Cómo prever la caja de una pyme con tus facturas y cobros reales

Noviembre es buen mes para preparar el año siguiente: precios, contrataciones, inversiones. Casi siempre se mira cuánto se va a vender y cuánto se va a ganar. Se mira menos cuándo va a entrar y salir el dinero, que es lo que decide si llegas holgado a final de mes.

Una empresa puede ganar dinero y quedarse sin caja. Pasa cuando cobras a 60 días y pagas a 30, cuando en diciembre coinciden la paga extraordinaria y el pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades, o cuando un cliente grande se retrasa un mes. Un plan de caja sirve para verlo con semanas de antelación, cuando todavía puedes hacer algo.

Qué es (y qué no es) un plan de caja

Es una tabla con el dinero que esperas cobrar y pagar, semana a semana o mes a mes, partiendo del saldo que tienes hoy en el banco. No es el presupuesto ni la contabilidad: no mira cuándo se gana o se gasta, sino cuándo se cobra y se paga.

Un ejemplo. Emites en noviembre una factura de 10.000 euros más 2.100 de IVA, con vencimiento a 60 días. Para tus ventas cuenta en noviembre; para tu caja, los 12.100 euros llegan en enero. Y esos 2.100 euros de IVA los ingresas con la autoliquidación del cuarto trimestre, que se presenta en los treinta primeros días de enero, salvo que estés en el régimen especial del criterio de caja. Si tu cliente paga tarde, puedes acabar adelantando el IVA de una factura que aún no has cobrado.

Dos horizontes: 13 semanas y 12 meses

La previsión de 13 semanas

Trece semanas son un trimestre, y es el horizonte en el que todavía puedes actuar: reclamar un cobro, aplazar una compra, negociar con un proveedor o pedir financiación a tiempo. Se trabaja semana a semana y es rodante: cada lunes cierras la semana pasada, comparas lo previsto con lo real y añades una semana nueva al final, para tener siempre trece por delante.

La vista de 12 meses

Con menos detalle y mes a mes, sirve para ver los meses tensos del año: los de impuestos trimestrales, las pagas extraordinarias, la estacionalidad de tus ventas y las inversiones previstas. Es la que conviene preparar ahora, en noviembre, para todo 2027, y revisar una vez al mes.

Las dos usan la misma estructura. Cambian el detalle, el horizonte y la frecuencia de revisión.

Las entradas: de dónde sale cada número

Una previsión vale lo que valen sus datos. La buena noticia es que casi todos ya existen: están en tus facturas, en tus contratos y en el calendario fiscal.

Saldo inicial

El dinero real de todas tus cuentas el día en que empiezas. El del banco, no el que debería haber.

Facturas emitidas pendientes de cobro

Es la parte más fiable, porque son facturas que ya existen. Apunta cada una por lo que va a entrar en tu cuenta: el total con IVA o IGIC, menos la retención de IRPF si la lleva. Y ponla en la semana en que esperas cobrarla, no en la de su vencimiento: si un cliente suele pagar diez días tarde, prevé su cobro diez días después.

Para saber qué es razonable esperar, conviene conocer la ley. Entre empresas, si no se pacta otra cosa, el plazo de pago es de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o del servicio, y aunque se pacte, no puede pasar de 60 días naturales (artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad). Si un cliente se retrasa, la ley te reconoce intereses de demora y una cantidad fija de 40 euros por los costes de cobro (artículo 8).

Cobros que aún no son facturas

Cuotas recurrentes de clientes, presupuestos aceptados pendientes de facturar y ventas previstas. Las dos primeras son casi seguras; la tercera, no. Ponlas en filas separadas, para poder quitar las ventas previstas en el escenario prudente sin tocar lo demás.

Sueldos, Seguridad Social y gastos fijos

Sueldos, alquiler, cuotas de préstamos, suministros, seguros, programas y, si eres autónomo, tu cuota. Para la Seguridad Social, cuenta con que las cotizaciones de tus trabajadores de un mes se ingresan dentro del mes siguiente, y la cuota de autónomos, dentro del mismo mes (artículo 56 del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social).

No olvides las pagas extraordinarias. El Estatuto de los Trabajadores reconoce dos al año, una con ocasión de las fiestas de Navidad y otra en el mes que fije el convenio, salvo que el convenio las reparta en las doce mensualidades (artículo 31). Si en tu empresa no están prorrateadas, son dos picos de pago que hay que ver venir.

Proveedores

Las facturas recibidas pendientes de pago, en la semana de su vencimiento, y las compras que ya sabes que vas a hacer. Si has pactado pagos fraccionados con algún proveedor, apunta cada plazo por separado.

El calendario de impuestos

Es lo que más se olvida y lo que más pesa en los meses de pago. Para una empresa o un autónomo que liquida por trimestres, los plazos los fija la norma:

Tres matices. Si el último día cae en sábado, domingo o festivo, el plazo pasa al siguiente día hábil, y si domicilias el pago, el plazo para domiciliar termina unos días antes. A 18 de octubre de 2026, el calendario oficial de 2027 aún no está publicado: las fechas exactas, con esos ajustes, saldrán en el Calendario del contribuyente de la sede electrónica, donde ya está el de 2026. Y si tu empresa liquida el IVA por meses, sus plazos son otros.

Si tu empresa está en Canarias, en lugar del IVA presentas la autoliquidación trimestral del IGIC ante la administración tributaria canaria, que publica sus plazos en su web oficial de tributos de Canarias. Y si vendes desde o hacia las islas, repasa cómo facturar con IVA o IGIC, porque cambia qué impuesto cobras y cuál ingresas.

En la previsión, apunta cada impuesto en la semana de su vencimiento por su importe estimado: el IVA que repercutes menos el que soportas en el trimestre, las retenciones que has practicado y el pago fraccionado. Tu asesor puede darte la estimación al cierre de cada mes, y conviene pedírsela.

Si facturas con UTILIA OS, buena parte de estas entradas ya la tienes en Finanzas: tus facturas, cuáles están emitidas y cuáles marcadas como cobradas, y los gastos de proveedor, que entran con lectura automática de la factura o el tique. Cuando un cliente paga con tarjeta desde su portal del cliente, la factura queda marcada como cobrada sola, y con los cobros recurrentes las cuotas y suscripciones se facturan cada mes sin tocar nada (según tu plan). El resumen de Finanzas te da los ingresos, los gastos y el IVA del periodo, calculados con tus facturas y tus gastos. Lo tienes en la página de facturación.

La previsión en sí, de momento, la montas en tu hoja de cálculo: la Tesorería de UTILIA OS está en «Próximamente», como la contabilidad y los impuestos.

La plantilla, fila a fila

No necesitas nada sofisticado. Una hoja de cálculo con una columna por semana (trece) o por mes (doce) y estas filas:

Un truco que ayuda mucho: junto a cada semana ya pasada, añade una columna con lo real. Al cabo de un mes sabrás si tu previsión peca de optimista y en qué filas.

Un ejemplo sencillo. Empiezas la semana con 18.000 euros. Esperas cobrar dos facturas por 9.500 euros y pagar 6.000 a proveedores y 2.500 de gastos fijos: el flujo neto es de 1.000 euros y terminas la semana con 19.000. Dos semanas después vence el IVA del trimestre y la previsión baja a 11.000. Si tu colchón mínimo es de 12.000, ya sabes que esa semana necesitas adelantar un cobro o mover un pago.

Tres escenarios: base, prudente y tenso

Si el escenario tenso te deja por debajo del colchón, ya sabes qué negociar antes de que pase: una línea de crédito, un adelanto de facturas o un calendario de pagos con un proveedor. Hablar con el banco cuando todavía no lo necesitas es mucho más fácil que hacerlo con prisa.

Señales de aviso

• El saldo final baja del colchón en alguna de las próximas trece semanas.
• Las facturas vencidas crecen más deprisa que las ventas. Cobras peor, aunque vendas más.
• Un solo cliente concentra buena parte de los cobros del trimestre. Si se retrasa, se retrasa todo.
• Pagas los impuestos con dinero que ya tenía otro destino. El IVA que cobras no es tuyo: apártalo.
• Lo real se desvía siempre hacia el mismo lado. Si cada semana cobras menos de lo previsto, tu previsión es optimista.
• Usas la línea de crédito para los gastos fijos todos los meses, no para un bache puntual.

Cómo mantenerla viva: un rato cada lunes

Una previsión que no se actualiza deja de servir en dos semanas. La rutina es corta si la haces siempre igual:

Paso 1: Pon el saldo real

El de todas tus cuentas, el lunes por la mañana.

Paso 2: Compara la semana pasada

Qué se cobró y qué se pagó de verdad, frente a lo previsto. Anota la diferencia y por qué.

Paso 3: Mueve lo que no llegó

Cada cobro pendiente, a la semana en que ahora esperas recibirlo. Y reclama las facturas vencidas ese mismo día.

Paso 4: Añade una semana al final

Para tener siempre trece por delante. Una vez al mes, repasa también la vista de doce meses.