Añadir el complemento de Outlook
Añádelo a tu Outlook y cada correo que envías a un contacto del CRM quedará en su ficha como una interacción, con sus aperturas.
Actualizado el . 4 min de lectura
Incluido en todos los planes. Ver precios
Con el complemento, cada correo que envías desde Outlook a alguien de tu CRM queda en su ficha como una interacción, y en ella ves si lo han abierto. No tienes que hacer nada al escribir: se registra al pulsar Enviar. El complemento actúa con tus permisos de UTILIA OS, nunca con más, y nunca impide que un correo salga.
Antes de empezar
- CRM en el plan de tu empresa.
- «Ver contactos», para que reconozca a tus contactos, y «Crear interacciones», para que guarde tus correos. Con el primero y sin el segundo, los reconoce, pero no guarda nada.
- Outlook para Windows, Mac o la web. No funciona en la aplicación de Outlook del móvil.
- Un ordenador para añadirlo. En el teléfono, la pantalla te enseña los pasos, pero el archivo se descarga desde el ordenador.
Dónde está
En Ajustes, Aplicaciones, Explorar, dentro de Incluidas en tu plan, pulsa Añadir en la fila Complemento de Outlook. Se abre su pantalla, con los pasos y el archivo para descargar.
Añadirlo a tu Outlook
Descarga el complemento
Pulsa Descargar el complemento. Es un archivo pequeño que le dice a Outlook dónde está UTILIA OS. Si prefieres llevarlo a otro ordenador, Copiar el enlace te da su dirección.
Añádelo a Outlook
En Outlook, ve a Obtener complementos, Mis complementos, Complemento personalizado, Agregar desde archivo y elige el archivo que has descargado.
Conecta tu cuenta
Al escribir un correo, pulsa Abrir Panel en el grupo UTILIA CRM y después Conectar con UTILIA. Se abre una ventana de UTILIA OS para que entres y des permiso: tu contraseña no se escribe en Outlook.
Comprueba que está activo
El panel dice Conectado y «Seguimiento de correos activo». Desde ese momento, cada correo que envías queda registrado.
Para todo el equipo a la vez
Quien administra Microsoft 365 en tu empresa puede añadirlo a todas las personas con el mismo archivo, desde el centro de administración de Microsoft 365: Configuración, Aplicaciones integradas, Cargar aplicaciones personalizadas. Después, cada persona conecta su propia cuenta con Conectar con UTILIA, porque el complemento actúa con los permisos de quien lo usa.
Qué pasa al enviar un correo
De Outlook a la ficha del CRM
Outlook
Pulsas Enviar
El complemento mira el primer destinatario de Para.Si no: sin conectar, el correo sale sin registrarse.
CRM
Busca a la persona
Primero en los contactos y, si no está, en los leads.CRM
Crea la interacción
En la ficha del contacto y de su cliente principal, o en la del lead.CRM
Cuenta las aperturas
Cada vez que se abre, la interacción lo anota.
- Solo cuenta el primer destinatario de Para. Si escribes a varias personas, la interacción queda en la ficha de la primera.
- Se busca por el correo exacto. Si el destinatario no está en el CRM con esa dirección, la interacción se guarda igual, sin vincular a ninguna ficha.
- Las aperturas se cuentan con una imagen invisible que el complemento añade al final del correo. En la interacción verás «Sin abrir», «1 apertura» o las que lleve. No se cuentan las de los programas que revisan el correo solos ni las vistas previas automáticas.
«Sin abrir» no siempre es que no lo haya leído
La apertura solo se cuenta si el programa de correo de quien lo recibe carga las imágenes. Si las bloquea, el correo puede estar leído y seguir en «Sin abrir».
Si algo falla
- «Todavía no se puede descargar desde aquí. Escríbenos y te ayudamos a ponerlo.» El archivo del complemento no está disponible en este momento. Pulsa Escribir a UTILIA y te ayudamos.
- «No puedes usar el complemento de Outlook». Te falta «Ver contactos». Pídeselo a quien administra UTILIA OS en tu empresa.
- «Con tus permisos reconocerá a tus contactos, pero no guardará tus correos: te falta el de crear interacciones.» Pide «Crear interacciones».
- Un correo no aparece en la ficha. Abre el panel y comprueba que dice Conectado: sin sesión, el correo sale sin registrarse. Mira también que la persona fuera la primera de Para y que su correo en el CRM sea el mismo al que escribiste.
- «La autorización ha caducado. Vuelve a conectar con UTILIA.» Pulsa otra vez Conectar con UTILIA.
- «No se ha autorizado el acceso del complemento.» Se cerró la ventana de permiso sin aceptar. Vuelve a conectar.
- «No se ha podido conectar con UTILIA. Comprueba tu conexión e inténtalo de nuevo.» Outlook no llega a UTILIA OS: revisa la conexión a internet.