El registro de jornada en España: qué exige hoy la ley y cómo tenerlo en regla.

1Qué es y a quién obliga

Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa tiene que garantizar el registro diario de la jornada de las personas que trabajan para ella. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y lo hizo aplicable a los dos meses de su publicación en el BOE (disposición final sexta, apartado 4).

Obliga a toda empresa con personas asalariadas, sea cual sea su tamaño o su sector: basta con una sola persona contratada. Y alcanza también a quien trabaja fuera del centro: comerciales, personal que se desplaza, contratos temporales y trabajo a distancia (guía del Ministerio de Trabajo, A.1).

Quién queda fuera

• El autónomo sin personas asalariadas: no hay jornada de nadie que registrar.
• El personal de alta dirección del artículo 2.1.a) del Estatuto (guía del Ministerio, A.1).
• Quien no trabaja por cuenta ajena dentro del Estatuto; por ejemplo, según la guía del Ministerio, los socios trabajadores de una cooperativa sujeta a la ley estatal de cooperativas (A.1).

Quién no queda fuera, aunque lo parezca

• Mandos intermedios y cargos de confianza con disponibilidad horaria pactada: su jornada también se registra (guía, A.1).
• Personas cedidas por una empresa de trabajo temporal: registra la empresa usuaria mientras trabajan en su ámbito. En una contrata, registra la contratista, que es quien emplea (guía, A.2).
• Las relaciones laborales de carácter especial, como el servicio del hogar familiar, siguen su normativa propia, y algunos sectores, como el transporte por carretera o la marina mercante, tienen registros específicos en el Real Decreto 1561/1995 (guía, A.1).

2Qué hay que registrar

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

Lo mínimo que pide la ley es eso: cada día y para cada persona, la hora a la que empieza y la hora a la que termina su jornada. Las pausas no aparecen en el artículo, pero conviene registrarlas (apartado 5).

En qué formato

La ley no fija ninguno. Vale el papel, una aplicación o un sistema mixto, siempre que dé «información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador» (guía del Ministerio, B.2). El Tribunal de Justicia de la Unión Europea exige que el sistema sea objetivo, fiable y accesible (sentencia de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18).

En la práctica, lo que cuenta es poder demostrar cuándo se anotó cada hora y que nadie la cambió después sin dejar rastro. Una hoja de cálculo que se puede reescribir sin rastro difícilmente lo demuestra.

3Cómo se organiza

El artículo 34.9 del Estatuto ordena quién decide cómo se lleva el registro, por este orden:

1. Lo que diga el convenio colectivo o un acuerdo de empresa.
2. Si no lo hay, lo que decida la empresa previa consulta con la representación legal de la plantilla.
3. Si no hay convenio que lo regule ni representación, lo organiza la empresa, que tiene que cumplir los requisitos y la finalidad de la norma (guía del Ministerio, B.3).

La ley pide consultar, no pactar: la empresa da la información a la representación, que tiene quince días para emitir su informe, y la escucha antes de decidir (artículo 64 del Estatuto; guía, B.4).

Que el convenio no diga nada no te exime: el registro es exigible en todo caso (guía, B.3). Y déjalo por escrito, porque el artículo 34.9 dice que el registro se «organizará y documentará».

4Cuánto se guarda y quién lo ve

La empresa conserva los registros durante cuatro años, y «permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social» (artículo 34.9 del Estatuto).

• A disposición quiere decir que se pueda acceder a ellos en cualquier momento en que se pidan, y que estén en el centro de trabajo o se puedan consultar desde él de forma inmediata (guía del Ministerio, C.2).
• No obliga a entregar copias del registro diario, salvo pacto, pero sí a dejar que cada persona consulte el suyo (guía, C.2). Con el tiempo parcial y las horas extra sí hay que entregar un resumen (apartado 5).
• Vale cualquier medio de conservación que garantice que el contenido no cambia después (guía, C.1).

5Casos que dan dudas

Tiempo parcial

Es el caso más exigente. La jornada se registra día a día y se totaliza cada mes; junto con el recibo de salarios se entrega a la persona una copia del resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias, y los resúmenes mensuales se conservan al menos cuatro años (artículo 12.4.c del Estatuto).

Si no se cumple, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario (mismo artículo). Y a tiempo parcial no se hacen horas extraordinarias, salvo las del artículo 35.3.

Horas extraordinarias

• Tope de 80 al año, que se reduce en proporción si la jornada anual de la persona es inferior a la general de la empresa. No cuentan las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes (artículo 35.2 del Estatuto).
• Tampoco cuentan para ese tope las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes, aunque se compensan como horas extra (artículo 35.3).
• Son voluntarias, salvo que se hayan pactado en convenio o en el contrato (artículo 35.4).
• Para computarlas, la jornada se registra día a día, se totaliza en el periodo de pago y se entrega copia del resumen en el recibo correspondiente (artículo 35.5). El registro diario del artículo 34.9 puede servir para las dos obligaciones (guía del Ministerio, D).

Trabajo a distancia y teletrabajo

El registro se aplica igual. La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, dice que tiene que «reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada» (artículo 14).

• La empresa no puede exigir que se instalen programas o aplicaciones en dispositivos de la persona trabajadora, ni que los use para trabajar a distancia (artículo 17.2). Si quien trabaja a distancia ficha con el móvil, no puedes exigirle que use el suyo: ofrécele un dispositivo de la empresa u otra forma de fichar.
• Los medios de control tienen que ser idóneos, necesarios y proporcionados (artículo 17.1).
• Esa ley se aplica al trabajo a distancia regular: al menos el 30 % de la jornada en un periodo de tres meses (artículo 1). El registro del artículo 34.9 del Estatuto obliga en cualquier caso.

Pausas

La ley no exige anotarlas, pero el Ministerio aconseja registrar las pausas, obligatorias o voluntarias, para que no se presuma que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo efectivo. Si el convenio o el contrato las fija de forma clara, predeterminada y global, no hace falta (guía, B.1).

Recuerda que, si la jornada continuada pasa de seis horas, hay que dar un descanso de al menos quince minutos, que cuenta como trabajo efectivo solo si así lo dice el convenio o el contrato. Para menores de dieciocho años, treinta minutos cuando pase de cuatro horas y media (artículo 34.4 del Estatuto).

Desplazamientos y trabajo fuera del centro

Se registra el tiempo de trabajo efectivo. No entran los ratos en los que la persona solo está a disposición de la empresa, que se compensan con dietas o suplidos; conviene que el registro los separe, y vale una declaración documentada de la persona trabajadora, sin perjuicio de que la empresa la compruebe (guía, B.1). Que un accidente en esos desplazamientos cuente como accidente de trabajo no convierte ese tiempo en jornada a efectos del registro (misma pregunta de la guía).

Horario flexible y jornada irregular

El registro diario se exige igual, pero se valora en el periodo de referencia. Si se pacta una jornada mensual que cada persona reparte como quiere, un día más largo no es hora extra si los registros del resto del mes muestran que se cumple la jornada mensual ordinaria (guía, A.1).

6Sanciones

No registrar la jornada es una infracción grave. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) incluye el registro de jornada entre las normas de tiempo de trabajo cuya transgresión es grave (artículo 7.5, en la redacción del Real Decreto-ley 8/2019). En ese mismo artículo entra saltarse los límites de jornada, de descansos o de horas extraordinarias.

Cuantías de la disposición final primera, apartado 2, de la Ley 10/2021, en vigor desde el 1 de octubre de 2021. Comprobadas en el texto consolidado de la LISOS el 16 de octubre de 2026.

El grado lo fija la Inspección según la negligencia o la intención, el fraude o la connivencia, si se desatendieron advertencias o requerimientos previos, la cifra de negocios, el número de personas afectadas y el perjuicio causado (artículo 39.2 de la LISOS). La multa es por infracción, no por persona; el número de personas afectadas cuenta para graduarla.

Y en el tiempo parcial hay una consecuencia más: sin registro, el contrato se presume a jornada completa, salvo prueba en contrario (artículo 12.4.c del Estatuto).

7La reforma del registro digital: en qué punto está

Qué es

Un proyecto de real decreto del Ministerio de Trabajo y Economía Social «por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, en materia de registro de jornada». El 30 de septiembre de 2025, el Consejo de Ministros autorizó su tramitación urgente.

Qué proponía el texto que examinó el Consejo de Estado

• Registro obligatoriamente digital, cumplimentado por cada persona de forma personal y directa.
• Garantías de autenticidad y trazabilidad, y formatos comprensibles.
• Acceso de la Inspección de Trabajo «en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo», y acceso de la representación de la plantilla.
• Un protocolo de organización del registro y unos requisitos técnicos que fijaría una norma posterior.
• Entrada en vigor a los veinte días de su publicación; lo que dependiera de esos requisitos técnicos, seis meses después de que se aprobaran.

Qué dijo el Consejo de Estado

En su dictamen 188/2026, de 19 de marzo de 2026, aprobado por unanimidad, la Comisión Permanente del Consejo de Estado concluyó que «no procede aprobar el Real Decreto proyectado». Sus tres objeciones esenciales:

• Protección de datos: el texto no respeta la reserva de ley que exige regular un derecho fundamental. La Agencia Española de Protección de Datos ya había emitido un informe desfavorable.
• Rango de la norma: imponer por reglamento un registro digital a todas las empresas añade obligaciones que el Estatuto no prevé, y eso necesitaría una ley.
• Negociación colectiva: la ley deja al convenio o al acuerdo de empresa la organización del registro, y un reglamento no puede ocupar ese espacio.

Además, recordó que una norma que impone obligaciones nuevas a quien tiene una actividad económica tiene que prever su entrada en vigor el 2 de enero o el 1 de julio siguientes a su aprobación (artículo 23 de la Ley 50/1997, del Gobierno).

El dictamen no obliga al Gobierno, que puede aprobar el texto, cambiarlo o retirarlo. Pero hasta que no se publique en el BOE no obliga a nadie. Lo que obliga hoy es el artículo 34.9 del Estatuto, tal como lo explica esta guía.

No lo confundas con el Real Decreto 723/2026

Publicado en el BOE el 15 de septiembre de 2026 y en vigor desde el 5 de octubre, obliga a informar por escrito a cada persona de los elementos esenciales de su contrato, entre ellos la duración y la distribución de su jornada y los acuerdos sobre horas extraordinarias (artículo 3). A quien ya trabajaba en la empresa, se le da cuando lo pida, en treinta días hábiles, si no la tenía ya (disposición transitoria única). Es otra obligación: no cambia el registro de jornada.

8Protección de datos

El registro trata datos personales de la plantilla, así que hay que informar de ese tratamiento (artículo 13 del Reglamento general de protección de datos). Y si el sistema usa dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización, hay que respetar la intimidad que protegen el artículo 20 bis del Estatuto y la Ley Orgánica 3/2018 (guía del Ministerio, B.2).

Huella y reconocimiento facial

La Agencia Española de Protección de Datos fijó su criterio en la guía «Tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos», de noviembre de 2023. Sus conclusiones para el registro de jornada:

• Es un tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos.
• Hace falta «una norma con rango de ley que concrete la posibilidad de utilizar datos biométricos para dicha finalidad, que no se encuentra en la actual normativa legal española».
• El consentimiento de la persona trabajadora no sirve, por el desequilibrio entre quien emplea y quien trabaja.
• En cualquier caso, antes de empezar sería obligatoria una evaluación de impacto.

Con ese criterio, lo prudente es fichar con medios que no traten datos biométricos.

Geolocalización

Se puede usar para el control laboral, dentro de su marco legal, si antes se informa «de forma expresa, clara e inequívoca» a la plantilla y, en su caso, a su representación, de que existe y de sus características, y de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión (artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018).

Como cualquier tratamiento, tiene que limitarse a lo necesario (artículo 5.1.c del Reglamento general de protección de datos): por ejemplo, anotar dónde se ficha en vez de seguir a la persona durante toda la jornada.