Software de gestión para agencias
Las cuentas al día. Las igualas, cobradas.
Los entregables de cada cuenta y campaña, el cliente aprobando en su portal y las igualas que se facturan y se cobran solas cada mes. Tu agencia, en un solo sitio.
14 días de prueba, sin tarjeta.
Cuentas, campañas y entregablesIgualas con cobro automáticoPortal del clienteUn precio por empresa
La cuenta avanza La newsletter de otoño de Naviera Atlántica pasa de «En progreso» a «Revisión de cliente».
Llega el día 1 El 1 de noviembre, el cobro recurrente «Iguala de redes y contenidos» genera la factura 2026-00034.
Cobrada sola Se cobra con la tarjeta que autorizó el cliente: «Cobro automático realizado» y la factura queda «Pagada».
En breve
UTILIA OS para agencias, en una ficha.
UTILIA OS es el software de gestión para agencias de marketing y creativas de España: cuentas con sus campañas y entregables, el visto bueno del cliente en su portal e igualas que se facturan y se cobran solas. Se paga por empresa, no por persona.
Antes, cinco herramientas
Lo que hoy llevas en cinco sitios, en uno.
Cada cuenta repartida entre el tablero, el correo, la carpeta compartida y el programa de facturas es una cuenta que nadie ve entera.
- Hoy, Programa de facturas: La iguala, facturada a mano a principio de mes ahora, Finanzas: Se genera, se emite y se envía sola el día que elijas
- Hoy, Correo: Recordatorios para cobrar la cuota de cada cliente ahora, Pagos con tarjeta (Stripe): Cobro automático con la tarjeta que tu cliente autorizó
- Hoy, Tablero aparte: Los entregables, en un tablero aparte del CRM ahora, Gestión de proyectos: Cuentas, campañas y entregables conectados con tu CRM
- Hoy, Correo: El visto bueno del cliente, perdido en un hilo de correo ahora, Portal del cliente: El cliente aprueba o comenta el presupuesto en su portal
- Hoy, Carpeta compartida: La versión buena del cartel, en algún correo ahora, Gestor de archivos: Archivos con sus versiones, que se restauran
- Hoy, Herramienta de correo masivo: Otra herramienta para la newsletter de la agencia ahora, Marketing: Campañas de correo con pruebas A/B y tu propio DKIM
Cobros recurrentes
La iguala nace del presupuesto.
Cuando el cliente aprueba el presupuesto de la cuota, creas el cobro recurrente desde el propio presupuesto. Eliges el día del mes y si la factura sale sola o en borrador.
- Un día fijo de cada mes, o cada cierto número de días
- Automático: la factura se genera, se emite y se envía
- Cobro automático con tarjeta, con la autorización del cliente
Si un cobro falla, lo reintentas desde el historial; tras varios intentos fallidos, el cobro recurrente se pausa solo.
Conecta tu IA
Conecta tu ChatGPT o tu Claude a tu empresa.
Tu IA no conoce tu empresa. Conéctala a UTILIA OS y trabaja con tus datos de verdad: clientes, presupuestos, facturas, proyectos. Le pides un presupuesto y te lo deja en borrador en tu CRM.
- Cada persona, con su cuenta
- Lo conecta quien lo usa, con su propia cuenta de Claude o de ChatGPT, y lo desconecta cuando quiere.
- El plan que te hace falta
- Claude de pago (Pro, Max, Team o Enterprise) o ChatGPT de pago (Plus, Pro, Business, Enterprise o Edu).
- Solo las áreas que quieras
- CRM, Finanzas, Gestión de proyectos, Marketing, RRHH o Chat, cada una si tu plan la incluye.
¿Todavía no usas ninguna? UTILIA OS trae su propia IA, con una bolsa incluida en cada plan.
Portal del cliente
El visto bueno, en su portal.
Cada cliente entra en su portal: aprueba o comenta los presupuestos, ve sus cuotas, paga sus facturas con tarjeta y escribe a tu equipo. Tú decides qué puede hacer cada contacto.
- Aprobar o comentar presupuestos
- Sus cuotas y sus facturas, en un sitio
- Mensajes y soporte con tu equipo
A tu lado llega el aviso «Presupuesto aprobado por cliente».
Perfil de trabajo
Habla como tu agencia.
Con el perfil «Agencia / Marketing», la gestión de proyectos deja de hablar de proyectos, sprints e issues: habla de cuentas, campañas y entregables. Y cada entregable pasa por la revisión del cliente antes de darse por completado.
- Cuentas, campañas y entregables
- Etiquetas de serie: Diseño, Copy, Pauta y Revisión cliente
- Plantillas de IA: brief de campaña, calendario editorial, copy de anuncio e informe de resultados
Las plantillas quedan en la Biblioteca de IA de tu organización, para ajustarlas a tu manera.
- Lo que gestionas
- Cuentas
- Cada etapa
- Campañas
- El trabajo
- Entregables
- Antes de completarlo
- Revisión de cliente
Cada día 1
Lo que pasa sin que nadie lo toque.
La cuota de cada cliente, facturada y cobrada. Y lo demás de la agencia, en el mismo sitio.
1día
fijo de cada mes para cada iguala, o cada cierto número de días
0facturas
que montar a mano con el cobro recurrente en automático
A/B
pruebas en tus campañas de correo, con ganador automático
10.000correos
de campaña por ciclo en Profesional
SHA-256
la huella del presupuesto firmado, con su certificado en PDF
14días
de prueba, sin tarjeta
Y además
Lo demás de tu agencia, en el mismo sitio.
Marketing por correo
Campañas con envío de prueba y programación, listas con doble confirmación, pruebas A/B con ganador automático y tu propio DKIM.
Archivos con versiones
Cada creatividad guarda sus versiones y restauras la que quieras. Carpetas virtuales por cliente, sin mover nada de sitio.
Chat y reuniones
Canales, hilos y llamadas de voz y vídeo. Las reuniones con el cliente, grabadas y transcritas.
Profesional
Igualas que se cobran solas, en Profesional.
Profesional 99 € al mes por empresa, pagando el año. Sin impuestos.
Presupuestos con firma, gestión de proyectos, archivos y chat ya van en Esencial. Profesional añade los cobros recurrentes con cobro automático con tarjeta, el portal del cliente y el marketing por correo.
Escríbenos por WhatsAppDe 9:00 a 19:00, hora de Canarias- Prueba14 días, sin tarjeta
- Usuarios incluidos5 · +15 € cada adicional
- Pagando el añoahorras 360 € al año
- Mes a mes129 € al mes
Lo que suelen preguntar las agencias
Uno que junte lo que hoy llevas por separado: los clientes, los presupuestos, los entregables de cada cuenta, las igualas y los cobros. UTILIA OS lo reúne en una sola plataforma pensada para la empresa española, con facturas con IVA o IGIC, y se paga por empresa, no por persona.
Sí, con los cobros recurrentes. Eliges un día fijo del mes o cada cuántos días y, en modo automático, la factura se genera, se emite y se envía sola. Si tu cliente autoriza su tarjeta, se cobra sola y queda marcada como pagada; si un cobro falla, lo reintentas desde el historial. Van en Profesional.
Sí. Desde su portal lo aprueban o lo comentan, según los permisos que des a cada contacto. También pueden firmarlo desde un enlace, sin crearse una cuenta, y firmar varias personas el mismo presupuesto.
Sí. Con el perfil de trabajo «Agencia / Marketing», la gestión de proyectos habla de cuentas, campañas y entregables, el tablero tiene su columna de «Revisión de cliente» y llegan las etiquetas Diseño, Copy, Pauta y Revisión cliente, y cuatro plantillas de IA: brief de campaña, calendario editorial, copy de anuncio e informe de resultados para el cliente.
Sí, con Marketing: campañas con envío de prueba y programación, listas con doble confirmación, pruebas A/B con ganador automático, tu propio DKIM y un subdominio de medición con tu dominio. Profesional incluye 10.000 correos de campaña por ciclo.
Las horas facturables que pasan a borrador de factura van con el perfil «Consultoría y servicios», que puedes fijar en un proyecto concreto. Con el perfil de agencia, lo habitual es facturar la iguala con un cobro recurrente o el presupuesto de cada campaña.
Sí, y lo haces tú desde Ajustes › Importar datos, guiado paso a paso: te traes tus clientes, contactos, proveedores y tareas desde un Excel, un CSV o el archivo que exporta el programa que usas ahora y, en Profesional y Avanzado, también tus leads y oportunidades. Ves antes qué entra y, si no te convence, puedes deshacer la importación durante 7 días. Las facturas, los presupuestos y los adjuntos no se importan.
Los cobros recurrentes, el cobro automático con tarjeta, el portal del cliente y el marketing por correo van en Profesional: 99 € al mes por empresa pagando el año o 129 € mes a mes, con 5 usuarios incluidos. Esencial, desde 49 €, ya trae presupuestos con firma, gestión de proyectos, archivos y chat. Sin impuestos. Puedes probarlo 14 días sin tarjeta.