Estados del tablero

Los estados del tablero son las columnas de tu kanban: las fases o etapas por las que pasa el trabajo, de Más adelante (Backlog en el perfil Software) hasta que se termina. Puedes personalizar las columnas para toda tu empresa: cambiarles el nombre, ocultar las que no usas, ordenarlas y añadir las de tu forma de trabajar, como «Diseño», «Copy» o «Publicado».

Cada estado pertenece a un grupo fijo que decide lo que cuenta, así que el avance, los plazos y la revisión del cliente siguen funcionando igual con tus nombres. Son los mismos en todos los proyectos, y el equipo ve los cambios al momento, sin recargar. Esta guía usa los ejemplos de una agencia; en tu pantalla, el trabajo se llama como diga tu perfil de trabajo: tareas, entregables o issues.

Antes de empezar

• El permiso. Necesitas Gestionar los estados del tablero, que de fábrica solo tiene el Super Administrador. Afecta a toda la empresa, también a los proyectos que esa persona no ve. Sin él, ves las columnas con sus nombres, pero no esta pantalla ni sus accesos.
• El plan. Cambiar el nombre, ocultar, ordenar y quitar va incluido con Gestión de proyectos. Añadir estados y recuperar los quitados, desde el plan Profesional.

Dónde están

Las mismas columnas salen en el tablero y la lista de todos los proyectos y en la ficha de cada ciclo (cada servicio, en Agencia), con su nombre, su color y su «+». Llegas a la pantalla Estados del tablero desde varios sitios, y al terminar vuelves donde estabas: el tablero, la lista, el proyecto, el ciclo o Ajustes.

• El engranaje Ajustes del tablero, en la barra del tablero y de la lista (también en el teléfono). Si te ofrece varias opciones, elige Estados del tablero.
• Añadir un estado, al final del tablero, después de la última columna (también en la ficha de un ciclo), en el ordenador y si tu plan lo incluye.
• Clic derecho en la cabecera de una columna, con el ratón, en el tablero o en la ficha de un ciclo: Editar este estado abre su ficha.
• El buscador: escribe «estados del tablero», «columnas», «fases», «etapas» o «kanban».
• Ajustes: su tarjeta y, en Ajustes, Organización, Perfil de trabajo, la fila Estados del tablero.

Lo que cuenta cada grupo

Los grupos van siempre en este orden, en el tablero, en la lista, en el teléfono y al elegir un estado. Lo que añades entra en uno de ellos y cuenta exactamente como los de serie de su grupo: «Publicado», en Terminado, suma al avance igual que Completado.

Revisión tiene un solo estado, porque es el que le llega al cliente si activas su aprobación. Para una revisión de tu equipo, añade un estado en En marcha.

Pasar un trabajo entre dos estados que cuentan igual, como de «Aprobado» a «Publicado», no avisa a nadie ni cambia el avance: solo cambia de columna.

Cambiar el nombre

Pulsa su fila para abrir su ficha y escribe el Nombre, de 1 a 30 caracteres. Se cambia en el tablero, la lista, la ficha, los avisos del equipo y el buscador. En la misma ficha eliges su Color, entre diez o Automático.

• Uno de serie, si dejas el nombre vacío, vuelve al de tu perfil: «Si lo dejas vacío, cada proyecto usa el nombre de su perfil.»
• Dos estados no pueden llamarse igual, sin contar mayúsculas ni tildes, y ninguno puede llamarse «Revisión de cliente» ni nada parecido: ese nombre es solo del estado que le llega al cliente.
• Revisión, con la aprobación del cliente activa, se llama Revisión de cliente y no se renombra: es lo que le llega, y tu equipo tiene que saberlo. Si le habías puesto otro nombre, lo recupera al apagar la aprobación en Ajustes del portal del cliente.

Añadir un estado

1. Pulsa Añadir un estado

   En la cabecera de la pantalla, o al final del tablero. En el teléfono, el botón está al final de la lista.

2. Escribe el nombre

   De 1 a 30 caracteres, por ejemplo «Diseño».

3. Elige qué significa

   En ¿Qué significa? eliges su grupo. No viene ninguno marcado, porque es lo que decide si suma al avance y si cuenta para los plazos. Revisión no se ofrece, y En pruebas solo en el perfil Software.

4. Guárdalo

   Entra en su grupo y te lo confirma: «Diseño ya está en el tablero». Después puedes cambiar su color, ocultarlo u ordenarlo.

Si no sabes en qué grupo va, piensa en qué le pasa al trabajo mientras está en esa columna:

Puedes tener hasta 12 estados propios, además de los de serie. Desde 10, la pantalla lleva la cuenta («10 de 12 estados propios.»); con 12, quita uno para añadir otro. En la ficha de un estado propio, Cuenta como solo se cambia mientras no tiene ningún trabajo, ni siquiera archivado.

Ordenar los estados

El orden solo cambia dentro de cada grupo; los grupos no se mueven. Sin estados propios, solo se puede ordenar Sin empezar, que tiene dos.

• En el ordenador, arrastra la fila por su asa.
• En el teléfono, pulsa Ordenar, arrastra por el asa y pulsa Listo.

Cada movimiento se guarda al soltar, y las columnas del tablero toman ese orden.

Ocultar o quitar

Ocultar

En la ficha, activa Ocultar. Una columna oculta con trabajo sale en su sitio con el aviso «Oculto. Sale porque tiene trabajo.»; no admite que sueltes nada en ella y se va sola cuando se vacía. Si ocultas Más adelante, lo que llega sin estado, como un ticket convertido, nace en Por hacer.

De los de serie, se ocultan Más adelante, Bloqueada y En pruebas. Los demás no, porque hay trabajo que llega a ellos solo, y la ficha te dice por qué:

• Por hacer: «Aquí nace lo que se repite y lo que sale de las plantillas.»
• En curso: «Aquí vuelve lo que el cliente pide cambiar.»
• Revisión: «Aquí llega lo que mandas al cliente.»
• Completada: «Aquí llega lo que el cliente aprueba.»
• Cancelada: «Aquí llega lo que se cancela junto con su ciclo.»

Quitar un estado propio

En la ficha, pulsa Quitar este estado. Si tiene trabajo, la ventana dice cuánto («Tiene 12 entregables. Pasarán a:») y eliges adónde va entre los estados que cuentan igual, con el de serie marcado. La cifra incluye el trabajo archivado y el de proyectos que no ves. Pulsa Quitar y mover 12. Si no tiene trabajo, la ventana dice «No lo está usando nadie. Podrás recuperarlo.» y basta con Quitar.

Los de serie no se quitan: «Viene de serie y no se puede quitar. Puedes cambiarle el nombre.»

Recuperar un estado quitado

Al final de la lista, despliega Quitados y pulsa Recuperar. Vuelve a su grupo con su nombre, si ningún otro lo usa ya. Cuenta para los 12 y necesita el plan Profesional.

Si cambias de plan

Con el plan Esencial puedes renombrar, ocultar, ordenar y quitar. En lugar de añadir, al pie de la lista ves el aviso del plan que lo incluye, y al final del tablero no sale Añadir un estado.

Si tu empresa baja de plan con estados propios, siguen funcionando: el trabajo sigue en ellos y puedes moverlo, renombrarlos, ocultarlos, ordenarlos y quitarlos. Lo que deja de poderse es añadir y recuperar: «Tu plan ya no incluye añadir estados. Los que tienes siguen funcionando.» Y si dejas de tener Gestión de proyectos, no se borra nada: todo vuelve como estaba al recuperarla.

Lo que ve tu cliente

Nunca ve los nombres de tus estados: ni en su portal, ni en sus correos, ni en las vistas previas de los enlaces. Ve el avance y lo que le mandas a revisar. Si aprueba, el trabajo pasa al estado de serie de Terminado, y si pide cambios, al de En marcha, con los nombres que les hayas dado.

Si algo falla

• «El orden solo cambia dentro de cada grupo.» Has intentado llevar un estado a otro grupo. Si lo que querías es cambiar lo que significa y ya tiene trabajo, añade uno nuevo en el grupo correcto y quita el anterior moviendo su trabajo al nuevo.
• «Ya hay un estado que se llama «Diseño». Elige otro nombre.» Los nombres se comparan sin mayúsculas ni tildes. Al recuperar un estado quitado pasa lo mismo si otro ya usa su nombre: cámbiale el nombre a ese otro.
• No puedes añadir un estado. Tu plan no lo incluye (al pie de la lista ves cuál lo trae) o ya tienes los 12 estados propios.
• No puedes renombrar Revisión. La aprobación del cliente está activa; la ficha lo explica y, si gestionas el portal, te lleva a Cambiarlo en Portal del cliente.
• Una columna oculta sigue en el tablero. Tiene trabajo: muévelo a otro estado y la columna se va.
• «Ese estado se acaba de quitar. Elige otro.» Alguien lo ha quitado mientras elegías: vuelve a abrir el selector.

Siguiente paso

• Ajustes del portal del clienteActiva la aprobación del cliente y decide qué le llega a revisar.
• Avance y aprobación del trabajo en el portalLo que ve tu cliente y cómo aprueba o pide cambios.