Compartir tu agenda
Deja ver a qué horas tienes algo a una persona, a un departamento o a todo el equipo, sin títulos o con títulos, y decide hasta cuándo.
Actualizado el . 8 min de lectura
Incluido en todos los planes. Ver precios
Compartir tu agenda deja que un compañero sepa cuándo tienes algo sin tener que preguntártelo: la ve en su calendario, junto a la suya, y en «Mi equipo». Tú eliges con quién, si ve los títulos y hasta cuándo, y lo cambias o lo retiras cuando quieras. Compartir nunca deja abrir ni cambiar tus eventos: para quedar contigo, te invitan.
Antes de empezar
- Tu permiso: «Compartir su propia agenda». Lo traen de fábrica todos los roles salvo la asesoría. Para dejar de compartirla no hace falta.
- El de quien la recibe: para verla necesita usar el calendario y «Ver cuándo están ocupadas otras personas», que traen de fábrica todos los roles del equipo. Si le falta, la compartición se guarda, pero no la ve hasta que se lo den.
- Con quién: solo personas activas de tu empresa. La asesoría no recibe agendas.
Dónde está
En el Calendario, necesitas entrar con tu cuenta, la barra lateral tiene el bloque Agendas compartidas contigo, que termina con Compartir mi agenda. En el móvil está en la hoja Fuentes. Abre un panel con el mismo nombre: arriba compartes y debajo ves quién ve ya tu agenda. Si tu empresa no te deja compartirla, la fila se llama Quién ve mi agenda y el panel solo enseña la lista.
- Con quién, Qué verá y Hasta: a quién, con qué nivel y hasta qué día.
- Quién ve tu agenda: todas las personas que la ven hoy, y por qué.
- Compartir. El rótulo dice a quién afecta, como «Compartir con 2 personas».
- Cerrar. El panel no se cierra al compartir, para que veas cómo queda.
Compartir paso a paso
Abre el panel
Pulsa Compartir mi agenda en la barra lateral del Calendario.
Elige con quién
En Con quién, busca a una persona, a varias, un departamento o Todo el equipo, hasta 50 personas o grupos a la vez. Cada grupo dice cuántas personas la recibirían hoy. Un departamento incluye a quien entre después en él. Todo el equipo es toda la plantilla, también quien entre después, sin la asesoría ni comerciales externos.
Elige qué verá
En Qué verá, marca Sin títulos o Con títulos. Cada tarjeta dice qué verá esa persona.
Elige hasta cuándo
En Hasta, deja Sin fecha de fin o elige Hasta una fecha. Ese día se incluye: dejará de verla al terminar el día. Puedes elegir hoy («Dejará de verla esta noche, al terminar el día.») y, como mucho, un día dentro de dos años.
Mira la muestra
«Así te verá Ana · mañana…» enseña un día tuyo tal como lo verá, con lo privado y lo provisional señalados. Si no tienes nada en los próximos 7 días, te lo dice: verá tu agenda en blanco.
Comparte
Pulsa Compartir. Sale el aviso «Ana Pérez ya ve tu agenda.» y la persona aparece en Quién ve tu agenda.
Lo que te avisa antes de compartir
Debajo de las opciones, solo si aplican:
- «Ana ya lo ve por su permiso. Compartirlo no cambia nada hoy, pero lo seguirá viendo aunque le cambien el permiso.»
- «Ana es de fuera de la plantilla: verá tu agenda igual que un compañero.», si es comercial externo.
- «Ana no podrá verla hasta que quien administra los permisos le deje ver agendas de otras personas.»
- «Lo verán también quienes entren después en Ventas.», si compartes con títulos con un departamento o con todo el equipo.
Sin títulos o con títulos
Los dos niveles
Cuándo y de qué tipo
Sin títulos
Además, qué es
Con títulos
En los dos niveles, lo privado le sale como «Ocupado» y lo provisional, marcado y sin ocupar la hora. Compartir no deja ver descripciones, lugares ni invitados, ni abrir o cambiar tus eventos. Qué cuenta como ocupado y de dónde sale el tipo de cada cosa está en Qué ven los demás de tu agenda.
Qué pasa después
- Quien la recibe se entera: le llega «Ya ves la agenda de» y tu nombre, con Ver su agenda. Si la compartes con un departamento o con todo el equipo, cada persona recibe una sola entrada en la aplicación, sin móvil ni correo, y como mucho una al día por cada agenda.
- La ve en su calendario y en «Mi equipo»: lo explica Ver la agenda que te comparten.
- Queda registrado en la auditoría de la empresa, igual que cada cambio y cada retirada.
Si la vuelves a compartir con el mismo nivel y la misma fecha, no cambia nada y no se avisa a nadie.
Cambiar lo que ve o dejar de compartir
En Quién ve tu agenda, cada persona o grupo de Porque se la compartes tiene un menú con Sin títulos, Con títulos, Cambiar la fecha y Dejar de compartir. En el móvil, desliza la fila para Dejar de compartir.
Al dejar de compartir sale «Has dejado de compartir tu agenda con Ana Pérez.», con Deshacer si tu empresa te deja compartirla. Si su permiso le deja seguir viendo algo, tu aviso lo añade: «Por su permiso, sigue viendo a qué horas tienes algo.». A Ana le llega «Ya no ves la agenda de» y tu nombre si deja de verla del todo, y «Ya no ves los títulos…» si por su permiso sigue viéndola sin títulos.
Dejar de compartir no exige ningún permiso: aunque tu empresa deje de permitirte compartir, siempre puedes retirar lo que ya compartías.
Quién ve tu agenda
Debajo del panel tienes la lista completa, con quién la ve y por qué:
- Porque se la compartes: cada persona o grupo con su nivel y su fecha. Si la compartió otra persona en tu nombre, lo dice: «La compartió…». Si alguien no puede verla todavía, sale con «Ahora no la ve: le falta permiso para ver agendas»; en un departamento o en todo el equipo, con cuántos: «3 personas no la ven: les falta permiso para ver agendas.».
- Por sus permisos: quien la ve sin que se la compartas, con Sin títulos, Con títulos o Abre tus eventos. «Esto lo decide quien administra los permisos, no tú.». Si puedes ver los usuarios de la empresa, cada fila dice además hasta dónde llega su permiso.
- Por administrar la empresa: quien administra la empresa ve tus títulos y abre tus eventos.
Una persona que está en dos grupos sale en los dos, con su motivo, y el resumen («La ven 4 personas.») la cuenta una vez. Al pie, «Lo privado solo lo ven tú y tus invitados.».
La agenda de otra persona
Quien administra puede decidir con quién se comparte la agenda de otra persona: por ejemplo, la de quien dirige la empresa con su asistente. Hace falta el permiso «Compartir la agenda de otras personas», que de fábrica solo trae el Super Administrador, y que su alcance llegue a esa persona.
Se hace en Ajustes, Usuarios, la persona, Acceso, en el bloque Agenda compartida, con Compartir su agenda. El panel es el mismo, con «Quién ve su agenda» debajo, y estas reglas:
- La persona se entera siempre: recibe un aviso, que le llega también por correo si no lo ha apagado. Su botón Ver quién ve tu agenda abre el panel con la lista a la vista, y desde ahí lo cambia o lo retira cuando quiera.
- No puedes compartir más de lo que ves tú: si tú ves su agenda sin títulos, Con títulos sale desactivada y dice «No puedes compartirla con títulos: tú la ves sin títulos.».
- Ni contigo ni con tus grupos: no puedes compartirla contigo ni con un grupo del que formas parte, así que tampoco con todo el equipo. Sí con un departamento que no es el tuyo.
Cuándo deja de verse
- Con fecha de fin: al terminar ese día, en la zona horaria de tu empresa. Quien la veía recibe «Ya no ves la agenda de…», con «La tenías compartida hasta el» y la fecha.
- Si archivan tu cuenta, se deja de compartir tu agenda y dejas de ver las que te compartían. Si la desactivan, nadie la ve hasta que vuelvas.
- Si se elimina un departamento, se retira lo compartido con él.
Si algo falla
- El panel se llama «Quién ve mi agenda» y dice «Tu empresa no te deja compartir tu agenda…». Te falta «Compartir su propia agenda». Puedes ver quién la ve y dejar de compartir lo que ya compartías.
- «No puedes compartir tu agenda con esa persona…». No es alguien activo de tu equipo o es de la asesoría.
- Alguien sale con «Ahora no la ve: le falta permiso para ver agendas». Le falta «Ver cuándo están ocupadas otras personas». Se lo da quien administra los permisos, en Ajustes › Usuarios.
- Sale en «Por sus permisos» alguien que no esperabas. Lo decide su permiso, no lo que compartes: dejar de compartir no se lo quita. Habla con quien administra los permisos.
- «Puedes compartir tu agenda con 100 personas o grupos como mucho.» Retira alguno o comparte con un departamento o con todo el equipo.
- «La fecha de fin no puede ser un día que ya ha pasado.» o «La fecha de fin no puede pasar de dos años.» Elige otro día, o Sin fecha de fin.
- «Demasiados cambios seguidos. Espera un minuto y vuelve a intentarlo.» Has hecho más de 30 cambios en un minuto.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Calendario. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.