Vacaciones, festivos y horas extra: cómo reflejarlos en el registro de jornada

Información general sobre la normativa laboral española, revisada el 18 de octubre de 2026 en el BOE. No es asesoramiento: tu convenio colectivo puede mejorar o concretar lo que aquí se explica, así que revísalo y consulta a tu asesoría laboral.

Registrar la jornada es obligatorio desde mayo de 2019 para toda empresa con personas contratadas. La norma es corta y dice lo esencial. Los días que no son una jornada normal (un festivo, unas vacaciones, una tarde de horas extra) son los que más dudas dan, y en diciembre se juntan todos.

Si quieres repasar antes la obligación completa, la tienes en nuestra guía del registro de jornada. Aquí vamos al detalle de esos días.

Lo que el registro tiene que recoger

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

Cada día y para cada persona, la hora de inicio y la de fin de su jornada. El registro se organiza por convenio colectivo o acuerdo de empresa o, si no los hay, lo decide la empresa tras consultar a la representación legal de la plantilla, y se documenta. Los registros se conservan cuatro años y quedan a disposición de cada persona, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (mismo artículo).

La ley no impone un formato, pero el sistema tiene que dar información fiable y que no se pueda manipular después (guía del Ministerio de Trabajo, apartado B.2), y ser objetivo, fiable y accesible (Tribunal de Justicia de la Unión Europea, asunto C-55/18).

Vacaciones, festivos y permisos: días sin jornada que tienes que poder explicar

En un día de vacaciones, un festivo o un permiso no hay jornada, así que no hay inicio ni fin que anotar. El problema aparece después: un mes de registros con huecos. Si la Inspección o la propia persona lo revisan, cada hueco necesita una explicación. La ley no lo pide con estas palabras, pero lo práctico es que el registro, o el control de ausencias que lo acompaña, diga por qué no hubo jornada ese día: vacaciones, festivo, permiso o baja.

Vacaciones

Son al menos treinta días naturales al año, retribuidos y no sustituibles por dinero. Las fechas se fijan de común acuerdo, conforme a lo que diga el convenio sobre la planificación anual, y cada persona tiene que conocer las suyas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas (artículo 38 del Estatuto).

Mira el calendario con tiempo: si quieres que el 24 de diciembre sea día de vacaciones, la persona tiene que conocer esa fecha, como tarde, el 24 de octubre.

Festivos

Las fiestas laborales son retribuidas y no recuperables, y no pueden pasar de catorce al año, dos de ellas locales (artículo 37.2). No recuperables quiere decir que no puedes pedir que esas horas se trabajen otro día.

En diciembre de 2026, según la relación oficial de fiestas laborales: el 8 (Inmaculada Concepción) y el 25 (Natividad del Señor) son fiesta en todas las comunidades; el Día de la Constitución cae en domingo y varias comunidades pasan el descanso al lunes 7; y el 26 (San Esteban) es fiesta en Cataluña y en Illes Balears. A eso se suman las dos fiestas locales de cada municipio. La relación de 2027 ya está en el BOE, por si quieres preparar el calendario laboral del año que viene.

Permisos y bajas

Los permisos retribuidos del artículo 37.3 no son jornada trabajada, pero tienen que quedar justificados. Entre otros: quince días naturales por matrimonio o registro de pareja de hecho; cinco días por accidente, enfermedad grave u hospitalización del cónyuge, la pareja de hecho, un pariente hasta el segundo grado o alguien que conviva con la persona y necesite sus cuidados; dos días por fallecimiento del cónyuge, la pareja de hecho o un pariente hasta el segundo grado, que se amplían en dos si hay que desplazarse; un día por traslado de domicilio; y el tiempo indispensable para cumplir un deber público. Lo mismo vale para las ausencias por fuerza mayor familiar del artículo 37.9.

Con las bajas por enfermedad, cuida los datos de salud: quien revisa el registro para controlar la jornada no necesita saber el motivo médico, y los datos tratados tienen que limitarse a lo necesario (artículo 5.1.c del Reglamento general de protección de datos). Para ese uso suele bastar con que conste como ausencia justificada.

En UTILIA OS, las ausencias van junto al fichaje: 17 tipos, de las vacaciones al descanso compensatorio, con aprobación en varios niveles y saldo por persona y año en vacaciones, asuntos propios y descanso compensatorio. La exportación para la Inspección explica los días sin fichaje, como un festivo o unas vacaciones.

Horas extra: qué son, cuántas y cómo se compensan

Son las horas que pasan de la duración máxima de la jornada ordinaria. El convenio o, si no, el contrato decide si se pagan, nunca por debajo del valor de la hora ordinaria, o si se compensan con descanso retribuido. Si no hay pacto, se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes (artículo 35.1 del Estatuto).

• Tope de 80 al año, que se reduce en proporción si la jornada anual de la persona es menor que la general de la empresa (35.2).
• No cuentan para el tope las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes (35.2), ni las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes, que se compensan igualmente como horas extra (35.3).
• Son voluntarias, salvo que se hayan pactado en convenio o en contrato (35.4).
• Quien trabaja de noche (quien hace normalmente al menos tres horas de su jornada diaria entre las diez de la noche y las seis de la mañana, o se prevé que haga en ese tramo un tercio de su jornada anual) no puede hacer horas extra (artículo 36.1).

Cómo se registran

El artículo 35.5 lo dice así: «la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente». El registro diario del artículo 34.9 puede servir para las dos obligaciones (guía del Ministerio, apartado D).

Además, la representación de la plantilla tiene derecho a que la empresa le informe cada mes de las horas extra hechas, sea cual sea su forma de compensación, con copia de esos resúmenes (disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995).

Para diciembre: si hay campaña, mira cuántas horas extra lleva cada persona en el año antes de pedir más. Y si vas a compensarlas con días libres en enero, recuerda que solo las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes quedan fuera del tope.

UTILIA OS lleva la cuenta de las horas extra de cada persona frente al tope de 80 al año del artículo 35, con aviso al llegar al 80 %.

Tiempo parcial: registro diario y resumen mensual

Es el caso más exigente. La jornada se registra día a día y se totaliza cada mes, y junto con el recibo de salarios se entrega a la persona una copia del resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias. Los resúmenes mensuales se conservan al menos cuatro años. Si no se cumple, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario (artículo 12.4.c del Estatuto).

A tiempo parcial no se hacen horas extra, salvo las del artículo 35.3. Si en diciembre necesitas más horas de alguien a tiempo parcial, son horas complementarias: solo se pueden exigir si se pactaron de forma expresa y por escrito, y el pacto solo cabe en contratos de al menos diez horas semanales en cómputo anual (artículo 12.5). La suma de horas ordinarias y complementarias tampoco puede superar el límite legal del tiempo parcial (artículo 12.4.c).

Errores típicos de diciembre

La cena de empresa

¿Es jornada? Depende de cómo se organice. El derecho europeo define el tiempo de trabajo como el periodo en que la persona «permanezca en el trabajo, a disposición del empresario y en ejercicio de su actividad o de sus funciones» (artículo 2 de la Directiva 2003/88/CE). Una cena voluntaria y fuera del horario normalmente no lo es y no se ficha. Si la haces obligatoria o la sitúas dentro de la jornada, revisa tu convenio y consulta a tu asesoría antes de decidir cómo se registra.

Los días de cierre: 24 y 31 de diciembre

No son festivos nacionales. Si cierras, decide antes qué son esos días, porque el registro tiene que reflejarlo:

• Vacaciones: de común acuerdo y conforme al convenio, y conocidas con dos meses de antelación (artículo 38).
• Días que da tu convenio, como los de libre disposición: en los términos que fije.
• Horas que se recuperan otro día: la distribución irregular de la jornada se pacta en convenio o en acuerdo con la representación; sin pacto, la empresa puede distribuir de forma irregular el 10 % de la jornada a lo largo del año, respetando los descansos y avisando con cinco días de antelación del día y la hora en que se trabajará (artículo 34.2).
• Un día libre pagado que no se recupera: un permiso retribuido que concede la empresa.

Lo que no funciona es dejarlo en blanco y decidir en febrero qué fue.

Turnos y festivos trabajados

Si alguien trabaja el 25 de diciembre o el 1 de enero, ese día se registra como cualquier otro. Cuando, excepcionalmente y por razones técnicas u organizativas, no se puede disfrutar el festivo, la empresa paga esas horas incrementadas al menos en un 75 %, salvo descanso compensatorio (artículo 47 del Real Decreto 2001/1983, vigente). Tu convenio puede mejorarlo.

Con los turnos, respeta las doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente (artículo 34.3) y el descanso semanal de día y medio (artículo 37.1), también en las semanas con festivos.

Fichajes olvidados en los puentes

Con vacaciones y puentes se olvidan salidas. Corregirlas está bien; reescribirlas sin rastro, no: la información tiene que ser «inmodificable y no manipulable a posteriori» (guía del Ministerio, apartado B.2). Deja constancia de quién corrige, cuándo y por qué.

Teletrabajo en Navidad

Quien trabaja desde casa estos días también registra su jornada, con su momento de inicio y de fin (artículo 14 de la Ley 10/2021, de trabajo a distancia).

UTILIA OS detecta por sí solo nueve tipos de incidencia, como una salida sin fichar, y cada marcaje queda sellado con una huella SHA-256.

Cuatro años, y a disposición de quien lo pida

Los registros se guardan cuatro años, a disposición de cada persona, de su representación y de la Inspección de Trabajo (artículo 34.9). A disposición quiere decir que se puedan consultar en cuanto se pidan, en el centro de trabajo o desde él (guía del Ministerio, apartado C.2).

La ley no obliga a entregar copias del registro diario, salvo pacto, pero sí a dejar que cada persona consulte el suyo (misma guía, C.2). Lo que sí se entrega es el resumen de las horas extra con el recibo de cada periodo de pago (artículo 35.5) y el resumen mensual del tiempo parcial con el recibo de salarios (artículo 12.4.c).

Qué sanciona la Inspección de Trabajo

Saltarse las normas o los límites de jornada, trabajo nocturno, horas extra, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS).

La multa es por infracción, no por persona. Para fijar el grado, la Inspección tiene en cuenta la negligencia o la intención, el incumplimiento de advertencias y requerimientos previos, la cifra de negocios, el número de personas afectadas y el perjuicio causado (artículo 39.2). En el tiempo parcial hay además la presunción de jornada completa del artículo 12.4.c del Estatuto.

Lo que se propuso y no es ley

El proyecto de ley de 2025 que unía la reducción de la jornada a 37,5 horas semanales y el refuerzo del registro proponía multas más altas y calculadas por cada persona afectada. El Congreso lo devolvió al Gobierno en septiembre de 2025, así que no es ley. Y el real decreto del registro digital, que no está aprobado, no podría cambiar esas cuantías: están en la LISOS, que es una norma con rango de ley.

Cómo lo lleva UTILIA OS

El control horario de UTILIA OS va en el módulo RRHH, incluido en los planes Profesional y Avanzado:

• Cada persona ficha la entrada, la salida y las pausas desde el navegador, la app de iPhone o un código QR que caduca cada treinta segundos.
• Cada marcaje queda sellado con una huella SHA-256, y el registro se conserva cuatro años.
• Las ausencias, con sus 17 tipos y su aprobación, están en el mismo sitio que el fichaje.
• Las horas extra se cuentan frente al tope de 80 al año, con aviso al 80 %.
• El registro se exporta para la Inspección de Trabajo en PDF, Excel, CSV y XML, con los días sin fichaje explicados.
• Sin biometría.

La herramienta registra y conserva. Cómo se organiza el registro en tu empresa (convenio, consulta a la representación, pausas, compensación de las horas extra) lo sigues decidiendo tú. Puedes ver cómo funciona en la página del fichaje digital.

UTILIA OS y su inteligencia artificial no sustituyen el asesoramiento de un profesional: tu asesor fiscal, gestor, abogado o analista financiero.

Diciembre también es mes de cierre: repasa qué conviene dejar en orden antes del 31 en cierre de año en una pyme.

Fuentes

Textos consolidados del BOE y páginas oficiales consultados el 18 de octubre de 2026.

1. Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015) Texto consolidado, última actualización publicada el 3 de octubre de 2026. Artículos 12.4.c y 12.5 (tiempo parcial y horas complementarias), 34.2, 34.3 y 34.9 (jornada y registro), 35 (horas extraordinarias), 36.1 (trabajo nocturno), 37 (descanso semanal, fiestas y permisos) y 38 (vacaciones).
2. Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000) Artículos 7.5 (infracción grave), 39.2 (graduación) y 40.1.b (cuantías).
3. Real Decreto 1561/1995, sobre jornadas especiales de trabajo Disposición adicional tercera: información mensual a la representación sobre las horas extraordinarias.
4. Real Decreto 2001/1983, sobre regulación de la jornada de trabajo, jornadas especiales y descansos Vigentes solo sus artículos 45, 46 y 47, sobre fiestas laborales. El 47 regula el festivo trabajado.
5. Resolución de 17 de octubre de 2025, de la Dirección General de Trabajo Relación de fiestas laborales para el año 2026 (BOE de 28 de octubre de 2025).
6. Resolución de 8 de octubre de 2026, de la Dirección General de Trabajo Relación de fiestas laborales para el año 2027 (BOE de 13 de octubre de 2026).
7. Ley 10/2021, de trabajo a distancia Artículo 14: registro horario adecuado en el trabajo a distancia.
8. Directiva 2003/88/CE, relativa a determinados aspectos de la ordenación del tiempo de trabajo Artículo 2: definición de tiempo de trabajo.
9. Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos Artículo 5.1.c: minimización de datos.
10. Ministerio de Trabajo, «Guía sobre el registro de jornada» (2019) Criterios informativos de la Dirección General de Trabajo. Se cita por su apartado (B.2, C.2, D).
11. Tribunal de Justicia de la Unión Europea, sentencia de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18 El sistema de registro tiene que ser objetivo, fiable y accesible.
12. Consejo de Estado, dictamen 188/2026, de 19 de marzo de 2026 Sobre el proyecto de real decreto del registro de jornada: «no procede aprobar el Real Decreto proyectado».