se explica más abajo.

Desde ese momento, lo que se sube se lee en cuanto el antivirus lo da por bueno, y lo que ya había de los dos últimos años se va leyendo por la noche. En una empresa con muchos documentos puede tardar varias noches.

Cómo se ve lo encontrado

Busca como siempre. Los documentos que aparecen por lo que dicen salen con los demás archivos, detrás de los que coinciden por el nombre:

• En su fila, en el escritorio, en la ventana flotante y en el teléfono, debajo del nombre del archivo y tras una raya fina, sale el trozo del documento que coincide, con lo que buscaste en negrita. Así sabes por qué aparece «contrato-v3-final.pdf» cuando buscas «penalización».
• En la vista previa, el trozo entero y, al lado, la primera página si es un PDF.
• A partir de la décima fila, en lugar del trozo pone Coincide dentro del documento.

En el trozo se tapan los IBAN, los números de tarjeta y los DNI o NIE que no sean lo que buscas.

Qué se lee y qué no se lee nunca

De un documento solo se lee el texto: nunca el autor, el título ni las propiedades del archivo, ni los comentarios de revisión, ni sus imágenes. Tampoco se leen los documentos de un cliente cuyos datos se han suprimido y que se conservan por obligación legal.

Lo leído no da acceso a nada: el buscador comprueba en cada búsqueda que puedes abrir el documento, con las mismas reglas que el Gestor de archivos. Si no puedes abrirlo, no aparece, diga lo que diga dentro. Los adjuntos de una conversación del chat solo los encuentran por su contenido quienes participan en ella, sea cual sea su rol, también el de Super Administrador.

Cómo saber si un documento se ha leído

En la ficha de cada archivo, en Información del archivo, la fila Búsqueda por dentro dice en qué está.

Si la ficha no dice nada, la búsqueda por dentro está apagada en tu empresa.

Dejar una carpeta fuera

1. Abre la carpeta

   En el Gestor de archivos, busca la carpeta y abre su menú.

2. Edítala

   Pulsa Editar carpeta y, en Búsqueda por dentro, activa Fuera de la búsqueda por dentro.

3. Guarda

   Al guardar se borra lo que se había leído de lo que hay dentro. Vale para la carpeta y todas sus subcarpetas.

Una subcarpeta de otra que está fuera dice «Heredado de:» y el nombre de esa carpeta: para incluirla, cámbialo en la de arriba. Las carpetas de RRHH y las de grabaciones dicen «Siempre fuera» y no se pueden incluir. Para dejar una carpeta fuera necesitas, además del permiso, poder editarla.

Quién puede hacer qué

Durante una sesión de soporte no se puede cambiar nada de esto.

Apagarla

Pulsa el mismo interruptor y confirma con Apagar y borrar. Se deja de buscar dentro en el acto y se borra todo lo que se había leído. Tus documentos no se tocan, y si la vuelves a encender se leen de nuevo.

Con tu asistente de IA

Si conectas un asistente de inteligencia artificial a UTILIA OS, su búsqueda también encuentra documentos por lo que dicen, como mucho cinco cada vez, cada uno con su trozo, más corto que en la aplicación y con lo mismo tapado. Nunca aparecen los documentos que tu empresa ha dejado fuera de las IA conectadas. Lo explica Conectar tu IA.

Si algo falla

• «No se puede leer: tiene contraseña»: quítale la contraseña y sube una versión nueva si quieres encontrarlo por dentro.
• «No se puede leer: es demasiado grande»: pasa de 20 MB. Divídelo o guarda una versión más ligera.
• «No tiene texto que se pueda leer»: suele ser un PDF escaneado o una imagen. Esos no se leen.
• «No se incluye: es de hace más de dos años»: lo de antes de esos dos años no se lee al encender la función.
• «Todavía no: el buscador de la empresa se está preparando»: se leerá en cuanto el buscador de tu empresa esté listo.
• No encuentras nada por dentro con un filtro de Tipo o de Fecha puesto: con esos filtros, el buscador solo mira el nombre. Quítalos para buscar también dentro.
• Palabras muy cortas: dentro de los documentos se buscan palabras de tres letras o más.
• «Por ahora, los archivos se buscan solo por el nombre»: has buscado muchas veces seguidas en poco tiempo. El buscador sigue respondiendo por el nombre y vuelve a mirar dentro pasado un minuto.